Reserva de Contingência: o que é, como funciona e como calcular

Você sabe o que é uma reserva de contingência?

Sempre que pensamos em planejamento financeiro, tanto pessoal quanto empresarial, é fundamental considerarmos os possíveis imprevistos que podem surgir no dia a dia.

A reserva de contingência funciona dessa forma: ela é criada para dar um suporte financeiro para as empresas em imprevistos e/ou urgências.

Quer saber mais como ela funciona, como construir a sua e os tipos de reserva que uma empresa deve considerar? Continue a leitura.

O que é reserva de contingência?

Como citado anteriormente, a reserva de contingência consiste em uma reserva financeira para que as empresas consigam lidar com imprevistos, problemas e gastos extra que estavam fora do orçamento.

Ela auxilia a prever, de certa forma, os possíveis contratempos que a empresa pode sofrer, sem que os custos e prazos de um projeto sejam afetados.

A análise e gerenciamento de riscos é fundamental para a construção de uma reserva de contingência, uma vez que a proposta dessa reserva é justamente prever e lidar com os riscos antes que eles afetem o bom funcionamento da instituição.

Qual a relação entre reserva de contingência e gestão de riscos?

A gestão de riscos é necessária para a estruturação de um negócio de sucesso.

A partir dela, o empresário conseguirá identificar os possíveis problemas que podem surgir, tanto internamente, na empresa, quanto no que diz respeito ao mercado em que a instituição está inserida.

É importante, no momento da gestão de riscos, pontuar todos os problemas e imprevistos que poderão aparecer, que poderão gerar alguns custos não planejados.

Uma vez que essa lista está pronta, a empresa pode se preparar de duas formas:

• criando estratégias para evitar que esses problemas aconteçam;
• criando uma reserva de contingência para não permitir que esses imprevistos representem um rombo no fluxo de caixa da instituição.

Para conseguir realizar uma análise de riscos e, a partir daí, construir a sua reserva de contingência, é importante então passar por três passos:

1. mapear todos os riscos que a empresa pode enfrentar futuramente;
2. avaliá-los de forma qualitativa e quantitativa;
3. criar um plano de ação (para evitar que eles aconteçam ou reduzir os danos financeiros quando acontecerem).

Apenas quando esses três passos são executados é que será possível criar uma reserva de contingência eficiente para a empresa.

O plano de ação é fundamental em qualquer situação: como alguns riscos são previsíveis, é importante que a empresa seja capaz de criar ações tanto para evitá-los, quanto para contornar a situação quando eles ocorrerem.

Para que serve a reserva de contingência?

A reserva de contingência serve para absorver possíveis prejuízos que possam ocorrer, sem que esses débitos prejudiquem o fluxo de caixa.

Como explicado anteriormente, trata-se de uma reserva criada para arcar com custos extras que alguns riscos podem causar.

O grande diferencial dessa reserva é que ela deverá ser usada para arcar apenas com as perdas que foram previstas durante a gestão de riscos, evitando assim que a empresa enfrente prejuízos e furos no fluxo de caixa.

Podemos dizer, portanto, que a reserva de contingência serve para dar suporte e reduzir o impacto de alguns problemas que podem resultar em perda financeira para a instituição.

A reserva de contingência está prevista na legislação pelo art. 195 da Lei n° 6.404, de 1976.

Como funciona a reserva de contingência?

Quando a empresa começa a trabalhar em um novo projeto, é preciso realizar a análise de riscos.

Como explicamos anteriormente, essa análise de riscos irá pontuar todos os possíveis problemas e despesas que poderão aparecer além do corpo geral do projeto.

Com os possíveis valores de imprevistos e perdas em mãos, é hora de criar a reserva de contingência.

Essa reserva tem um tempo de duração previsto pelo projeto e deverá ser usada unicamente para arcar com os gastos excedentes que foram pontuados durante a análise de risco.

Caso um ou mais problemas previstos aconteçam, é com essa reserva de contingência que as despesas serão pagas.

Se a empresa utilizar apenas uma parte da reserva de contingência, o restante entrará novamente, para a conta de lucros acumulados, entrando de novo no cálculo dos dividendos.

O mesmo acontece se a empresa não utilizar nenhum centavo da reserva de contingência: ela será revertida integralmente na conta de lucros acumulados, entrando para o cálculo dos dividendos.

Qual a importância da reserva de contingência?

Como explicado anteriormente, a reserva de contingência é um tipo de precaução: ela ajuda a lidar com as perdas que estavam previstas como riscos, mas que os gestores não têm certeza se acontecerão de fato.

Se uma empresa não se preparar com uma reserva de contingência e as perdas acontecerem, ela terá um grande baque financeiro, o que pode causar outros problemas futuramente.

Para as empresas que investiram na reserva de contingência, o cenário é outro: quando o problema se concretiza, existe um “colchão” financeiro que ajudará a amortecer o impacto, não afetando o caixa da instituição.

Se os problemas não se concretizarem: excelente! A reserva de contingência pode ser revertida para a conta de lucros acumulados da empresa, entrando novamente nos cálculos dos dividendos.

Como se constitui a reserva de contingência?

A reserva de contingências é criada a partir de uma parte do lucro líquido da instituição.

Os gestores deverão descrever quais são as perdas previstas para justificar a necessidade de reservar uma parte do lucro da empresa para essa finalidade.

É fundamental que os gestores levantem esse valor das perdas e justifique-o porque, pela constituição, a formação de uma reserva de contingências irá afetar a distribuição de dividendos da empresa entre os acionistas.

Isso significa que tudo precisa ser devidamente descrito e bem explicado para que todos os envolvidos estejam cientes dessa necessidade, o valor e o prazo do projeto.

Como calcular a reserva de contingência?

Para calcular a reserva de contingência, é preciso considerar os riscos pontuados no início do projeto, bem como sua probabilidade de acontecer e a proporção do impacto que eles podem causar.

É a partir desses pontos que será determinado o valor a ser adicionado no orçamento, bem como o aumento da duração prevista daquele projeto, considerando as contingências.

A melhor maneira de calcular a reserva de contingência é, também, a maneira mais simples de fazê-la: determinar uma porcentagem em relação ao orçamento e em relação ao prazo final de uma fase do projeto (ou do projeto completo).

É importante que essa porcentagem seja determinada sempre levando em consideração as análises quantitativa e qualitativa dos riscos que foram pontuados.

Qual o percentual da reserva de contingência?

De acordo com o Projeto de Lei Orçamentária, a reserva de contingência de uma empresa deverá comportar o percentual de 0,8% sobre a receita corrente líquida da instituição.

Já conforme a Lei Orçamentária Anual, o percentual da reserva de contingência deverá ser de 0,4%, de acordo com o disposto no art. 5º, III, da Lei Complementar Federal n.º 101, de 2000.

Quando utilizar a reserva de contingência?

Durante a realização de um projeto específico da empresa, é preciso criar a reserva de contingência.

A reserva de contingência só será utilizada para lidar com os possíveis problemas previstos durante a gestão de riscos do projeto.

Caso esteja prevista a perda de materiais, por exemplo, que precisam ser repostos, essa reserva ajudará a repor o que foi perdido sem que isso vire um prejuízo para a instituição.

É importante se atentar a esse detalhe: a reserva de contingência deverá ser de uso exclusivo daquele projeto, para os riscos e perdas previstas durante a aprovação do orçamento para criá-la.

Por isso é tão importante que as perdas sejam devidamente pontuadas e justificadas junto aos responsáveis, para que todos estejam cientes, gestores e acionistas, de que a distribuição de dividendos durante aquele período será diferente.

Se a reserva for usada em sua totalidade, ela precisa ser registrada.

Como explicado anteriormente, caso seja usada apenas parcialmente ou não seja usada de forma alguma, ela entrará novamente no fluxo da empresa como lucro acumulado e passará pelo processo de cálculo de dividendos.

Tipos de reservas de lucro

Além da reserva de contingência, importantíssima para a redução de dados em um projeto, existem também outros tipos de reservas de lucro que precisam ser explicadas:

• a reserva de incentivos fiscais;
• a reserva de lucros a realizar;
• a reserva especial de dividendos obrigatórios a distribuir;
• a reserva de lucros para expansão;
• e a reserva legal.

1. Reserva de incentivos fiscais

A reserva de incentivos fiscais é formada a partir do lucro líquido da empresa, decorrente de subvenções do governo ou doações para investimentos.

Nesse caso, o montante a ser aplicado poderá ser excluído da base de cálculo dos dividendos obrigatórios.

2. Reserva de lucros a realizar

A reserva de lucros a realizar serve para prevenir que a empresa precise pagar dividendos incidentes sobre os lucros que ainda não foram realizados.

Para isso, a reserva será utilizada para pagar os dividendos no próximo exercício.

3. Reserva especial de dividendos obrigatórios a distribuir

A reserva especial de dividendos obrigatórios a distribuir será formada quando os responsáveis reconhecerem que os sócios estão no direito de receberem seus dividendos, mas a empresa ainda não possui condições de pagá-los naquele momento.

Assim, os lucros que não forem distribuídos entrarão na reserva especial.

4. Reserva de lucros para expansão

A reserva de lucros para expansão, como o próprio nome diz, é formada por uma parte dos lucros para investir futuramente na expansão e crescimento da instituição.

Essa reserva também pode ser chamada de reserva orçamentária ou retenção de lucros.

O foco é o desenvolvimento do negócio, tanto em uma expansão física (da estrutura da instituição), até outros tipos de investimento que poderão estimular o crescimento da empresa.

5. Reserva legal

Por fim, temos a reserva legal, que é utilizada para preservar o capital social da empresa.

A reserva legal é a única, dentre as citadas anteriormente, que é obrigatória por lei (Lei n°12.651 de 25 de maio de 2012).

A lei prevê que a reserva seja utilizada apenas para compensar os prejuízos ou para aumentar o capital social da empresa.

Qual a diferença entre a reserva gerencial e a reserva de contingência?

A diferença mais marcante entre a reserva gerencial e a reserva de contingência é que, enquanto a reserva de contingência é calculada com base nos riscos mensuráveis e possíveis de um projeto, a reserva gerencial é para riscos que não foram considerados anteriormente.

1. Reserva de contingência

Recapitulando: a reserva de contingência é uma reserva construída a partir dos riscos que geram custos adicionais em um projeto.

Dessa forma, essa reserva possui um foco e um objetivo: só será gasta se esses riscos se concretizarem, conforme previsto.

Se algum risco que não estava previsto ocorrer, é hora de utilizar a reserva gerencial.

2. Reserva gerencial

A reserva gerencial vem para ajudar a lidar com os problemas que ocorreram mas que, por sua vez, não foram previstos no momento da criação da reserva de contingência.

É natural que, mesmo analisando todos os cenários possíveis, alguns imprevistos aconteçam. Mesmo o mais habilidoso dos gestores de risco não conseguem ter controle 100% de tudo o que pode ocorrer.

Por isso a reserva gerencial é tão importante: ela irá ajudar em riscos não previstos.

Após o cálculo da reserva de contingência, que é feita com base nos valores da somatória dos possíveis riscos que um projeto pode enfrentar, é calculada a reserva gerencial.

A reserva gerencial será, então, calculada com base percentual em relação ao valor total do projeto em questão.

Essas duas reservas deverão, então, estar alinhadas ao plano do projeto da empresa, reduzindo que os imprevistos negativos afetem as finanças da instituição, dando mais tranquilidade aos gestores e maior segurança para sua execução.

Exemplos de reserva de contingência

Para conseguir ter uma visão mais prática do que é e como funciona uma reserva de contingência, vamos utilizar um exemplo simples.

Imagine que um banco está fazendo os cálculos e os levantamentos contábeis para apresentação de resultados e observa um lucro de R$100 milhões.

Se considerarmos o momento da pandemia, por exemplo, sabemos que infelizmente uma porcentagem das pessoas que utilizaram serviços do banco, como empréstimos e financiamentos, não conseguirão realizar o pagamento dentro do prazo.

Com esse problema financeiro que assola todo o país, os gestores poderão prever que existe uma porcentagem de clientes que não conseguirão arcar com os seus compromissos, o que pode significar um prejuízo para a instituição.

Durante a gestão de riscos, uma crise econômica é um risco que precisa ser considerado, uma vez que ela é responsável por aumentar os índices de desemprego e, por consequência, o crescimento da inadimplência.

Com esse risco sendo previsto durante a análise, o banco irá realizar uma estimativa de quanto ele deve perder pelos próximos meses em decorrência do aumento da inadimplência.

Nesse nosso exemplo, a estimativa é de perder R$70 milhões.

Uma vez levantada a estimativa de perda, esse número precisará ser apresentado e justificado aos responsáveis e envolvidos no banco.

Recapitulando, o banco teve:

• um lucro de R$100 milhões;
• estimou uma perda de R$70 milhões.

Com essas informações, o banco não colocará todo o seu lucro na conta para a distribuição de dividendos: ele fará uma reserva de contingência de R$70 milhões, e o restante será destinado a essa distribuição.

Os R$30 milhões restantes irão para a conta do lucro da empresa e serão distribuídos corretamente entre os acionistas.

Com a reserva de contingência de R$70 milhões, na medida em que as inadimplências forem ocorrendo conforme o previsto, o banco terá recursos suficientes para compensar essas pendências, mantendo a empresa financeiramente estável.

Se os R$70 milhões não forem usados em sua totalidade, o valor restante deverá ser incluído na conta de lucros do banco e entrar, novamente, no cálculo de dividendos da instituição após o prazo estipulado.

Conclusão

A reserva de contingência é extremamente importante para que a empresa consiga executar seus mais diversos projetos com segurança e tranquilidade.

Para evitar problemas futuros e desfalcar o caixa da empresa, essa reserva funcionará como uma ação de contenção de danos – danos esses que serão levantados na análise de risco da empresa.

Apesar de não ser obrigatória, ela é uma forma de reduzir os prejuízos e manter a distribuição de dividendos justa e constante entre os acionistas.

O ponto principal nesse momento é levantar os riscos e justificá-los junto aos responsáveis e envolvidos na empresa, para que todos estejam cientes da necessidade de criar essa reserva e evitar problemas futuros.

O desenvolvimento e crescimento sustentável de uma empresa exige muitos cuidados aos detalhes, e a criação de uma reserva como essa pode ser um grande diferencial na construção de uma empresa de sucesso.

Sabemos que o crescimento empresarial é foco em todas as instituições, mas infelizmente um dos erros mais comuns cometidos entre os responsáveis é não saber identificar os tipos de crescimento e como eles exigem esforços diferentes.

Pensando nisso, decidimos criar um conteúdo explicando as diferenças entre crescimento vertical e crescimento horizontal.

Para aprender mais sobre o tema, confira no blog: Crescimento vertical: o que é, vantagens e desvantagens.