O controle do ativo imobilizado é o processo de conhecimento e monitoramento do patrimônio de uma empresa, fornecendo relatórios com informações estratégicas para os gestores e para a contabilidade.

Esta atividade sempre foi vista como uma operação destinada apenas para cumprir as exigências fiscais, sendo considerada extremamente burocrática e de custo elevado. Entretanto, empresas de diversos portes estão reconhecendo os benefícios e a importância do controle do ativo imobilizado para a gestão e estrutura da organização.

As empresas que detêm ativos imobilizados destinados à manutenção das atividades fins precisam ter conhecimento sobre o valor real de seu patrimônio e consequentemente ter o seu controle.

Como é feito o Controle do Ativo Imobilizado

Para explicar como deve ser realizado o controle do ativo imobilizado, este será divido em cinco etapas: inventário, avaliação dos ativos, revisão das vidas úteis dos imobilizados, determinação das novas taxas de depreciação e o Teste de Impairment.

  • Inventário

Controle do ativo imobilizado

O inventário de ativos imobilizados é realizado por meio do processo de levantamento dos bens com identificação de suas características técnicas, como marca, vazão, potência, capacidade, modelo, estado de conservação, condições ambientais de operação, se são bens principais ou agregados, local em que se encontram, dentre outras. É nesta etapa que acontece o emplaquetamento ou tombamento dos ativos, o registro fotográfico, a descrição completa e a identificação de onde está localizado o bem.

É importante que a empresa destine mão de obra especializada para realização do inventário, pois é uma atividade que pode gerar problemas, como contagem incorreta ou descrições incompletas dos ativos. Dessa forma, se os inventariantes não estiverem tecnicamente habilitados à função, isso pode acarretar problemas posteriormente nos números, valores e análises do trabalho.

O processo de emplaquetamento – fixação de etiquetas patrimoniais – não é obrigatório, mas gera inúmeros benefícios para a empresa e, por isso, deve ser considerada a sua realização. Dentre os benefícios está a identificação visual que a etiqueta gera à entidade, além de fornecer numeração única, rápida identificação e localização do bem, reduzir prazos em inventários futuros e auxiliar na etapa de conciliação físico x contábil.

Dentro do processo de controle, o inventário de ativos imobilizados é importante para a empresa por proporcionar proteção ao patrimônio, otimização dos processos de compra, fortalecimento da imagem da empresa, entre outros.

Realizar um bom inventário é obter informações precisas e corretas sobre os ativos imobilizados da empresa, reconhecendo suas localizações e ajudando nas tomadas de decisão e na organização do patrimônio. Dessa maneira, é importante que a empresa se dedique a esta etapa dentro do processo de controle do ativo imobilizado.

  • Avaliação dos ativos para fins contábeis

Nesta etapa é realizada a avaliação a valor justo dos ativos, segundo o CPC 46, com o objetivo de determinar os valores reais e atuais de todos os bens da empresa.

Para realizar a avaliação dos ativos é necessário seguir um procedimento técnico conhecido como laudo de avaliação patrimonial. Os laudos são documentos que apresentam os valores mais prováveis de venda dos bens que estão sendo avaliados. Por meio destes, é possível definir o tempo de vida útil dos bens da empresa, fator importante para controle dos ativos imobilizados, pois a empresa poderá provisionar reposição do parque fabril e ainda controlar e rever o cálculo da depreciação dos ativos para atualização das demonstrações societárias da entidade.

Valor justo é o valor que seria recebido na venda de um ativo ou na liquidação de um passivo entre dois participantes independentes e dispostos do mercado. É por meio dele que será possível definir os valores reais de todos os bens da empresa.

Uma vez que o avaliador tenha definido o valor justo, poderá calcular também o valor residual, que é a estimativa do valor que uma empresa espera receber ao final da vida útil econômica do ativo, e o custo de reposição, que está relacionado com o valor que seria necessário para substituir a capacidade de serviço do ativo atualmente.

Assim, a avaliação patrimonial é uma das etapas de controle dos ativos imobilizados, pois fornece à empresa os reais valores dos seus bens e, consequentemente, demonstra a sua atual situação patrimonial. Dessa forma, ao fornecer este conhecimento, a empresa garante mais uma forma de controle sobre seu patrimônio, tanto internamente, quanto externamente.

  • Revisão das vidas úteis econômicas do imobilizado

A vida útil de um ativo é o tempo, determinado pelo fabricante, em que o produto tem validade e terá bom desempenho. O CPC 27 trouxe o conceito de vida útil econômica, informando que a vida útil econômica de um bem é o período em que a entidade espera ter perspectiva de renda com aquele aControle do ativo imobilizadotivo. Dessa forma, a vida útil econômica de um bem pode ser diferente daquela descrita na garantia pelo fabricante. Além da perspectiva de renda, o avaliador, observará para a definição da vida útil econômica diversos fatores como: tempo de utilização do ativo, número de turnos em que opera, obsolescência tecnológica, uso inadequado, tipo de manutenção aplicada, entre outros.

A revisão da vida útil econômica é feita com base em estudos elaborados por entidades competentes como CREA/IBAPE e engenheiros renomados, além da observação visual in loco dos fatores mencionados no parágrafo anterior. Para acessar a tabela usada por nossos engenheiros de avaliação, clique aqui.

A primeira etapa do processo de revisão de vidas úteis é a vistoria dos ativos que estão sob análise. A vistoria, juntamente às entrevistas realizadas com os gerentes operacionais servirão para a constatação de vários itens como, tipos de manutenção utilizadas, meios de operação do bem, e estado de conservação, além de outros.

As entrevistas verbais, ou por questionário, permitirão ao avaliador o cruzamento das informações levantadas in loco com a documentação técnica, relatórios de manutenção, relatórios de treinamento de operadores, etc.

O tempo de vida útil influenciará nos desembolsos com investimentos necessários à reposição do bem, interferindo diretamente no fluxo de caixa da empresa. Além disso, é por meio dela que a taxa de depreciação será calculada. Sendo assim, sua revisão é importante no controle dos ativos imobilizados, visto que a vida útil econômica pode sofrer alterações, impactando nas demonstrações societárias da empresa e até mesmo no planejamento estratégico.

  • Determinação das novas taxas de depreciação

A depreciação, calculada através de uma taxa, corresponde à perda do valor do ativo imobilizado devido ao seu uso, desgaste normal ou de sua obsolescência. Para encontrar o valor da depreciação é necessário o conhecimento do valor residual e do valor justo, assim como da vida útil econômica do bem. A conjugação desses três fatores permitirá à empresa calcular os valores mensais de depreciação do ativo imobilizado.

Para efeitos fiscais quem determina a vida útil econômica de um bem, e consequentemente sua taxa de depreciação, é a Receita Federal. Entretanto, caso a empresa encontre um valor diferente e que seja mais compatível com as reais condições dos seus ativos, este poderá ser utilizado após sua comprovação.

É importante destacar que, de acordo com o Segundo Pronunciamento Técnico do CPC 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro – o valor residual e a vida útil de um ativo devem ser revisados pelo menos ao final de cada exercício.

Taxas de depreciação

De acordo com o alinhamento e padronização contábil às normas internacionais de contabilidade (IFRS, Lei 11.638/2007, Lei nº 11.941/2009, CPC 01, CPC 27) e Parecer Normativo nº 1/2011, existem dois conjuntos diferentes de valor depreciável: fiscal e econômica. O cálculo de depreciação destas também é realizado de maneira distinta, sendo que na contabilidade societária é obrigatória a Depreciação Econômica, enquanto na contabilidade fiscal é obrigatório o reconhecimento pela Depreciação Fiscal IN-162/98.

Depreciação Econômica: De acordo com os critérios adotados pela empresa

Valor depreciável = valor do bem – valor residual.

Taxa de depreciação = Vida útil econômica do bem definida pela Investor

Depreciação Fiscal: De acordo com artigo 309 do RIR/1999

Valor depreciável = valor do bem (valor de aquisição).

Taxa de depreciação = IN 162/98

A determinação das novas taxas de depreciação é etapa importante para controle do ativo imobilizado, pois afeta diretamente as demonstrações financeiras societárias das empresas. Além disso, determinar novas taxas de depreciação de um ativo fará com que o valor do bem seja ajustado de acordo com seu tempo de uso. Essa informação pode ser essencial para a empresa ter conhecimento e controle sobre o valor do seu patrimônio.

  • Teste de Impairment

Controle do ativo imobilizadoO Teste de Impairment, ou teste de recuperabilidade, possibilita às empresas, ao verificarem o valor de seus ativos anualmente, reconheçam se estes estão desvalorizados, ou seja, se o valor contábil excede seu valor justo. Caso ocorra essa situação (valor recuperável inferior ao valor contabilizado), o resultado do teste da empresa deve ser contabilizado e a empresa deverá registrar baixa contábil. Se a situação for oposta (valor contabilizado inferior ao valor recuperável), deve-se manter o ativo com o valor original registrado.

É obrigatório a realização do Teste de Impairment anualmente às Sociedades de Grande Portes que tiverem, no exercício anterior, ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões. Para aplicar este teste, pode-se seguir dois métodos diferentes: valor justo líquido de despesa de venda e valor em Uso. Entenda melhor os dois métodos clicando aqui.

Dessa forma, o Teste de Impairment, além de ser obrigatório em determinados casos, é um meio de contribuir para o controle dos ativos imobilizados de uma empresa. Isso porque, por meio deste teste, é possível reconhecer se um ativo está com valor acima do recuperável, evitando prejuízos para a empresa e fornecendo aos usuários das demonstrações financeiras (acionistas, investidores, fornecedores, etc.) a situação real da companhia.

Importância de realizar o controle do ativo imobilizado

Alguns pontos positivos sobre a realização do controle do ativo imobilizado podem ser ressaltados, como os citados abaixo:

  • O controle do ativo imobilizado pode fornecer conhecimento adequado sobre esses bens, proporcionando uma visão da situação real da organização, e auxiliando nas decisões estratégicas.
  • Um bom controle dos ativos pode reduzir o número de furtos e desvios do bem de uma empresa ao criar uma cultura de cuidado com os bens e aumentar a rigidez diante do controle e monitoramento do patrimônio.
  • Ter conhecimento sobre o valor patrimonial da empresa garante que ela estará preparada para operações que podem ocorrer futuramente, como fusões, aquisições, cisões, entre outras.
  • Ao cumprir uma exigência fiscal, a empresa que realiza o controle do ativo imobilizado facilita os questionamentos de auditorias internas e independentes, bancos, exigências licitatórias, entre outros, e consequentemente, facilita, também, essa atividade para ela.
  • A determinação das reais taxas de depreciação pode afetar diretamente no cálculo dos impostos, contabilizando errado o custo final dos mesmos.
  • Ter conhecimento sobre a taxa de quebras e obsolescência é estratégico para os gestores na hora de planejar o fluxo de caixa da empresa, pois ao possuir uma média desses valores, é possível planejar melhor os gastos relacionados à cada equipamento.
  • A revisão das vidas úteis econômicas do imobilizado adequa o tempo de vida útil dos bens, influenciando nos investimentos que uma empresa precisa planejar e interferindo no seu fluxo de caixa.

Consequências de não realizar o controle do ativo imobilizado

Algumas consequências negativas podem ser geradas a empresa por não realizar o controle do ativo imobilizado. São algumas destas:

  • Sem uma rigidez sobre o monitoramento do patrimônio, o número de furtos e desvios dos bens podem aumentar, o que pode gerar perdas e consequentemente prejuízos à empresa.
  • A falta de controle pode fazer com que a empresa não realize corretamente o registro contábil, ocasionando em uma omissão de receita. Essa omissão pode gerar autuação fiscal com incidência de imposto para a empresa, tornando-se prejuízo para a mesma.
  • Outra consequência negativa está relacionada à falta de capacidade e conhecimento para realizar a gestão de reposição dos bens afetados pelas quebras e obsolescências.
  • Sem conhecimento sobre o valor patrimonial, uma empresa não estará preparada para operações como fusões, aquisições, cisões, entre outras, negociando valores inadequados aos do mercado.
  • Com as reavaliações que ocorrem nos ativos imobilizados, como a de vida útil, a empresa pode cometer erros por não ter conhecimento, nem controle, sobre os reais valores de mercado dos seus bens, gerando prejuízo e até problemas fiscais.

Como visto ao longo do texto, realizar o controle do ativo imobilizado é de extrema importância para sua empresa. Seguir os cinco passos citados podem garantir que sua organização tenha conhecimento dos bens que a pertence, monitorando-os e cuidando do seu patrimônio. Dessa forma, é importante que o serviço de controle do ativo imobilizado seja realizado por uma empresa qualificada e experiente.

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