O inventário é um procedimento que gera um documento que auxilia tanto no gerenciamento operacional da entidade quanto na contabilidade. Esse documento é denominado base patrimonial ou banco de dados, que pode ser relativo aos bens pertencentes a uma pessoa física ou jurídica. Em uma empresa, realizar um inventário é muito importante para se obter um balanço real e, em alguns casos a liquidez da instituição, como por exemplo em uma dissolução societária.

O inventário nada mais é do que uma relação contendo todos os bens e materiais, totalmente descritos e caracterizados, em posse de uma empresa, sendo de propriedade dela ou de terceiros, sendo uma ação fundamental para atingir ou manter um controle patrimonial adequado.

Tão importante quanto, a realização do inventário do estoque possibilita, assim como o inventário patrimonial, visão e controle amplo e preciso dos bens. Desta forma, você pode se preparar para a compra de insumos que perderão o valor e para o controle adequado de seu estoque. Continue acompanhando este artigo para saber mais!

Como é feito o Inventário Patrimonial?

O inventário patrimonial se aplica aos ativos imobilizados da empresa, como máquinas, equipamentos, veículos etc. É feita uma listagem de todos os ativos, os quais são emplaquetados, fotografados e detalhadamente descritos. Essa descrição contém:

Inventario Patrimonial e inventário de estoque
A Investor realiza um inventário completo de sua empresa.
  • Categoria do item;
  • Data da compra;
  • Valor;
  • Vida útil em anos;
  • Depreciação;
  • Valor atual;
  • Estado de conservação;
  • Responsável;
  • Área do responsável;
  • Local de armazenamento;
  • Modelo;
  • Número de série.

 

Após a identificação física e descrição dos bens, é feita a conciliação contábil. Neste processo, verifica-se a existência física dos bens contabilizados e se estes estão operacionalmente ativos. Além disso, a descrição do ativo é conferida e, se houver divergência, regularizada. Este passo é fundamental para que sejam eliminadas as sobras físicas e contábeis.

O levantamento deve ser realizado periodicamente, uma vez que os bens são descartados, alienados ou novos bens podem ser adquiridos. Trata-se de uma operação trabalhosa, mas muito vantajosa para uma gestão de sucesso.

Ao realizar um inventário patrimonial, você pode obter respostas a questionamentos como:

  • Existem gastos com compras de ativos desnecessárias?
  • O remanejamento dos bens não seria suficiente para determinada operação?
  • Com a quantidade atual de ativos que possui, a empresa consegue abrir uma nova linha de produção ou um novo departamento administrativo?
  • Há ocorrência de ativos desaparecidos na empresa, indicando furtos ou desvios?
  • A manutenção das máquinas é adequadamente realizada?
  • Existem máquinas mal remanejadas, ou seja, algumas operando mais tempo que o necessário, enquanto outras ficam ociosas?

Outro tipo de inventário extremamente relevante para um controle patrimonial adequado é o de estoque. Falaremos sobre ele no próximo tópico.

O que é um Inventário de Estoque e por que fazê-lo?

Imagine uma situação: Devido a uma grande demanda, o gestor de uma indústria automotiva precisou solicitar novas peças. Ele já estava considerando que havia uma quantidade suficiente de outras peças no estoque, também necessárias para suprir a demanda.

A Investor possui uma equipe altamente qualificada para realizar o inventário patrimonial e de estoque de sua empresa.

Entretanto, essa indústria não realizava o controle periódico de estoque e nem possuía inventários antigos, relativos ao mesmo. Ocorreu que as peças solicitadas não eram necessárias, pois já havia quantidade suficiente estocada, enquanto o estoque relativo às outras não era suficiente. Logo, houve atraso no cumprimento da demanda e um grande prejuízo à imagem da empresa. Se o gestor realizasse o inventário de estoque, claramente, esta situação teria sido evitada.

A partir da definição de estoque, é possível fazer outra análise desta problemática. Este termo significa acumulação de recursos e materiais em um sistema de operações (ou uma base mais simples como o Excel), sendo extremamente necessário para o bom funcionamento da cadeia de produção. Entretanto, estoque cheio significa capital parado. Este deve ser administrado com muito cuidado para evitar prejuízos ou a falta de material. Quando o estoque é bem organizado e controlado, é possível identificar os produtos que possuem maior utilização ou venda e aqueles que acabam nas prateleiras – ou depósitos/galpões – por muito tempo.

controle de estoque permite a otimização da utilização dos recursos financeiros nos itens que possuem maior rotatividade e geram maior lucro, e também mostram oportunidades de realizar liquidações para recuperar os valores investidos, no caso de lojas. O inventário de estoque é feito para saber quantos e quais produtos estão disponíveis no estoque da empresa. Estas informações refletem no sucesso da organização, principalmente para quem deseja expandir os negócios.

Como é feito o Inventário de Estoque?

Primeiramente, é necessário definir a periodicidade com que será feito o inventário. Este pode ser rotativo, ou seja, a contagem é feita com uma frequência preestabelecida (diária, semanal, quinzenal ou outras) ou pode ser realizado ao fim de cada exercício.

Inventário patrimonial e inventário de estoque
A Investor possui inventariantes muito experientes para te auxiliar

Quanto maior a rotatividade do estoque, maior deve ser a frequência de realização do inventário. Se este controle for efetuado com o auxílio de um software atrelado ao terminal de vendas, é possível determinar com precisão a rotatividade dos itens e a frequência ideal de realização do inventário.

Os estoques devem estar localizados em espaços organizados, que permitam a acomodação ideal para todas as mercadorias. Assim, evita-se quebras e perdas. Para realizar um inventário desta seção da empresa, deve-se planejar um dia em que as atividades do local não estejam tão intensas. Os produtos são separados e organizados por categorias, facilitando a localização física, principalmente em empresas que não utilizam sistemas de gerenciamento. Para cada item, é criado um único código de barras, para que não haja duplicidade de registros. Em seguida é ideal que todos os itens sejam contados, listados e registrados em um software de gestão patrimonial.

 

A partir deste inventário, é possível calcular o valor em estoque, multiplicando-se o valor unitário de cada item pela quantidade existente e, caso haja um inventário antigo, é importante fazer uma comparação com o atual, adicionando o que foi reposto e foi vendido. Desta forma, pode-se identificar furtos e perdas, além de planejar novas compras e identificar itens sem rotatividade.

Com este artigo, você pôde perceber o impacto do inventário patrimonial e de estoque na gestão de uma empresa. Conte com a Investor para auxiliá-los na gestão completa de seus ativos! Possuímos inventariantes experientes e bem treinados e um aplicativo exclusivo para automatizar o inventário e as informações geradas!

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