Inventário patrimonial: O que é, como fazer e importância

O inventário patrimonial estabelece uma relação entre bens e suas características técnicas como marca, modelo e capacidade, quantidade, estado de conservação e local em que se encontram.

É recomendável que se faça o emplaquetamento dos bens por meio de etiquetas patrimoniais e a coleta de informações com o maior detalhamento técnico possível, de forma a aumentar a precisão dos trabalhos e facilitar revisões futuras.

Esse tipo de inventário se aplica aos ativos imobilizados da empresa, ou seja, todas as máquinas, equipamentos, veículos, mobiliário, computadores, etc.

Portanto, um levantamento bem realizado dos bens patrimoniais reúne as informações corretas, localizações fidedignas e tomadas de decisões mais assertivas.

No inventário de máquinas e equipamentos, é imprescindível que seja observada a política de manutenção aplicada pela entidade e o regime de uso, ou seja, em quantos turnos o bem opera.

Vamos entender melhor o conceito ao longo do texto!

O que é um inventário patrimonial?

O inventário patrimonial consiste no levantamento e registro de todo o patrimônio imobilizado de uma empresa, facilitando a identificação de todos os bens, bem como seus valores, saneamento de irregularidades, ajustes contábeis e outros detalhes que podem influenciar diretamente na rentabilidade e no valor de uma empresa.

O inventário patrimonial também cumpre seu papel legal e de acordo com o fisco, facilitando o controle de bens da instituição.

Para conseguir realizar o inventário patrimonial, é preciso parametrizar os registros da empresa, considerando informações como: as áreas da empresa, os funcionários responsáveis por cada uma e as categorias dos bens da instituição, sempre se lembrando de alinhar esses últimos com as contas contábeis.

É considerado um item patrimonial que precisa estar no inventário tudo aquilo que pode ser convertido em dinheiro.

É importante que, durante o inventário, cada item tenha as seguintes informações:

• código;
• vida útil;
• descrição detalhada do bem;
• categoria em que ele se encontra;
• data de compra;
• responsável;
• a área do responsável;
• número de série;
• valor de aquisição;
• taxa depreciativa;
• descrição do local;
• se possível, fotografias do bem.

Quando fazer um inventário patrimonial?

De acordo com o CPC-27, o inventário geral deverá ser realizado todos os anos.

Esse levantamento irá ajudar a validar e dar consistência aos números apresentados no Balanço Patrimonial da empresa.

A longo prazo, é possível otimizar esse processo: com o inventário patrimonial realizado anualmente de forma organizada e profissional, seguido de inventários rotativos aproximadamente seis vezes ao ano, os inventários gerais poderão ser feitos, por exemplo, a cada 24 meses.

Qual a importância do inventário patrimonial?

O inventário patrimonial afeta as empresas de diferentes formas. Tudo irá depender do tamanho da instituição.

Para empresas maiores, por exemplo, esse documento ajudará a ter uma visão concreta e dados reais dos bens, facilitando também no balanço patrimonial, que deve ser feito periodicamente.

Para empresas menores, por sua vez, o inventário patrimonial é fundamental para garantir que os bens não percam seu valor, sem que a empresa consiga providenciar a aquisição de novos bens posteriormente.

No entanto, independente do tamanho da instituição, o inventário patrimonial:

• permite que as empresas consigam ter maior controle dos bens imóveis;
• serve como ferramenta para conseguir acompanhar a realidade de cada bem, de forma individual e eficiente;
• ajuda a evitar a perda de bens;
• facilita a localização de bens através de um mapeamento completo;
• organiza as informações de cada bem, como os responsáveis por sua guarda e proteção, por exemplo;
• maior controle e segurança nas informações contábeis;
• garante a possibilidade de planejar os investimentos futuros da empresa, considerando as necessidades da instituição;
• permite a previsão de custos de depreciação dos itens;
• possibilita a criação de rotinas de gestão;
• permite o orçamento e planejamento com base em dados reais;
• permite a otimização dos inventários patrimoniais no futuro;
• fornece relatórios por custos, unidades de negócios, localização e categorias;
• permite a gestão de créditos fiscais; etc.

O inventário patrimonial também pode ser utilizado para realizar análises diferenciadas, sendo elas:

Conhecimento dos bens por categorias

Através do inventário patrimonial, é possível ter uma visão muito mais clara dos bens da empresa por categorias, avaliando também detalhes relevantes como custo – total; médio – valor atual de cada bem, além de um comparativo dessas informações com os custos gerais da instituição.

Conhecimento dos bens por áreas

Além de entender as categorias, também é possível ter uma visão maior dos bens por áreas, identificando se existem setores em que os bens não estão sendo devidamente cuidados, por exemplo, com maiores índices de depreciação ou sucateamentos.

Conhecimento das informações gerais dos ativos imobilizados e da instituição

Por fim, também é possível ter um conhecimento geral do custo dos bens patrimoniais da empresa, entender quais são os percentuais de depreciação de cada item, como estão conservados, quais precisarão de reposição imediata ou a médio prazo, etc.

Por que fazer o inventário patrimonial?

Muito além de uma simples listagem atualizada de bens, a realização do inventário de bens patrimoniais pode ser um aliado na tomada de decisões estratégicas por parte dos gestores ao responder algumas questões como:

• Há a real necessidade de compra de determinado(s) ativo(s)
• Estamos realizando gastos com compras desnecessárias?
• O simples remanejamento de bens não seria suficiente para determinada operação?
• A empresa consegue abrir nova linha de produção ou um novo departamento administrativo com a quantidade atual de ativos que possui?
• Ocorrem furtos dentro da empresa?
• O estado de conservação e produtividade de determinada máquina está coerente com a sua idade?
• As manutenções ao maquinário estão adequadas?
• Existe alguma máquina e equipamento operando mais tempo que o necessário, gastando energia e ficando ociosa?
• É necessário remanejar as estações de produção de forma a diminuir a ociosidade das máquinas e otimizar a produção?

Além disso, outro aspecto importante quanto à realização do inventário é o cumprimento das legislações contábeis vigentes, visto que o levantamento patrimonial é a primeira etapa de uma gestão de ativos imobilizados eficiente.

• Dica! Leia também: Organização e controle patrimonial – 12 sinais que indicam sua necessidade

Como fazer um inventário patrimonial

Em primeiro lugar, é essencial a utilização de mão de obra especializada, ou seja, inventariantes tecnicamente habilitados à função.

A realização desta etapa por profissionais inexperientes poderá gerar distorções, assim como a contagem incorreta e descrições incompletas ou insuficientes dos ativos.

Outro ponto de grande importância, mas não obrigatório, no processo de levantamento de bens patrimoniais é a afixação das etiquetas patrimoniais. Ele permite:

1. Transmitir uma informação visual de que determinado bem é controlado pela entidade;
2. Fornece uma numeração única, facilitando sua identificação;
3. Reduz prazos em inventários futuros;
4. Auxiliam fortemente na etapa de conciliação físico x contábil, o que culmina na diluição dos custos do processo ao longo dos anos.

Portanto, durante o inventário, o técnico inventariante deve afixar a etiqueta patrimonial, fotografar o bem, coletar as características técnicas, observar o estado de conservação, a política de manutenção e o regime de uso (para máquinas e equipamentos).

Também precisa descrever as informações de localização, informando desde a cidade em que se encontra o item, até o edifício e a sala em que o ativo está localizado.

A descrição correta e assertiva é muito importante quando a empresa possui mais de uma unidade, facilitando aos gestores a correta organização do patrimônio em cada uma de suas filiais.

Registre os bens da empresa em uma planilha

O primeiro passo para realizar o inventário patrimonial de uma empresa é registrar os bens em uma planilha.

Crie colunas como:

• número de série;
• modelo;
• nome do item;
• categoria do bem;
• setor em que o item é utilizado;
• data da aquisição;
• valor da compra;
• idade do item em meses;
• estado de conservação;
• vida útil do bem em anos;
• valor atual do item; etc.

Identifique os itens do inventário

O próximo passo é conseguir identificar todos os itens do inventário. Nesse momento, faça uso das famosas etiquetas patrimoniais.

As etiquetas com código de barras permitem que o seu trabalho fique muito mais simples e prático nas próximas etapas, reduzindo o tempo necessário para atualizar os inventários futuramente e facilitando todo o processo.

As etiquetas patrimoniais com código de barras também facilitam a criação dos relatórios contábeis da empresa.

Revisões de inventário patrimonial

Depois de identificar todos os itens, preencher as informações na planilha e etiquetá-los corretamente, é hora de realizar uma revisão de todas as informações que foram levantadas, corrigindo os possíveis erros.

Aplicação de medidas corretivas

Por fim, é possível que a criação do inventário patrimonial ajude a levantar algumas informações relevantes, como áreas que precisam de mais recursos ou com recursos que estão sendo subutilizados.

Com essas informações em mãos, é hora de criar ações estratégicas para resolver os gargalos e otimizar os custos e investimentos da empresa.

Benefícios da terceirização do inventário

Por ser um trabalho que exige tempo e bastante cuidado, a terceirização do inventário e emplaquetamento é uma prática comum no mercado, com a obtenção de diversos benefícios, entre eles destacam-se:

• Ganhos de escala (um técnico especializado tem maior produtividade/dia);
• Aumento da eficiência e confiabilidade das informações geradas;
• Diminuição dos riscos de retrabalho;
• Expertise no tema;
• Não gera a necessidade de deslocar profissionais internos para a realização de uma atividade na qual não são especialistas.

Principais vantagens de realizar o Inventário Patrimonial

O inventário patrimonial traz diversos benefícios para as instituições.

Como dito anteriormente, empresas de pequeno e grande porte irão usufruir desse documento de diferentes maneiras.

No entanto, independente do tamanho da instituição, a realização do inventário patrimonial poderá trazer as seguintes vantagens:

• Proteção ao patrimônio – diminuição dos riscos de furto e extravios;
• Aumento da vida útil dos bens, em um contexto geral;
• Diminuição dos custos com manutenção, principalmente de máquinas, equipamentos e veículos;
• Conhecimento real do valor dos ativos;
• Higienização da base de dados, quanto à inconsistências e desatualizações (Sobras físicas x Sobras contábeis);
• Otimização dos processos de compra;
• Fortalecimento da imagem da empresa pelo zelo com seu patrimônio;
• Aumento do Retorno sobre Ativos (ROE);
• Obtenção de certificados de qualidade, como a ISO 55000 (Gestão eficaz de ativos);
• Atendimento às auditorias;
• Atendimento às normas contábeis vigentes (IFRS).
• Documentos solicitados para o desenvolvimento do trabalho de inventário patrimonial:
• Base patrimonial da empresa (ainda que desatualizada);
• Balancete patrimonial (o mais atualizado).

Como fazer um relatório de inventário patrimonial?

Para realizar o relatório de inventário patrimonial, é preciso seguir alguns passos.

1. Planeje as etapas

O primeiro passo para fazer um relatório de inventário patrimonial é planejar todas as etapas do processo.

Aqui, é necessário realizar o levantamento de todas as informações, com o diagnóstico da situação atual da empresa e dos bens, análise das necessidades de cada setor e, claro, a definição do planejamento de trabalho.

2. Realize o inventário físico

No segundo momento, é necessário realizar o preenchimento da planilha que citamos anteriormente.

Aqui, você irá identificar todos os itens, atualizar as informações relevantes de cada um deles e garantir que esses dados estejam atualizados para o relatório.

3. Faça um levantamento contábil

Uma vez que você realizou todo o levantamento do inventário patrimonial da sua empresa, é hora de fazer o levantamento contábil.

Nesse momento, você precisa:

• analisar os saldos com o balancete;
• analisar a base contábil do imobilizado;
• avaliar e garantir a padronização de descrições e aberturas das notas fiscais.

Além disso, é importante realizar o processo de conciliação do físico com o contábil, para identificar se os bens estão contabilizados corretamente e se seguem devidamente operacionais.

4. Realize o saneamento contábil e físico

Com todas as informações em mãos, é hora de analisar caso a caso e identificar as soluções para possíveis sobras físicas e contábeis.

Aqui, você terá que avaliar como está cada setor, como está sendo feito o uso dos bens da instituição e se existem locais onde falta ou sobra algum tipo de recurso.

Tendo isso em mente, é possível traçar ações mais eficientes e voltadas para a melhora da performance e da alocação de recursos da empresa.

5. Realize a implementação de normas e procedimentos

Ações traçadas, normas revistas e bens devidamente analisados, é hora de implementar as novidades e garantir que os setores caminhem de acordo com a nova proposta.

No início, pode ser interessante fazer um acompanhamento mais próximo, identificando possíveis dificuldades de adaptação dos setores.

Aos poucos, o processo fica mais fluido, os recursos alocados corretamente e os resultados mais positivos.

6. Feche o relatório

Por fim, é hora de fechar o relatório final do inventário, e acrescentar as fotos dos ativos para mostrar o estado de conservação de cada um deles.

Conclusão

O inventário patrimonial é um documento importantíssimo para empresas de todos os setores e portes.

Mesmo que pensemos em pequenos negócios, saber quais são os bens da instituição, seu valor, estado de conservação e taxa de depreciação, por exemplo, é fundamental para ter previsões de novos investimentos.

É importante criar uma rotina para realizar esse inventário, bem como atualizá-lo sempre que necessário.

Muitas vezes, as empresas optam pela contratação de um parceiro para realização dessa tarefa, que pode ser um pouco mais complicada para grandes empresas, que possuem muitos ativos a serem avaliados, contabilizados e acompanhados com atenção.

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Para aprender mais sobre gestão de ativos, sugerimos a leitura do artigo Gestão do ativo imobilizado: motivos para escolher uma consultoria externa.

Assista nosso vídeo que explica como funciona a gestão do ativo imobilizado de uma empresa