Você sabe o que é SPED Fiscal? Qual é a sua importância para as empresas e para os profissionais de contabilidade? Como utilizar corretamente esse recurso tecnológico e evitar erros e punições por parte do governo? É o que pretendemos esclarecer ao longo desse artigo.
O Brasil é um país conhecido pelo alto grau de burocracia, principalmente quando falamos sobre tributos ou obrigações fiscais e contábeis.
Foi justamente para combater isso que surgiu o SPED Fiscal. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele tem o objetivo de informatizar a relação entre o Fisco e os contribuintes.
Sabemos que toda empresa tem o dever de especificar detalhes da movimentação de seus recursos ao governo. Esses recursos tratam-se de pessoas, valores monetários, mercadorias, estoques, serviços, tributos, entre outros.
E para ajudar nesse processo de emissão de informações ao governo existe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), uma solução tecnológica para padronizar e oficializar os arquivos digitais das escriturações fiscais e contábeis.
No decorrer desse artigo vamos esclarecer melhor alguns detalhes do SPED Fiscal. Acompanhe.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é o sistema criado pelo governo federal para o recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas. Uma verdadeira plataforma para envio das obrigações acessórias para o FISCO.
O SPED é composto por projetos distintos: Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Por meio deles é realizada uma integração entre as três esferas governamentais fiscalizatórias (federal, estadual e municipal).
A validade jurídica das informações transmitidas ao SPED é assegurada por meio de um certificado digital.
Esse certificado funciona como uma assinatura virtual da empresa e garante a segurança da transação realizada pela internet, fazendo com que os dados não sejam alterados e tampouco falsificados.
Com a chegada de tecnologias que permitem a modernização da transmissão de dados entre estabelecimentos e FISCO, o SPED foi criado como a forma de melhorar o controle por parte do FISCO e facilitar o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o repasse das informações por parte das empresas.
Além disso, o projeto do SPED tem como objetivo facilitar o acesso, por parte dos contribuintes, às informações e obrigações fiscais.
Isso pode ser essencial em uma fiscalização para comprovar a situação regular, visto que, com o SPED, torna-se desnecessário a utilização de papel para efetuar a escrituração fiscal e contábil.
Resumidamente, o SPED Fiscal é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
O SPED Fiscal tem como foco principal o apuramento dos impostos ICMS e IPI, que devem ser realizados mensalmente.
O funcionamento deste SPED é feito através do validador EFD-ICMS-IPI, que envia um relatório em formato de texto de todas as atividades relacionadas aos impostos apurados.
A Escrituração Digital funciona da seguinte forma: a empresa envia mensalmente um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse do fisco estadual e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
O SPED Fiscal é entregue no formato de um arquivo digital (em texto), que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED. Após essa verificação, o arquivo digital precisa ser assinado, utilizando uma certificação emitida por uma entidade credenciada.
As informações que pertencem ao SPED Fiscal se referem a:
O sistema engloba diversos processos importantes para a legalidade da empresa, informatizando várias áreas diferentes. Por isso, alguns documentos fiscais são de extrema importância para validar o Sped Fiscal. Entre eles estão:
A apresentação de todos esses documentos modernizaram o cumprimento das obrigações acessórias fiscais e contábeis. Mas você sabe como elas funcionam? Vamos conhecer um pouco mais sobre quatro delas.
O avanço tecnológico é um dos principais temas que giram em torno de tudo que diz respeito ao SPED. Isso porque, devido a todas as evoluções trazidas pela tecnologia, temos também avançado em várias questões na contabilidade de modo geral.
Com o SPED Fiscal as empresas passaram a ter um recurso fácil e prático para prestar contas sobre suas movimentações internas e externas ao governo. Problemas relacionados ao Imposto de Renda, por exemplo, reduziram expressivamente após a sua criação.
Algumas vantagens são claramente perceptíveis para empreendedores que gerenciam empresas de pequeno, médio ou grande porte. Veja abaixo quais são elas!
Antes do surgimento do SPED Fiscal era preciso ir até a Receita Federal para se informar sobre os documentos necessários para prestar contas ao governo. Em outro momento, era entregue toda papelada e somente semanas depois ocorria a sua validação.
Esse processo manual e desgastante chegou ao fim com o SPED Fiscal. Hoje as empresas conseguem resultados muito mais certeiros com o auxílio do software, isso em um tempo bem menor.
Geralmente, leva-se, em média, duas horas para realizar o download do arquivo no SPED, preenchê-lo e enviá-lo ao PVA.
Outra vantagem é que com o SPED foi possível, em primeiro lugar, tornar digital os arquivos e os livros físicos, em que todas as informações fiscais e contábeis das empresas podem ser consultadas e mantidas.
Com o SPED Fiscal torna-se desnecessário imprimir papeladas e papeladas para ser entregue à Receita Federal. Todo o processo acontece de forma digital, facilitando, e muito, a rotina da empresa.
E algumas das consequências positivas é a economia com deslocamento, impressões de papéis e ainda com recursos de pessoas para realizar o serviço burocrático.
Com o uso do SPED Fiscal o cotidiano da empresa se torna mais dinâmico, afinal, ele contribui para garantir a otimização de processos, ajuda a ampliar a taxa de produtividade dos colaboradores e ainda permite a redução de gastos desnecessários para a organização.
Além disso, o fato de ser um layout padrão, ou seja, um padrão de declaração que alcança todos os contribuintes a nível nacional, mesmo tendo particularidades para cada unidade de federação, tornou mais simples para os contadores e contribuintes a troca de informações e a experiência acerca de um modelo com regras de validação que são seguidas por todos.
Apesar de o SPED Fiscal ser uma obrigação, ele reduz a burocracia por unificar outras obrigações acessórias que eram individualizadas e manuais anteriormente.
Consequentemente, a possibilidade de importar dados para um layout e declará-los todos ao mesmo tempo torna mais rápido o envio deles aos órgãos de fiscalização.
Para a realização do SPED Fiscal, a Receita Federal disponibiliza um programa chamado Programa Validador e Assinador (PVA), por onde o contribuinte deve submeter as informações extraídas do sistema de gestão de sua empresa em formato TXT.
Caso sua empresa não conte com um sistema informatizado de gestão, é possível incluir as informações fiscais manualmente no programa, porém exige mais tempo.
Depois que os dados forem incluídos e validados no PVA, basta fazer a assinatura digital no próprio programa, com o uso de um certificado digital previamente autorizado, e enviar os dados à Receita Federal.
Para fazer o download do Programa Validador e Assinador (PVA), o contribuinte deve acessar o site da Receita Federal do Brasil.
Como dito, o SPED atualmente apresenta diversos processos para o contribuinte. O número é alto, porém, abaixo, apresentaremos algumas das principais obrigações fiscais anuais que constam na plataforma. Confira.
Bloco K
O Bloco K é um dos módulos mais recentes do SPED. Em ação desde 2017, ele foi criado para que empresas do ramo do tabaco e de bebidas prestassem contas sobre suas produções e consumos mensais — atualmente, outros tipos de indústrias já foram incluídos.
A adesão ao Bloco K vem acontecendo em grupos, e assim será feito até 2022. Por essa razão, ele é, sem dúvida, uma das obrigações fiscais anuais mais importantes.
EFD-Reinf
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais foi criada com um complemento ao eSocial. Sendo mais um módulo do SPED, ele é utilizado para que as empresas apresentem informações sobre retenções não referentes ao trabalho, bem como, os rendimentos pagos.
Desde janeiro de 2019 todas as empresas estão contempladas no EFD-Reinf. Com isso, é preciso ficar atento ao prazo de cada ano para realizar suas declarações.
ECD e ECF
A Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) são outros dois módulos do projeto SPED. Embora não sejam incumbências de todas as instituições (optantes pelo Simples Nacional estão fora), elas são exemplos claros de obrigações fiscais anuais.
Existem algumas medidas que o seu negócio pode adotar para não só diminuir a incidência de erros no SPED como também otimizar o processo de conferência do mesmo. Confira as dicas abaixo:
Nesse sentido, a tecnologia é essencial não só para que seja possível checar as informações com mais agilidade, mas também para garantir que dados importantes sejam ignorados.
Quem está obrigado a enviar o SPED Fiscal?
Ainda que seu contador seja quem realize o serviço, saiba que, na realidade, a responsabilidade pela emissão dos arquivos do SPED é da empresa, pois as informações necessárias para geração desses arquivos estão nos sistemas de gestão utilizados por ela.
Essas obrigações devem ser entregues todo dia 20 de cada mês, contendo dados sobre o mês anterior já encerrado. Vale ressaltar que a administração tributária pode sofrer variações entre os governos estaduais.
Levando-se em consideração a relevância do SPED para o fisco, se houver o descumprimento das obrigações relativas ao Sistema Público de Escrituração Digital, então a pessoa jurídica terá multas punitivas.
As penalidades podem ser aplicadas em caso de atrasos na transmissão dos dados da escrituração, inconsistências e omissão de informações.
No caso de empresas optantes pelo Lucro Presumido, a multa por atraso pode chegar a R $500,00 por mês, valor que sobe para R $1.500,00 se o regime for o Lucro Real.
Caso a escrituração seja entregue em atraso, entretanto, antes que haja a fiscalização, o empresário poderá obter um desconto de 50% sobre o valor da multa.
Por outro lado, se a empresa receber alguma intimação, deverá pagar mais de R $1.000,00 por mês de atraso quando decidir fazer a prestação de contas.
O fato é que o processo burocrático de uma empresa, muitas vezes, exige conhecimento especializado. Isso faz com que muitos contribuintes deleguem o envio do SPED Fiscal para seus contadores.
Há uma grande discussão sobre quem deve emitir o SPED Fiscal. Entretanto, como já foi dito, a responsabilidade é do contribuinte. Cabe ao contador apoiar o empresário, pois, no fim das contas, o contador também terá que lidar com possíveis erros.
Além da automação, um escritório de contabilidade para atender à empresa ou, pelo menos, dar assessoria especializada ajuda muito na redução do risco fiscal e no cumprimento dos deveres legais.
Inclusive, pode ser uma decisão importante para o sucesso da empresa, pois acumular multas e retrabalho pode afetar o negócio, ainda que ele tenha bons produtos ou serviços e vendas.
Depois de passar por todo o nosso artigo, você certamente entendeu a complexidade e a importância do SPED, suas variáveis e suas compartimentações em declarações específicas.
Assim, sabe quais decisões e cuidados deve tomar para cumprir com as obrigações e evitar as multas previstas.
Caso ainda tenha dificuldades para compreender, analisar e preencher o SPED Fiscal, você pode contar com a expertise dos profissionais da Investor.
A Investor é uma empresa que conta com um corpo executivo altamente qualificado, que presta assessoria para avaliações de empresas, captação de recursos, operações societárias, emissão de laudos em cumprimento às obrigações contábeis, dentre outros processos.
Seu principal foco é oferecer serviços de excelência que contribuam para o sucesso do seu negócio. Isso, usando metodologias reconhecidas em diferentes áreas corporativas.
Se você quer saber mais sobre esse ou outros assuntos, entre em contato com a Investor e desmistifique as burocracias.
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