O inventário patrimonial é um procedimento que gera um documento que, por sua vez, auxilia tanto no gerenciamento operacional do negócio, quanto em sua contabilidade. Mas, como fazer inventário patrimonial?
O documento gerado do inventário é denominado base patrimonial ou banco de dados. Ele pode ser relativo aos bens pertencentes a uma pessoa física ou jurídica.
Em uma empresa, realizar um inventário é muito importante para se obter um balanço real do negócio e, em alguns casos – como em uma dissolução societária – conhecer a liquidez da instituição.
O inventário nada mais é do que uma relação com todos os bens e materiais da empresa, totalmente descritos e caracterizados, sendo de propriedade dela ou de terceiros.
Aprender como fazer um inventário de uma empresa é uma ação fundamental para atingir ou manter um controle patrimonial adequado.
Tão importante quanto, é a realização do inventário de estoque. Ele possibilita, assim como o inventário patrimonial, ter visão e controle amplo e preciso de seus bens. Sendo assim, com o inventário de estoque atualizado, você pode se preparar para a compra de insumos e para o controle adequado de seu estoque.
Continue acompanhando este artigo para saber mais sobre como fazer inventário patrimonial e de estoque.
Como fazer Inventário Patrimonial?
O inventário patrimonial se aplica ao controle do ativo imobilizado da empresa, como máquinas, equipamentos, veículos etc.
É feita uma listagem de todos os ativos, que, por sua vez, são emplaquetados, fotografados e detalhadamente descritos. Essa descrição contém:
- categoria do item;
- data da compra;
- valor;
- vida útil em anos;
- depreciação;
- valor atual;
- estado de conservação;
- responsável;
- área do responsável;
- local de armazenamento;
- modelo;
- número de série.
Após a identificação física e descrição dos bens, é feita a conciliação contábil. Neste processo, verifica-se a existência física dos bens contabilizados e se estes estão operacionalmente ativos. Além disso, a descrição do ativo é conferida e, se houver divergência, regularizada.
Portanto, este passo é fundamental para que sejam eliminadas as sobras físicas e contábeis da empresa.
O levantamento deve ser realizado periodicamente, uma vez que os bens são descartados, alienados ou novos bens podem ser adquiridos. Trata-se de uma operação trabalhosa, mas muito vantajosa para uma gestão empresarial de sucesso.
O processo de como fazer inventário patrimonial deve responder as seguintes questões:
- existem gastos com compras de ativos desnecessários?
- o remanejamento dos bens não seria suficiente para determinada operação?
- com a quantidade atual de ativos que possui, a empresa consegue abrir uma nova linha de produção ou um novo departamento administrativo?
- há ocorrência de ativos desaparecidos na empresa, indicando furtos ou desvios?
- a gestão de manutenção das máquinas é adequadamente realizada?
- existem máquinas mal remanejadas, ou seja, algumas operando mais tempo que o necessário, enquanto outras ficam ociosas?
Outro tipo de inventário extremamente relevante para um controle patrimonial adequado é o de estoque. Falaremos sobre ele no próximo tópico.
O que é um Inventário de Estoque, como e por que fazê-lo?
Imagine uma situação: devido a uma grande demanda, o gestor de uma indústria automotiva precisou solicitar novas peças. Ele já estava considerando que havia uma quantidade suficiente de outras peças no estoque, também necessárias para suprir a demanda.
Entretanto, essa indústria não realizava o controle periódico de estoque e nem possuía inventários antigos, relativos ao mesmo.
Ocorreu que as peças solicitadas não eram necessárias, pois já havia quantidade suficiente estocada, enquanto o estoque relativo às outras não era suficiente. Logo, houve atraso no cumprimento da demanda e um grande prejuízo à imagem da empresa.
Se o gestor realizasse o inventário de estoque, claramente, esta situação teria sido evitada.
A partir da definição de estoque, é possível fazer outra análise desta problemática.
Este termo significa acumulação de recursos e materiais em um sistema de operações (ou uma base mais simples como o Excel), sendo extremamente necessário para o bom funcionamento da cadeia de produção.
Entretanto, estoque cheio significa capital parado, e por isso ele deve ser administrado com muito cuidado para evitar prejuízos ou a falta de material.
Quando o estoque é bem organizado e controlado, é possível identificar os produtos que possuem maior utilização ou venda e aqueles que acabam nas prateleiras – ou depósitos/galpões – por muito tempo.
O controle de estoque permite a otimização da utilização dos recursos financeiros nos itens que possuem maior rotatividade e geram maior lucro. Também mostram oportunidades de realizar liquidações para recuperar os valores investidos, no caso de lojas.
Então, o inventário de estoque é feito para saber quantos e quais produtos estão disponíveis no estoque da empresa. Estas informações refletem no sucesso da organização, principalmente para quem deseja expandir os negócios.
Como é feito o Inventário de Estoque?
Primeiramente, é necessário definir a periodicidade com que será feito o inventário. Este pode ser rotativo, ou seja, a contagem é feita com uma frequência preestabelecida (diária, semanal, quinzenal ou outras) ou pode ser realizado ao fim de cada exercício.
Quanto maior o giro do estoque, maior deve ser a frequência de realização do inventário.
Se este controle for efetuado com o auxílio de um software atrelado ao terminal de vendas, é possível determinar com precisão a rotatividade dos itens e a frequência ideal de realização do inventário.
Os estoques devem estar localizados em espaços organizados, que permitam a acomodação ideal para todas as mercadorias. Dessa forma, evita-se quebras e perdas.
Para realizar um inventário desta seção da empresa, deve-se planejar um dia em que as atividades do local não estejam tão intensas. Os produtos são separados e organizados por categorias, facilitando a localização física, principalmente em empresas que não utilizam sistemas de gerenciamento.
Para cada item, é criado um único código de barras, para que não haja duplicidade de registros. Em seguida é ideal que todos os itens sejam:
- contados;
- listados;
- registrados em um software de gestão patrimonial.
A partir deste inventário, é possível calcular o valor em estoque, multiplicando-se o valor unitário de cada item pela quantidade existente e, caso haja um inventário antigo, é importante fazer uma comparação com o atual, adicionando o que foi reposto e foi vendido.
Desta forma, pode-se identificar furtos e perdas, além de planejar novas compras e identificar itens sem rotatividade.
Com este artigo, você pôde aprender como fazer inventário patrimonial e inventário de estoque, bem como perceber o impacto que ambos tem na gestão de uma empresa.
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