PDCA: metodologia que irá melhorar a sua gestão

Toda empresa visa melhorias para aumentar seu poder competitivo, se destacar e permanecer no longo prazo. Como forma de auxiliá-lo, nós da Investor elaboramos este artigo com uma ferramenta que vai fazer com que sua empresa aprimore seus produtos e processos e, consequentemente, sua gestão: PDCA. Você sabe o que é? Continue lendo o artigo para saber tudo!

Origem do PDCA

O ciclo PDCA é também chamado de ciclo de Shewhart ou de Deming, referência a são seus idealizadores. Walter Shewhart, um físico norte-americano conhecido por sua atuação na área de controle estatístico de qualidade, foi o criador do modelo na década de 20. Porém, tal modelo tornou-se popular apenas na década de 50 pelo professor William Edwards Deming que se dedicava às melhorias dos processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra mundial e se destacou no gerenciamento de qualidade. Deming também foi responsável por torná-lo mundial através de palestras e consultorias no Japão.

Inicialmente, o objetivo do modelo PDCA era apenas a melhoria contínua da qualidade. Hoje, após muitos anos de evolução e aprimoramento, é utilizado como forma de compreender e melhorar os processos. Além de resolver problemas da organização, podendo ser aplicado em qualquer empresa, independentemente do tipo, ramo ou porte.

Mas o que é PDCA?

PDCA é uma ferramenta de gestão da qualidade e é a sigla de Plan – Do – Check – Act, ou seja, Planejar – Fazer – Verificar – Agir. É uma técnica interativa que visa melhorar processos e produtos de forma contínua por meio da identificação de problemas, análise de suas causas e levantamento de possíveis soluções. Cabe ressaltar que este foca nas causas do problema e não em suas consequências, para que assim este seja melhor solucionado.

O modelo está relacionado com a execução da estratégia da empresa, uma vez que, por meio dele, é possível fazer com que os objetivos definidos no planejamento estratégico sejam alcançados de maneira eficiente e eficaz.

O modelo baseia-se em 5 passos para solução de problemas:

1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4. Sugerir possíveis soluções;
5. Observar as soluções aplicadas, aceitando-as ou rejeitando-as.

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Etapas

1ª etapa: Planejamento – Plan

Refere-se à estratégia e deve estar alinhado com os princípios e valores da empresa. Visa analisar problemas, oportunidades de melhorias e informações para definir objetivos e metas a serem atingidos com o ciclo, como também seus métodos, indicadores de desempenho e a equipe responsável.

Neste primeiro momento, é necessário identificar o problema e seus impactos, observar o mesmo e seus detalhes para dar base ao cronograma, ao orçamento e às metas, analisá-lo para testar hipóteses e fazer brainstormings visando descobrir suas causas e, finalmente, definir o plano de ação para eliminá-lo.

O plano visa estabelecer as ações para atingir a meta desejada, ou seja, planejar o trabalho a ser realizado. Logo, o planejamento é de extrema importância, pois é ele que dá as diretrizes para o ciclo, assim, qualquer erro aqui acarreta falhas e perdas nas demais etapas.

2ª etapa: Execução – Do

Nesta etapa, é necessário colocar em prática aquilo que foi definido no planejamento. Aqui é necessário treinamento das partes envolvidas, atenção e acompanhamento constantes para que não ocorram falhas e desvios do que foi previamente planejado.

Além disso, é necessário o registro de resultados, dúvidas, dados e problemas que possam aparecer. Pode ser que alguma parte do planejamento não seja factível e surja a necessidade de mudanças no que foi planejado, o que também deve ser registrado e analisado. O registro é importante para dar base a próxima etapa do processo: verificação.

3ª etapa: Verificação – Check

A verificação refere-se a medir, monitorar, analisar e avaliar o que foi executado e seus resultados. É essencial comparar resultados e dados obtidos com o que foi planejado, registrar efeitos do que foi colocado em prática e verificar o sucesso ou insucesso da execução.

O objetivo principal é detectar erros e falhas ou constatar que tudo está conforme planejado. Por isso, é importante que haja verificação em todas as etapas do ciclo, evitando e corrigindo erros imediatamente, através de ações e ajustes e, se necessário, reavaliação do plano.

4ª etapa: Ação – Act

Neste momento são tomadas ações corretivas e ajustes para solucionar problemas ou divergências do plano ao longo do ciclo e constatados na etapa de verificação, evitando que estes se repitam e permitindo um aprimoramento constante. Após solucionar falhas ou se forem necessárias mudanças no plano, o ciclo se reinicia para garantir que os objetivos sejam alcançados da forma mais adequada.

Nesta etapa ocorre a padronização, ou seja, define-se o que foi bem-sucedido para ser mantido e comunicado à organização o novo padrão (caso contrário, volta-se a primeira etapa e reinicia-se o ciclo). Também é gerada a conclusão, onde é feita uma avaliação final analisando resultados, positivos e/ou negativos, e também é feito o registro do aprendizado. Com a conclusão em mãos, torna-se possível descobrir o que ainda precisa ser melhorado para dar início a um novo ciclo. Mesmo quando o ciclo é bem-sucedido e não apresenta necessidades de mudanças muito expressivas, é necessário reiniciar o ciclo já que sempre existem possibilidades de melhorias.

O modelo

Por ser um ciclo, é necessário que nenhuma etapa seja omitida, caso contrário todo o processo pode ser comprometido. Além disso, todo ciclo deve ser iterativo, ou seja, deve focar em planejamento e repetição de suas etapas com o objetivo de garantir precisão, já que a cada repetição, o ciclo traz resultados diferentes, mas complementares e aprimorados.

Como o PDCA prioriza a medição dos resultados, a metodologia torna possível gerenciar e repetir os melhores processos, evitar aqueles que não trazem bons resultados, como também, evitar decisões equivocadas tomadas pela equipe. A organização deve ter em mente que problemas são oportunidades de melhorias em seus processos.

Logo, o modelo PDCA é intuitivo, simples, eficaz e fácil de aplicar, o que permite um controle eficiente e melhoria contínua da gestão da empresa e das atividades internas e externas, como também, a minimização de erros no processo de tomada de decisão. Para isso, é necessário que ao final de um ciclo, outro seja imediatamente iniciado para que as melhorias se tornem cumulativas e contínuas. Além disso, cabe ressaltar que este deve ser utilizado de forma preventiva e não apenas quando o problema já estiver causando impactos negativos.

Gostou de saber sobre o PDCA? Estamos a disposição para qualquer dúvida!