Auditoria interna: Saiba como fazer uma passo a passo

Ter uma gestão eficiente, com regras, metodologias, processos e resultados bem definidos é objetivo central de empresas sérias e produtivas. Para chegar a esse patamar é preciso adotar algumas ferramentas de gestão importantes como a auditoria interna.

Trata-se de um conjunto de procedimentos usados para analisar e conferir dados de controle interno de uma empresa, órgão ou instituição, independente do seu ramo de atuação.

Ao adotar a auditoria interna como instrumento de manutenção da qualidade do trabalho, a empresa precisa seguir alguns critérios. Estabelecer a modalidade de auditoria desejada, bem como os objetivos, o cronograma e bons relatórios estão entre eles.

É importante lembrar que a auditoria interna pode ser aplicada nas áreas contábeis e financeiras, mas também na operacional, fiscal, gerenciamento, em sistemas e processamentos eletrônicos de dados e até governamental.

A realização do trabalho dependerá fundamentalmente de um bom planejamento estratégico.

O auditor deve conhecer detalhadamente a política interna da empresa, seus processos operacionais, administrativos e contábeis. Precisa ter ciência sobre os motivos que levaram à auditoria, as ferramentas e o tempo que levará para realizar o trabalho, conhecer os riscos e buscar sempre os melhores resultados.

Desta forma, o auditor consegue identificar o que foge da normalidade de trabalho, detectando possíveis falhas e indicando sugestões que possam auxiliar na melhoria contínua dos processos e na tomada de decisões.

O que é auditoria interna?

Desenvolver um plano de ação que colabore para que a administração alcance seus objetivos é a principal definição e atribuição de uma auditoria interna.

A ferramenta é regulamentada por órgãos competentes como o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) por meio da Resolução 986 de 2003.

O CFC estabeleceu regras de procedimentos técnicos para a realização de auditoria interna, bem como conduta de trabalho para o auditor que se responsabilizará por sua execução.

A auditoria interna deverá terr uma abordagem sistêmica e disciplinada para averiguar a eficiência ou não dos processos adotados pela instituição.

Para isso é preciso revisar e avaliar dados e controles fiscais, operacionais, financeiros e fiscais; verificar o cumprimento de normas e planos em vigor, bem como determinar a documentação sobre o ativo e a confiança sobre os dados fornecidos.

Importante lembrar que a auditoria interna, realizada por um auditor, tem papel assessorial e não de autoridade sobre algum membro ou setor da instituição.

Para se atingir bons resultados uma auditoria interna precisa ter independência de trabalho, porém não podem planejar e nem implantar qualquer tipo de conduta ou alterar registros. Seu principal papel é revisar e avaliar.

Conceito de auditoria interna

Como em qualquer outro tipo de trabalho que exerça papel fiscalizador a auditoria interna segue normas e padrões como a ISO 9000 da Organização Internacional para Padronização, regulamentada no Brasil pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

O trabalho consiste em aplicar mecanismos para examinar e validar um sistema, atividade ou informação de uma organização de trabalho, com metas para aprimorar suas atividades.

A auditoria interna deve ser independente e realizada por um setor designado pela direção para verificar se os processos adotados são viáveis, produtivos e livres de fraudes, erros ou práticas sem efeito.

O trabalho bem como os resultados obtidos pelo auditor deve ser reportado somente à direção. Entre as principais ações, destaque para:

• Apoio integral à gestão;
• Fornecer informações com maior exatidão sobre o andamento dos trabalhos realizados;
• Viabilizar relatórios sobre a situação econômica, patrimonial e financeira;
•  Avaliar com segurança dados sobre os processos adotados, de gerência de riscos e de controle;
• Proteger o patrimônio contra riscos ocasionados por possíveis erros e irregularidades;
• Gerar informações que permite maior controle na elaboração, aprimoramento, execução e avaliação dos controles internos;
• Analisar se as normas internas estão sendo cumpridas, bem como a necessidade da criação de novas medidas mais apropriadas e céleres.

Qual é o objetivo de uma auditoria interna?

Avaliar a exatidão dos dados das atividades em questão é o principal objetivo de uma auditoria interna. A partir de um minucioso trabalho desempenhado por auditor capacitado e independente, será possível fornecer análises, recomendações e apontamentos sobre a atividade analisada.

A auditoria interna é mais uma ferramenta que auxilia os gestores no controle de suas atividades, bem como na identificação de possíveis erros ou fraudes.

Desta forma o administrador terá condições de rever processos, criando mecanismos que ofereçam maior controle e segurança patrimonial, bem como aumento da credibilidade na elaboração dos relatórios contábeis e gerenciais.

Somente por meio de uma análise muito bem detalhada o auditor terá condições para interpretar e documentar as informações processadas. O resultado deverá ser documentado por meio de relatórios.

No documento o auditor poderá sugerir providências para melhoria do desempenho administrativo, fiscal ou operacional da organização em questão.

Portanto, a auditoria interna supera as metas de mera fiscalização, devendo assumir papel importante como instrumento de mudança e controle.

Qual é a importância da auditoria interna?

A auditoria interna tem papel crucial quando o assunto é simplificar atividades, acabar com desperdícios ou apoiar a gestão de uma forma eficiente e transparente. Sempre buscando atingir os objetivos estratégicos, operacionais, financeiros e de conformidade da organização em questão.

A auditoria interna colabora para maior precisão dos demonstrativos contábeis, viabiliza informações reais e confiáveis sobre a real situação econômica, financeira e patrimonial do empreendimento, possibilitando ainda, maior precisão dos resultados computados ao longo da auditoria.

Munida de informações coerentes, a empresa conquista processos e controles mais eficientes, planeja suas ações e atividades de forma segura, evitando erros e fraudes, além de conquistar maior credibilidade no mercado.

Quais as diferenças entre a auditoria interna e a auditoria externa?

Com diferenças sutis entre si e muitas semelhanças, pois adotam praticamente as mesmas técnicas de execução.

A auditoria interna é realizada por um auditor da própria empresa, com foco na análise das políticas e procedimentos usados para tomada das decisões contábeis e operacionais.

Apresenta informações e sugestões que possam contribuir para sanar possíveis deficiências encontradas, bem como criar novas normas para melhorar as atividades laborais da empresa.

Sem ser obrigatória, a auditoria interna geralmente é realizada por profissional ligado à área contábil ou administrativa.

Porém, como o auditor tem a capacidade de identificar possíveis irregularidades, alerta sobre os riscos de sanções legais, bem como pode contribuir efetivamente para o aperfeiçoamento dos processos e, por consequência, na melhoria da produtividade.

Já na auditoria externa a organização contrata um profissional independente, seja pessoa física ou jurídica. Voltada para o mercado, seu principal foco será o estudo das políticas, procedimentos e demonstrativos contábeis.

O trabalho deve ser realizado por um auditor contábil com registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). A auditoria externa é uma atividade regulada pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

Por lei, organizações de capital aberto, com faturamento anual superior a R$ 300 milhões ou patrimônio acima de R$ 240 milhões são obrigadas a passar por auditoria externa.  Já as pequenas e médias empresas são orientadas a passar por auditoria para manter seus registros seguros.

Em quais situações a auditoria interna é realizada?

Importante ferramenta para melhorar resultados e desempenho operacional a auditoria interna é indicada em especial nos casos que a empresa passa por dificuldades financeiras ou desconfia de irregularidades.

O objetivo do trabalho é identificar as falhas, possíveis fraudes, superfaturamento ou desvios de recursos.

São inúmeras as causas para o surgimento desse tipo de problemas, como endividamento, má gestão dos recursos e o controle ineficiente dos registros.

Realizada por um auditor capacitado e experiente, o trabalho verifica a eficácia dos controles internos, bem como assegura a exatidão das informações e dos registros avaliados.

Vantagens da auditoria interna

Uma organização que mantém auditoria interna em seu quadro administrativo sai na frente dos concorrentes, no tocante à confiabilidade das informações geradas. Além disso, conta com maior controle sobre suas atividades, minimiza erros e possíveis prejuízos.

Sua maior organização interna atinge disciplina na avaliação e aperfeiçoamento dos processos de gerenciamento. Entre as principais vantagens da auditoria interna podemos ressaltar:

• Antecipação na solução de problemas;
• Identificação de fraudes e desvios;
• Análise tributária eficiente e fidedigna;
• Eliminação de riscos fiscais;
• Melhor planejamento com dados fiscais corretos e o aprimoramento das práticas administrativas;
• Otimização dos controles;
• Avaliação e melhor aplicação das normas e das políticas internas;
• Aumenta a credibilidade da empresa.

Passo a passo de como fazer uma auditoria interna

Periodicamente qualquer empresa deveria passar pelo processo de auditoria interna. Isso garantiria que a metodologia, normas e regras adotadas estão dentro do planejado.

Para garantir que esse trabalho seja realizado da melhor forma possível, o auditor precisa criar um passo a passo em sua auditoria interna.

O primeiro deles é planejar o trabalho, elaborando um programa anual de auditorias, que atenda as normas de gestão da qualidade ISO 9001.

Em seguida é preciso, dividir as atividades, identificar os problemas, definir as linhas de avaliação dos trabalhos, assegurar sua uniformidade, manter uma checagem periódica das tarefas e dos dados.

Defina os objetivos da auditoria interna

Por fazer parte da corporação, o auditor interno já deve estar familiarizado com os processos de gestão da empresa. Isso facilitará, de certa forma, a definição dos objetivos da auditoria interna.

Por meio desse trabalho o auditor criará um plano de ação que ajude os gestores administrativos a atingir os objetivos idealizados pela empresa.

Ele precisa identificar a real necessidade desse trabalho, como por exemplo, testar os processos de satisfação do cliente, por meio da coleta contínua de dados sobre produtos e processos.

O processo de auditoria interna visa desenvolver um plano de ação que auxilie os gestores administrativos a alcançarem os objetivos traçados pela organização.

Faça um planejamento

O auditor precisa planejar suas ações e metas para que seu trabalho flua de forma eficaz. Ele precisa saber quais serão, quando e como fará para auditar os processos, bem como quais parâmetros usará para realizar o trabalho.

A identificação das áreas de atuação e a forma como fará os registros também são importantes. Se fará por meio de planilhas, e-mails, formulários impressos ou sistema eletrônico, que, além de facilitar o gerenciamento de dados, permite melhorar a qualidade da informação.

Tenha um cronograma

Definir um cronograma de trabalho, com metodologia própria e válida é fundamental para a confiabilidade dos resultados da auditoria interna.

O auditor precisa colocar tudo no papel com data de início e término do trabalho; identificar processos e sub-processos que passarão por auditoria, quais ferramentas usar para isso e quais requisitos devem ser considerados.

Sempre buscando a melhoria dos processos e da tomada de decisões por parte dos gestores.

Crie um check list

Nessa fase é importante que o auditor entenda os mecanismos de funcionamento da auditoria e suas exigências. O profissional precisa adequar a checagem de sua lista com a realidade da organização.

Para isso, deve estudar os critérios que utilizará para auditar, separando cada um deles por processos auditados. Deve compará-los com a informação documentada.

O auditor precisa listar ainda: segurança, materiais, movimentações, áreas a serem auditadas e suas localizações, registro dos problemas encontrados, relatórios do trabalho executado e sua eficácia.

Tenha um auditor imparcial

A ISO 19011 de 2018 estabelece as diretrizes para a realização da auditoria e também traz orientações sobre como o quem a executará.

O profissional de pelo exame de qualificação técnica para que obtenham o registro no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI) e no Cadastro Nacional dos Peritos Contábeis (CNPC).

Ele deve ser íntegro, idôneo, confiável, saber trabalhar em equipe, ter boas estratégias, ser atento aos detalhes, estar em constante aprimoramento profissional e se manter imparcial.

Ética é outra característica essencial nesse tipo de trabalho. Em hipótese alguma o auditor deve se deixar influenciar por qualquer tipo de vantagem ou presentes. Ter a mente aberta, ser diplomático e perceptivo complementam a sua personalidade.

Elabore um relatório e plano de ação

É importante que o auditor execute seu plano de ação e relatórios de trabalho de forma clara e eficiente. Para isso deve saber quais problemas, processos e tarefas devem ser auditados; quais serão as ações e departamentos que precisam ser melhorados ou implantados.

Necessita ainda, deixar a equipe sempre a par de todo trabalho e nunca deixar pendências. Nos relatórios o auditor necessita deixar claro os resultados obtidos, bem como a importância de se criar um setor de auditoria interna permanente na empresa, caso ela já não tenha.

Caso a organização não tenha um auditor interno, poderá contar com assessoria de empresas que possam entender a estrutura dos processos, bem como os objetivos do trabalho desejado.

Com equipe habilitada e serviços customizados de acordo com as demandas de cada empresa, a Investor Consulting Partners oferece consultoria especializada em avaliações com foco no sucesso dos negócios, sejam ele empresas, empreendimentos ou imóveis de ativos fixos.

Foco em eficiência, inovação e estrutura organizacional, adota modernas ferramentas de gestão para diversos trabalhos organizacionais, sempre visando a valorização e melhores decisões para os clientes.

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Conclusão

Como já vimos, a empresa que possui auditoria interna como prática constante sai na frente de seus concorrentes, quando o assunto é qualidade de produtos e serviços oferecidos.

É por meio de auditoria interna que a empresa mantém análises e avaliações periódicas de seus processos e metodologias de trabalho administrativo e produtivo.

Realizada por um auditor habilitado, a auditoria identifica possíveis falhas e fraudes, adotando ações e programas que busquem a melhoria contínua da gestão.

O setor é regulamentado por órgãos específicos como o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e segue normas técnicas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

Integridade moral e ética, disciplina, confiabilidade e isenção técnica são alguns requisitos essenciais para o auditor, que precisa documentar todas as informações obtidas ao longo do trabalho. Isso pode ser feito por meio de relatório, e-mail, formulários eletrônicos, já disponíveis no mercado.

Auditoria essa que precisa ter data para início e fim, bem como ter de forma clara as áreas a serem auditadas e os possíveis problemas que levaram a essa fiscalização. Planejamento é fundamental para o sucesso dos trabalhos, que devem resultar na prevenção de erros, fraudes e irregularidades.

A partir dos resultados, o auditor deve apresentar soluções que possam minimizar o problema, apontando ainda sugestões para melhorar os processos, otimizar tempo, auxiliando as organizações a alcançar as metas preestabelecidas.

Importante ressaltar que os resultados da auditoria interna buscam sempre a eficácia dos processos administrativos, gerenciando melhor os riscos, agregando valor aos resultados de uma empresa, independente do seu porte ou foco de atuação.

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