4 passos para montar uma controladoria

Independente do momento da sua empresa, você sempre estará pensando no próximo passo. Não é? São pouquíssimos empreendedores que se contentam com a situação atual do negócio. Às vezes, a necessidade é aumentar o time, outras tantas é o faturamento. Talvez seja mudar de sede, ou começar a investir em novos canais de aquisição de clientes.

Esse processo de mudança e evolução é comum (e saudável). Estagnar no tempo significa deixar os concorrentes saírem na frente, é não investir em inovação e não colocar ações em teste. E para parte das empresas, evoluir é internalizar; deixar de terceirizar algumas funções, aumentar a equipe e desenvolver dentro de casa o que antes era feito por terceiros.

E é esse gancho que nos traz para o tema deste texto: o momento de internalizar a Controladoria.

É normal, principalmente nos dias de hoje, a terceirização das atividades de Controladoria, como planejamento e orçamento. Mas, mesmo considerando os benefícios de terceirizar as funções de uma área, às vezes é preciso montar uma Controladoria interna.

Portanto, hoje iremos explorar os primeiros passos para montar uma área de Controladoria na sua empresa. Mas antes, algumas definições!

O que faz a Controladoria?

Se você caiu de paraquedas neste texto, sem problemas. O que a área faz, grosso modo, é bem fácil de entender. A Controladoria é responsável por controlar e organizar a gestão empresarial e econômica. É papel dela, portanto, criar um planejamento orçamentário, fazer um controle contábil, gerar relatórios e apoiar as tomadas de decisões.

A área faz com que o que foi definido estrategicamente seja executado na parte operacional e tática da empresa.

Pense da seguinte forma: como você sabe que as estratégias atuais estão dando o resultado esperado? E como fazer que as ações da empresa, em consonância entre as áreas, façam com que a empresa alcance o objetivo estratégico almejado?

A resposta está na Controladoria. Em suma, a área utiliza conceitos da Administração e da Contabilidade para ajudar a empresa a estruturar ações, tomar decisões e acompanhar os resultados.

Para não restarem dúvidas, confira algumas funções e responsabilidades da área:

• Controle contábil;
• Análise de relatórios e indicadores de desempenho;
• Auxílio nas tomadas de decisões de todas as áreas;
• Controle de receitas, custos e despesas.

Qual o momento ideal de montar uma área de Controladoria?

Muitos são os que possuem essa dúvida. E para ser direto: não existe momento ideal. É subjetivo, como muitas coisas dentro de uma empresa.

Da mesma forma que a atuação de uma empresa que atende pessoas físicas muda em relação a uma que atende pessoas jurídicas, questões relacionadas a controle, criação e desenvolvimento de áreas seguem a mesma dinâmica.

O que queremos dizer é que, para saber se é ou não o momento ideal de montar uma Controladoria interna, antes de mais nada é necessário entender seu momento atual e onde sua empresa quer chegar.

Portanto, antes de tomar qualquer decisão, considere os seguintes pontos:

A Contabilidade não dá mais conta de todo o trabalho?

Às vezes — e por conta do crescimento da empresa — , as áreas de uma empresa  desenvolvem responsabilidades que não fazem parte do seu escopo. Controladoria e Contabilidade são coisas diferentes; complementares, mas diferentes.

Portanto, se a sua Contabilidade (seja ela externa ou interna) está começando a desenvolver papéis de Controladoria, fique atento. Provavelmente sua empresa está exigindo mais dos relatórios e decisões mais estratégicas estão surgindo. Esse é um bom momento de criar uma área interna – ou, se for o caso, terceirizar.

Já existem colaboradores dedicados à função

Uma “euquipe” (equipe composta por uma pessoa) pode ser o suficiente, tudo depende do tamanho da sua empresa, dos relatórios utilizados e da quantidade de dados a serem processados.

De qualquer forma, quando sua empresa já cresceu ao ponto de contratar uma pessoa dedicada à função (ou promover um interno), é um bom momento de considerar criar uma área.

A empresa começou a crescer

O crescimento de uma empresa exige muito de todas as áreas. E com o crescimento, líderes (principalmente sócios) precisam de mais informações e dados sobre o desempenho da empresa. Dessa forma, esse momento exige uma área de Controladoria para apoio nas tomadas de decisões.

Mas longe de servir apenas para os sócios, a Controladoria também auxilia outras áreas como Marketing e Vendas. Ela, por exemplo, consegue medir, em números, se as ações das áreas estão dando os resultados exatos. Pode, também, construir cenários orçamentários para as áreas. Leia mais sobre simulação e construção de cenários aqui.

4 passos para montar um time de Controladoria interno

Montar um time de sucesso requer dedicação e uma percepção muito clara de onde se quer chegar. E para isso, alguns passos essenciais devem ser seguidos; tudo para garantir uma boa contratação e estruturação do seu time. Listamos alguns passos a seguir, confira!

1.   Tenha um objetivo claro para a área

Antes de mais nada, entenda o porquê de a área existir. Qual será o objetivo? Direcionar a empresa com um planejamento orçamentário? Guiar decisões com relatórios e indicadores? Organizar ações das áreas? Ou todas as opções anteriores?

Saber o que a área fará tornará mais fácil cobrar por resultados, alinhar expectativas e estruturá-la do zero. Além do mais, é importante que as funções da área estejam alinhadas com o seu objetivo estratégico, ou seja, a visão a longo prazo da empresa.

2.           Defina um escopo do time ideal

Quem irá compor o time? Defina um escopo (aqui, o ideal é criar um organograma de funções) com os membros que você deseja no seu time. É preciso de um controller, analista de Contabilidade, administrativo? Você decide o que é melhor para sua empresa e para a área que deseja montar.

Defina, também, para cada função, as responsabilidades e expectativas de cada colaborador. Na contratação, busque pessoas qualificadas, mas também alinhadas com os valores e missão da sua empresa.

3.           Crie a estrutura organizacional da Controladoria

A estrutura organizacional é mutável. A Controladoria nas empresas pode trabalhar dentro do Financeiro, ser um braço direito dos sócios ou ser uma área independente. Ao criar essa estrutura, defina qual posição a Controladoria tomará dentro da empresa, quem ela irá responder e quais são todas as funções que a compõe.

Confira um exemplo de organograma:

4.           Defina as ferramentas e relatórios que serão utilizados

Essas definições não são tarefa fácil, entendemos. Por isso o ideal é começar esta etapa quando ao menos uma pessoa do time já tenha sido contratada. Dessa forma, você terá ajuda de uma pessoa especialista para escolher e definir as ferramentas necessárias, bem como os relatórios e controles utilizados.

É importante, também, entender se a ferramenta é capaz de integrar com a sua área financeira. Isso porque a área de Controladoria demanda insumos e dados para trabalhar, e parte dessas informações provém das finanças da empresa.

Antes de escolher, entenda se a ferramenta possui os relatórios necessários. Um DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), por exemplo, é um relatório indispensável para qualquer empresa. Dessa forma, a sua Controladoria deve utilizá-lo constantemente, e a ferramenta contratada deve ajudar nesse processo.

Concluindo

Mesmo sendo um processo complicado, ter uma Controladoria (seja ela terceirizada ou não) é essencial para empresas que desejam crescer de forma saudável e produtiva.

A empresa Treasy fornece além de um software para construção de um planejamento e orçamento, uma solução de terceirização das funções de uma Controladoria.

 

Este texto foi um produzido em uma parceria com a Treasy!