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10 dicas de organização financeira para empresas de pequeno porte

Muitos empresários, principalmente de empresas de pequeno porte, acabam colocando operações diárias de vendas como foco principal de atenção e, assim, voltam os maiores esforços para estas, deixando em segundo plano ou mesmo esquecendo a organização financeira do negócio.

Tal organização, além de ser ferramenta de controle, é essencial no processo de tomada de decisão de empresas. A ausência da organização financeira leva a perda de controle de caixa da empresa, não sendo possível identificar quais são os valores a receber e a pagar, se estes estão em dia e se o saldo está correto. É por isso que muitas empresas acabam encerrando seus negócios nos primeiros anos de funcionamento.

É essencial possuir um planejamento organizado, com objetivos, projeções, estratégias e, principalmente, com controles sólidos e periódicos, disciplina e atenção por parte dos gestores. Assim, a empresa aumenta as chances de obter resultados reais e seguros.

Cada empresa possui uma forma de se organizar, porém, algumas dicas podem ser bastante úteis:

1- Realizar um planejamento financeiro:

É necessário estabelecer um orçamento e definir objetivos, metas, projeções e estratégias, para formalizar onde se quer chegar e, assim, não se perder no meio do caminho para atingi-lo. Este deve ser elaborado anualmente o quanto antes para ser colocado em prática da forma mais rápida possível;

2- Acompanhar o fluxo de caixa:

É fundamental acompanhar as entradas e saídas de capital, além de previsões de movimentações futuras. O fluxo de caixa é ferramenta essencial de toda empresa. Com este, é possível ter uma visão ampla do negócio, mensurar ganhos e perdas e administrar a movimentação financeira. Há softwares que realizam tal tarefa e tornam o processo mais fácil de ser realizado e administrado;

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3- Separar contas pessoais e empresariais:

Ser dono do negócio ou dizer que o negócio é pequeno demais para separar as contas empresarias das pessoais não são e nunca devem ser argumentos que justifiquem essa mistura. Ao juntar ambas as contas, é possível nunca alcançar lucratividade e ser eternamente dependente de recursos da vida pessoal. Além disso, tal segregação é essencial para evitar fraudes e desvios;

4- Administrar o capital de giro:

O capital de giro está relacionado com as operações financeiras que movimentam o dia a dia da empresa e com a liquidez. Este requer administração para honrar compromissos imediatos de curto prazo e lidar com situações inesperadas;

5- Não deixar pequenas despesas em segundo plano:

É comum que muitos gestores se preocupem mais com despesas maiores (aluguel e salários, por exemplo), deixando de lado as menores como, por exemplo, água, luz e energia. Estes gastos também devem ser considerados para que o negócio se mantenha saudável: são partes fundamentais assim como os grandes gastos;

6- Possuir reservas e economias

É fundamental possuir uma certa economia nas contas empresariais. Estas podem ser necessárias em situações inesperadas do futuro, visto que a incerteza está presente em ambientes econômicos. Além disso, poupar é essencial para planejar e concretizar projetos futuros para o negócio;

7- Cortar gastos desnecessários

É importante definir prioridades e destinar o capital naquilo que é essencial para a empresa, seguindo o orçamento planejado. Para isso, são necessárias análises contábeis, esforços gerenciais e ações para ajustar os gastos periodicamente, permitindo que o negócio gere lucro sem empecilhos. Na maioria dos casos é possível reduzir gastos;

8- Pesquisar as condições de bancos

Empresas menores necessitam mais de empréstimos e devem pesquisar as condições dos bancos para escolherem a melhor opção. Juros, burocracia, taxas de administração e condições de pagamento são aspectos que devem ser considerados. Além disso, renegociar dívidas é fundamental para evitar mais juros;

9- Utilizar softwares

A tecnologia está presente para tornar o gerenciamento mais fácil, rápido, eficaz, preciso e em tempo real. Use-a a seu favor. Com softwares e ferramentas de gestão é possível economizar tempo, organizar e gerenciar o fluxo de caixa, controlar estoques, acompanhar saldos, etc. Apesar de representarem um gasto para o empresário, permitem um controle maior do negócio e muitos deles apresentam valores bem acessíveis;

10- Considerar a ajuda de consultores

Alguns aspectos financeiros exigem conhecimentos específicos e atenção especial (principalmente quando se está iniciando um negócio ou este é menor e a gestão interna é mais simplificada). Ao perceber possíveis dificuldades no processo de organização financeira, não hesite em entrar em contato com um especialista no assunto, que entende e tem grande experiência para auxiliá-lo.

Cabe ressaltar que ser organizado é uma tarefa diária e isso começa, por exemplo, no próprio ambiente de trabalho: empilhar documentos, correspondências e contas promovem desordem, perdas e avarias. Além disso, a criação de listas é uma ótima maneira de se organizar, definir prioridades e evitar esquecimentos.

Com essas dicas em mãos, já é possível implementar algumas mudanças na sua empresa e no seu dia a dia, buscando atingir resultados cada vez melhores e um processo de tomada de decisão cada vez mais assertivo.