Você sabe o que é fluxo de caixa? Tem ideia de como estará o caixa da sua empresa nos próximos dias, semanas ou meses?
Consegue projetar quanto tem de dinheiro para receber e quanto tem para pagar? Sabe o que é fluxo de caixa e como ele afeta seu negócio?
Parece simples, mas muitos gestores ainda não o fazem de forma correta ou nem sabem o que ele é.
Com isso, se tem a sensação que todo o dinheiro ganhado está indo pelo ralo.
Entender o que é e como funciona o fluxo de caixa da sua empresa é fundamental para identificar a real situação financeira, bem como os gargalos e problemas que precisam ser resolvidos.
Para manter uma empresa sustentável, o controle financeiro é um dos primeiros passos.
Quer entender mais sobre esse tema? Continue a leitura!
É um instrumento de controle financeiro, que permite aos gestores confrontarem as entradas e saídas de dinheiro para um determinado período, podendo ele ser histórico ou futuro.
Com esse controle bem feito, é possível analisar quais são as principais contas que demandam ou geram dinheiro.
Além disso, consegue-se projetar a posição do seu caixa para um dia, uma semana ou um mês.
Isso facilita diversas resoluções como:
Consideramos o fluxo de caixa o relatório mais importante e essencial para o gestor financeiro, pois ele demonstra o impacto de cada conta de entrada ou saída na geração ou necessidade de caixa da empresa.
É preciso determinar a abrangência e periodicidade do fluxo de caixa, que vai depender da necessidade da empresa na administração do dinheiro.
Consideramos uma abrangência mínima de três meses, porém, quanto maior for a abrangência, melhor. Já a periodicidade, quanto menor, melhor.
A periodicidade está relacionada ao cálculo do saldo final do caixa, ela pode ser diária, semanal, quinzenal ou mensal.
Se a abrangência for de um ano, por exemplo, a periodicidade pode ser diária no primeiro mês e, posteriormente, semanal ou quinzenal. Vai depender da necessidade do gestor na administração do dinheiro.
A implantação do fluxo de caixa é um processo complexo e de aprimoramento contínuo. Nos primeiros meses, requer conciliações e revisões diárias das projeções, até o gestor encontrar um padrão de sazonalidade ou relação de variação das contas, reduzindo, assim, a diferença entre projetado e realizado.
Leia também: Os 7 erros mais comuns no fluxo de caixa de uma empresa.
É comum que os conceitos de fluxo de caixa e controle de caixa se misturem.
O fluxo de caixa, como explicado anteriormente, é responsável por analisar como está a situação financeira da empresa como um todo.
É através dele que são levantadas algumas questões como investimentos, os ganhos futuros, os gastos futuros e as projeções para os próximos meses.
Com a possibilidade de projeções, os gestores conseguirão ter uma ideia de quanto ganharão pelos próximos meses e quanto precisarão gastar em despesas previstas e recorrentes mensalmente.
Com essa projeção, é possível tomar ações mais estratégicas para reduzir os gastos variáveis, aumentar os ganhos e se preparar para os próximos meses com mais segurança e tranquilidade.
O controle de caixa, por sua vez, consiste no registro diário de tudo que entra e que sai das empresas, permitindo que os gestores acompanhem todas as movimentações financeiras da empresa com mais praticidade.
O controle de caixa permite, por exemplo, que os gestores consigam visualizar quais foram os gastos e ganhos de um determinado período, entender os dados de determinados períodos para, posteriormente, comparar e identificar, por exemplo, sazonalidades.
Imagine empresas que possuem produtos sazonais. Através do controle de caixa, essas instituições conseguirão ter um controle financeiro em ordem, uma vez que é possível identificar com mais facilidade as variações do mercado em que estão inseridas.
Com um controle de caixa bem feito, é possível rever os investimentos e recursos da empresa, focando-os no que realmente importa e no que é, de fato, necessário.
De forma mais simplificada, o fluxo de caixa é responsável por gerir as finanças da instituição de forma completa, enquanto o controle de caixa, como o próprio nome diz, é responsável por controlar as finanças da instituição.
Dados do IBGE revelam que o motivo pelo qual 50% das micro e pequenas empresas fecham nos primeiros anos de vida são justificados pela falta de controle dos recebimentos e pagamentos.
Não ter previsão de prazos médios de recebimento e pagamentos são situações comuns dentro das empresas. Com isso, vem a carência de recursos financeiros para pagar contas e fornecedores, fazendo com que a empresa entre na “bola de neve” do endividamento.
A importância do fluxo de caixa na tomada de decisão é essencial na hora de avaliar a compra de ativos, investimentos em equipamentos e infraestrutura, reposição de estoque, novas contratações, evitando que a empresa se afunde em dívidas, mesmo tendo bons contratos.
Ele também evita eventuais desvios de verbas e prevê aplicações ineficientes, que não apresentam liquidez imediata, caso necessário.
Analisando a economia atual e o mercado, cada vez mais competitivo, a maioria das empresas estão passando por um alongamento dos prazos concedidos para recebimento e a manutenção ou até mesmo a redução dos prazos médios de pagamento.
Concluímos então que é de grande importância organizar a gestão financeira, tornando o fluxo de caixa primordial para qualquer tomada de decisão da otimização e alocação de recursos financeiros.
O fluxo de caixa é uma excelente ferramenta de gestão financeira para as instituições.
Ele é responsável por trazer diversos benefícios para as instituições, como:
Através de uma análise correta dos dados do fluxo de caixa, é possível identificar quais foram os gastos fundamentais e os gastos desnecessários da empresa.
Quando a gestão de gastos acontece, é possível reduzir essas despesas que não fazem muito sentido para a instituição, tornando o negócio mais eficiente, sustentável e rentável.
Como explicado anteriormente, o controle financeiro consiste, como o próprio nome diz, no controle das finanças da instituição, identificando o que entra e o que sai do caixa da empresa durante um determinado período.
Através do fluxo de caixa é possível identificar como estão as despesas, o que está se destacando nas despesas e o que precisa ser revisto.
Além disso, também é possível identificar quais são as maiores fontes de renda da instituição e, a partir daí, conseguir tomar algumas decisões mais estratégicas para aumentar a rentabilidade e transformar a empresa em um verdadeiro sucesso.
Quanto mais você conhece e entende as finanças da sua instituição, maiores são as chances de construir um planejamento financeiro mais eficiente: identificando as possíveis despesas, ganhos e investimentos.
Com o histórico do fluxo de caixa, os gestores conseguirão prever quais são as despesas e ganhos de uma empresa durante um determinado período, avaliando as sazonalidades e aumentando as chances de tornar essa gestão mais eficiente.
Com isso, é possível identificar as sazonalidades e se planejar para atuar nos momentos de maior venda e nos momentos em que o movimento fica menor.
Assim, a empresa conseguirá se organizar para manter as despesas em dia mesmo nos períodos de menor volume de vendas.
Por fim, um dos benefícios mais interessantes de um bom fluxo de caixa é a possibilidade de tomar decisões muito mais estratégicas.
Com base em dados visualizados nesse fluxo, é possível entender como a empresa funciona, quais são as sazonalidades, quais são os gastos mais comuns, quais são as maiores fontes de renda e, a partir disso, identificar o que precisa ser feito para tornar a empresa mais rentável e lucrativa.
Por isso, avaliar as informações do fluxo de caixa com calma, atenção e cuidado é fundamental para tomar as melhores decisões para o negócio.
Cada gestor financeiro organiza o fluxo de caixa à sua maneira. Ele vai variar de acordo com o tamanho da empresa, número de contratos e funcionários, bem como dos objetivos financeiros do negócio.
É importante associar o fluxo de caixa a três tipos de atividades, para compreender o que a empresa tem, o quanto ela ganha, o quanto ela gasta, quando e como pode fazer investimentos.
Esse tipo está relacionado com as operações da empresa, como, por exemplo, receitas, custos, despesas administrativas, entre outros.
É nesse fluxo de caixa que estão as receitas de vendas de produtos e/ou serviços e despesas geradas pela venda, produção, administração e marketing.
O fluxo de caixa projetado, como o próprio nome diz, consiste na criação de um fluxo onde é possível realizar projeções para os próximos meses, com base nos dados que foram registrados anteriormente.
No fluxo de caixa projetado, é possível identificar três funções simples: a organização, a correção e a afirmação.
O fluxo de caixa livre continua atuando na projeção, mas de uma forma diferente.
Ele é responsável por medir a capacidade da empresa em gerar renda no curto, médio ou longo prazo.
Nesse modelo, os gestores irão trabalhar com dois tipos de gráficos: o primeiro projetando os resultados pelos próximos 2 a 3 meses, e o segundo com um prazo maior, de 2 a 5 anos.
Atividades de financiamento são maneiras de captar recursos e repagá-los, seja por empréstimos bancários, aporte de capital, entre outros.
As fontes de financiamento podem ser dívidas e patrimônio líquido. Neste fluxo, fica registrado o patrimônio da empresa e é deste fluxo de caixa que saem retiradas para cobrir despesas extras.
O caixa de investimentos pode ser considerado a “sobra” de dinheiro.
Este caixa é importante para investimentos que possam ter rendimento a longo prazo, desde rendimento fixo mensal até bolsas de valores.
Empresas de qualquer tamanho devem trabalhar com o fluxo de caixa para garantir o sucesso do negócio.
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O fluxo de caixa é uma ferramenta que pode ser utilizada de diversas formas.
No entanto, é preciso estruturar um sistema e um planejamento dentro da empresa para garantir que as informações contidas nesse fluxo sejam analisadas e utilizadas corretamente.
Para isso, o departamento financeiro da empresa precisa estar alinhado com os demais setores, para identificar o que acontece em cada um deles e como isso influencia na situação financeira da instituição.
Existem duas formas de utilização do fluxo de caixa:
Vamos conhecer cada um deles.
O método direto permite um trabalho mais voltado para dimensionar os valores recebidos e os pagamentos que foram realizados pela empresa, sempre considerando as informações técnicas.
Esse método é caracterizado pelos pagamentos e receitas de uma empresa, utilizando os dados mais palpáveis e diretos da instituição.
O grande benefício dessa metodologia é a possibilidade de gerar informações com base em critérios técnicos, o que dá uma visão mais eficiente e real para a empresa, com base em informações realmente práticas.
São vantagens do método direto:
São desvantagens do método direto:
O método indireto é um modelo de fluxo de caixa que se origina pela movimentação da conta, alterando o caminho de lucros (contas a receber, contas a pagar, estoque, investimentos, financiamento, etc).
De modo geral, o método indireto, ao contrário do método direto, não trabalhará com dados, mas sim com contas, subdivididas em financiamentos, investimentos e operações.
São vantagens do método indireto:
São desvantagens do método indireto:
Para montá-lo é preciso, inicialmente:
E posteriormente:
Quanto mais detalhado o fluxo de caixa for, melhor. Não é hora de arredondar números.
Parece um processo fácil, mas exige muita organização e conhecimento em contabilidade e finanças.
Com esses dados organizados, é preciso categorizar e definir centros de custos para registrar as transações no fluxo de caixa. Essas categorias são definidas de acordo com as áreas da empresa.
Você vai conseguir saber exatamente quais são seus custos fixos e variáveis, permitindo um controle eficaz dos gastos de cada departamento da empresa.
Criar rotina, cultura dos gestores financeiros e alinhamento com o restante da empresa é muito importante para o sucesso na eficácia do fluxo de caixa.
Desta forma, será possível planejar o destino do capital e, caso venha a faltar, como realocar verbas e planejar possíveis empréstimos bancários.
O primeiro passo para montar um fluxo de caixa é saber diferenciar o que são as receitas e o que são as despesas da instituição.
Uma forma eficiente e simples de fazer essa separação é através do sistema de cores ou símbolos de “positivo” ou “negativo”. Nesse momento, opte por aquilo que faz mais sentido para você e que será mais fácil de manter e executar.
O próximo passo é estabelecer quais são as categorias, tanto para as receitas quanto para os custos, pois é através dessa definição que nossos relatórios serão criados posteriormente.
As receitas da empresa podem ser inseridas de acordo, por exemplo, com as atividades da instituição, considerando a dinâmica.
Considere, por exemplo, as origens das vendas, produtos, serviços e qualquer outro tipo de fonte de renda como categoria.
Identifique o que mais faz sentido para a empresa, dentro do contexto atual, para ser categorizado de forma mais estratégica e eficiente.
No caso da categorização de despesas, a forma mais simples de realizá-la é por setores, por ações ou de acordo com grupos.
O próximo passo é ser capaz de definir quais são as despesas fixas e quais são as despesas variáveis da instituição.
Aqui, é interessante avaliar os registros financeiros dos últimos meses para identificar o que é fixo e o que é variável, bem como ter em mente um valor previsto para cada uma dessas possibilidades.
Quando você é capaz de entender essas categorias, é possível criar um planejamento estratégico para a empresa: você sabe qual é a renda mínima que precisa ser gerada mensalmente para arcar com as despesas fixas da instituição, e a partir daí, também pode reduzir as esporádicas, prevê-las e ter uma reserva para atuar em cada uma delas, por exemplo.
As despesas fixas e variáveis vão depender do ramo de atuação da empresa.
No entanto, entre o grupo de despesas físicas podemos pontuar algumas como:
É preciso analisar cada instituição separadamente. Por isso, avaliar os registros dos últimos meses permite ter uma previsão mais eficiente dessas despesas.
É importante que o gestor financeiro seja capaz de separar as movimentações financeiras da empresa de acordo com a sua origem ou categoria, para entender como a empresa funciona.
É necessário incluir todas as movimentações financeiras da empresa no seu controle, separando por cores e colunas, para identificar as entradas e saídas bem como as categorias de cada uma delas.
Também é preciso cadastrar todos os valores que estão abertos para receber.
Aqui, temos que considerar questões como:
Todas essas informações precisam constar na planilha de controle para que seja possível prever essas rendas: quanto mais controle você tiver do que está previsto para entrar no caixa da empresa, melhor.
No caso de compras a prazo, é comum que alguns erros acabem ocorrendo: a empresa pode, por exemplo, considerar o valor daquela compra no mês em que foi realizada, ignorando o prazo de pagamento e a data em que a renda realmente cairá nas contas da empresa.
Esse tipo de erro pode atrapalhar todo o controle do fluxo de caixa da empresa.
Por isso, uma das formas mais inteligentes de fazer esse controle é pontuar, também, qual é a data do recebimento desses valores que estão em aberto.
O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais interessantes para o controle financeiro de uma instituição.
No entanto, para que ele funcione da forma mais eficiente possível, é preciso que a empresa atualize frequentemente e realize um controle muito próximo do que está sendo feito e das informações que estão sendo acrescentadas nesse controle.
Um erro muito comum é começar a inserir alguns dados no fluxo de caixa e não manter essa rotina.
Por isso, a empresa precisa criar um processo interno para garantir que as informações serão atualizadas periodicamente, garantindo assim que os resultados apresentados ao fim desses períodos serão os mais precisos possíveis.
Quando as informações do fluxo de caixa estão defasadas, infelizmente é comum que análises errôneas aconteçam, e as interpretações sobre as finanças da empresa sejam feitas de forma incorreta.
Por isso, para que a instituição consiga levantar os pontos mais importantes sobre a saúde financeira da empresa, bem como estabelecer as melhores formas de utilizar os recursos disponíveis na instituição para mantê-la sempre eficiente e sustentável.
Para realizar uma gestão de fluxo de caixa de sucesso, é importante seguir seis passos:
É comum que os empresários tenham dificuldade de enxergar o fluxo de caixa como uma ferramenta prática para a gestão financeira da empresa.
Além disso, eles variam de acordo com o tipo de empresa: cada negócio possui uma característica e um modelo que faz mais sentido, e por isso é comum identificarmos muitas diferenças entre os tipos de despesas, receitas, etc.
O primeiro passo para começar a construir o seu fluxo de caixa e entender os dados da sua empresa é realmente entender o que são as receitas e o que são as despesas da sua empresa.
É comum que esses conceitos se misturem, por mais simples que pareçam.
Por isso recomendamos sempre que sejam avaliados dados de diversos meses para entender quais são as receitas da empresa – e ter uma noção da frequência com que elas acontecem mês a mês -, e quais são as despesas, seguindo a mesma lógica.
As entradas de uma empresa dizem respeito a toda a verba que é recebida pela instituição. É comumente advinda de diversas fontes, mas na maior parte das vezes é resultante de vendas e prestação de serviços.
É parte importantíssima do fluxo de caixa que esses dados da receita sejam devidamente detalhados, de acordo com o tipo de serviço ou produto que está sendo comercializado, bem como as formas de pagamento, etc.
No caso das saídas, é preciso identificar toda a verba que sai da empresa, sempre seguindo as categorias, e identificando: salários dos colaboradores, pagamento dos fornecedores, pró-labore, materiais necessários para o funcionamento da empresa, despesas diárias, etc.
O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira das empresas.
Infelizmente, ainda é comum encontrarmos empresas que cometem erros básicos durante esse percurso, uma vez que não existem rotinas estabelecidas dentro da instituição para manter os registros devidamente atualizados.
É preciso implementar um processo interno para garantir que o fluxo de caixa esteja sempre em dia, evitando assim problemas na interpretação dos dados.
Além disso, é fundamental que os gestores e responsáveis consigam entender as finanças da empresa, separar as receitas das despesas e identificar as informações mais relevantes a partir desses registros.
Utilizar esses dados de forma estratégica na tomada de decisões das instituições é o que irá diferenciá-las e transformá-las em um verdadeiro sucesso.
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