Índice
Introdução
Toda empresa, independente do porte ou ramo, enfrenta muitos problemas, por isso, saber resolvê-los é de extrema importância para o sucesso do negócio.
Não é possível eliminar todos os problemas que surgirão, alguns podem ser evitados, mas a maioria é imprevisível.
Considerando que tais problemas são intrínsecos a existência das organizações, é necessário utilizar ferramentas que permitam encontrar pontos que precisam ser considerados e resolvidos o quanto antes. É aí que surge a necessidade da Matriz GUT ou Matriz de Prioridades.
O Que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT foi proposta em 1981 por dois especialistas em resoluções de questões organizacionais, Charles H. Kepner e Benjamin B. Trogoe. Sua finalidade é orientar decisões mais complexas e que envolvem muitos fatores, como também solucionar problemas.
A Matriz é basicamente uma ferramenta de qualidade que auxilia na priorização de resolução de problemas dadas as diversas alternativas de ação da empresa.
Objetivos da Matriz
Sendo uma ferramenta estratégica, a Matriz GUT é utilizada para apoiar a tomada de decisões e analisar diferentes cenários, ajudando a definir quais ações devem ser executadas com maior prioridade para aumentar a eficiência. Seu uso abrange:
- Identificação e resolução de problemas prioritários, focando naqueles que podem causar maior impacto à empresa.
- Otimização de processos, permitindo operações mais rápidas e uma rotina organizada, sem comprometer a qualidade.
- Correção de falhas ou irregularidades, abordando os pontos mais críticos para assegurar consistência no trabalho.
- Avaliação de riscos, com foco nos mais críticos que precisam ser mitigados com maior urgência.
Elementos da Matriz GUT
Consiste em classificar os problemas e situações com pontuações de 1 a 5 de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência (iniciais originaram o nome), sendo 1 a situação mais favorável e 5 a menos favorável.
Gravidade (G):
Intensidade, seriedade ou impacto que o problema gerará aos envolvidos, ou seja, quais efeitos, danos e prejuízos que o problema pode gerar para a empresa a médio e longo prazo se não for resolvido. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa.
Urgência (U):
É o tempo disponível para a resolução do problema antes que ele se agrave, ou seja, a pressão do prazo existente para solucionar determinada situação. Logo, quanto menor o tempo, maior a urgência.
Tendência (T):
Potencial que o problema tem de crescer com o passar do tempo, ou seja, a probabilidade do problema se tornar maior à medida que o tempo passa. Aqui é necessário avaliar o padrão de desenvolvimento e evolução do problema.
Tabela de Pontuação e Prioridades
A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias, com base nos problemas que possuem notas mais elevadas. O cálculo se dá pela multiplicação dos três fatores G x U x T. Por isso, o maior resultado é 125 (5 x 5 x 5) pontos e o menor 1 (1 x 1 x 1).
O objetivo da Matriz GUT é basicamente avaliar quantitativamente os problemas da organização, possibilitando que sejam priorizadas ações corretivas e/ou preventivas para que o problema mais crítico seja reduzido ou eliminado.
Logo, ela facilita a visão do gestor na identificação dos problemas e de suas relevâncias, na definição de prioridades e, consequentemente, na busca por melhores soluções de forma racional e organizada, para estabelecer uma ordem para começar a agir.
Como Montar a Matriz GUT?
Por ser uma matriz, a forma mais adequada seria criar uma planilha para auxiliar a visualização de problemas e das ações para solucioná-los.
Primeiramente é necessário identificar, selecionar e listar os problemas que precisam ser resolvidos e os aspectos relacionados a estes de forma clara e específica.
Para isso, pode ser útil conversar com a equipe e os colaboradores, fazer brainstorming, realizar pesquisa de satisfação com os clientes para descobrir potenciais melhorias ou fazer uma análise SWOT (análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças).
Para cada problema listado é necessário avaliar e atribuir a pontuação conforme visto anteriormente: pontuações de 1 a 5 para os três fatores (gravidade, urgência e tendência).
Como Fazer o Cálculo
Em seguida é necessário multiplicar os valores de cada fator obtido para cada um dos problemas (G x U x T) para obter a nota final que será a utilizada como comparação para priorizar os problemas e elaborar um ranking para solução.
O problema que apresentar a pontuação mais alta na tabela é, consequentemente, o que terá prioridade na resolução.
Com o foco nos problemas mais graves, mais urgentes e com maior tendência a piorarem, é necessário elaborar o plano de ação que contenha a sequência de atividades para resolvê-los, os prazos e os responsáveis, além dos impactos positivos e negativos das ações.
Leitura complementar: lembre-se que para elaborar o plano de ação você pode utilizar da ferramenta 5W2H, como também a PDCA, com o objetivo de fazer um planejamento mais aprofundado e atingir resultados mais eficazes, por isso sugerimos fortemente a leitura dos dois artigos:
Como Utilizar a Matriz GUT?
Por ser uma ferramenta fácil de ser implementada, simples, prática, intuitiva, importante e de grande ajuda, ela pode ser aplicada por qualquer empresa e em qualquer área ou situação que demanda priorização e organização.
A Matriz GUT também pode ser manuseada por qualquer funcionário e adaptada para necessidades específicas de cada situação. Como consequência, a ferramenta apresenta resultados muito satisfatórios, o que faz com que ela seja cada vez mais utilizada.
Além de ser útil para a resolução de problemas, a Matriz GUT é utilizada:
- No processo de tomada de decisões, permitindo priorizar variáveis e fatores mais relevantes, tornando-o mais preciso e ágil;
- No desenvolvimento de projetos;
- Na formação de estratégias;
- Na priorização dos planos de ação do planejamento estratégico para que os objetivos sejam colocados em prática;
- Na prevenção, redução ou eliminação de problemas mais sérios que merecem maior atenção;
- Em situações além do mundo dos negócios como, por exemplo, no planejamento de uma viagem.
Onde Fazer a Gestão de Seus Ativos?
Na prática da análise de mercado é preciso muita atenção nos cálculos que envolvem valores. Essa operação pode ser facilitada e melhorada através do apoio de equipes técnicas especializadas.
Neste contexto, a Investor Avaliações se destaca como a melhor opção para investir em uma consultoria empresarial especializada em avaliações, devido à vasta experiência e conhecimento no mercado.
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Matriz GUT: Conclusão
Seu uso permite que o gestor tenha uma visão mais holística do que está acontecendo na empresa, o que precisa ser feito primeiro, como e quando executar tais ações.
Vale ressaltar que é essencial que a matriz seja feita em conjunto com toda a equipe, permitindo outros pontos de vista e maior integração e participação para atingir sucesso em sua implementação.
Como vimos, a ferramenta permite que o gestor realize uma avaliação quantitativa e qualitativa das situações, fornecendo números consistentes e elencando prioridades, de modo a focar de maneira estratégica seus esforços e recursos.
É especialista em Administração do Setor Elétrico pela FGV e também Consultor de Valores Mobiliários credenciado pela CVM e administrador graduado – IBMEC.
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