Independente do momento da sua empresa, você sempre estará pensando no próximo passo. Não é? São pouquíssimos empreendedores que se contentam com a situação atual do negócio. Às vezes, a necessidade é aumentar o time, outras tantas é o faturamento. Talvez seja mudar de sede, ou começar a investir em novos canais de aquisição de clientes.
Esse processo de mudança e evolução é comum (e saudável). Estagnar no tempo significa deixar os concorrentes saírem na frente, é não investir em inovação e não colocar ações em teste. E para parte das empresas, evoluir é internalizar; deixar de terceirizar algumas funções, aumentar a equipe e desenvolver dentro de casa o que antes era feito por terceiros.
E é esse gancho que nos traz para o tema deste texto: o momento de internalizar a Controladoria.
É normal, principalmente nos dias de hoje, a terceirização das atividades de Controladoria, como planejamento e orçamento. Mas, mesmo considerando os benefícios de terceirizar as funções de uma área, às vezes é preciso montar uma Controladoria interna.
Portanto, hoje iremos explorar os primeiros passos para montar uma área de Controladoria na sua empresa. Mas antes, algumas definições!
Se você caiu de paraquedas neste texto, sem problemas. O que a área faz, grosso modo, é bem fácil de entender. A Controladoria é responsável por controlar e organizar a gestão empresarial e econômica. É papel dela, portanto, criar um planejamento orçamentário, fazer um controle contábil, gerar relatórios e apoiar as tomadas de decisões.
A área faz com que o que foi definido estrategicamente seja executado na parte operacional e tática da empresa.
Pense da seguinte forma: como você sabe que as estratégias atuais estão dando o resultado esperado? E como fazer que as ações da empresa, em consonância entre as áreas, façam com que a empresa alcance o objetivo estratégico almejado?
A resposta está na Controladoria. Em suma, a área utiliza conceitos da Administração e da Contabilidade para ajudar a empresa a estruturar ações, tomar decisões e acompanhar os resultados.
Para não restarem dúvidas, confira algumas funções e responsabilidades da área:
Muitos são os que possuem essa dúvida. E para ser direto: não existe momento ideal. É subjetivo, como muitas coisas dentro de uma empresa.
Da mesma forma que a atuação de uma empresa que atende pessoas físicas muda em relação a uma que atende pessoas jurídicas, questões relacionadas a controle, criação e desenvolvimento de áreas seguem a mesma dinâmica.
O que queremos dizer é que, para saber se é ou não o momento ideal de montar uma Controladoria interna, antes de mais nada é necessário entender seu momento atual e onde sua empresa quer chegar.
Portanto, antes de tomar qualquer decisão, considere os seguintes pontos:
Às vezes — e por conta do crescimento da empresa — , as áreas de uma empresa desenvolvem responsabilidades que não fazem parte do seu escopo. Controladoria e Contabilidade são coisas diferentes; complementares, mas diferentes.
Portanto, se a sua Contabilidade (seja ela externa ou interna) está começando a desenvolver papéis de Controladoria, fique atento. Provavelmente sua empresa está exigindo mais dos relatórios e decisões mais estratégicas estão surgindo. Esse é um bom momento de criar uma área interna – ou, se for o caso, terceirizar.
Uma “euquipe” (equipe composta por uma pessoa) pode ser o suficiente, tudo depende do tamanho da sua empresa, dos relatórios utilizados e da quantidade de dados a serem processados.
De qualquer forma, quando sua empresa já cresceu ao ponto de contratar uma pessoa dedicada à função (ou promover um interno), é um bom momento de considerar criar uma área.
O crescimento de uma empresa exige muito de todas as áreas. E com o crescimento, líderes (principalmente sócios) precisam de mais informações e dados sobre o desempenho da empresa. Dessa forma, esse momento exige uma área de Controladoria para apoio nas tomadas de decisões.
Mas longe de servir apenas para os sócios, a Controladoria também auxilia outras áreas como Marketing e Vendas. Ela, por exemplo, consegue medir, em números, se as ações das áreas estão dando os resultados exatos. Pode, também, construir cenários orçamentários para as áreas. Leia mais sobre simulação e construção de cenários aqui.
Montar um time de sucesso requer dedicação e uma percepção muito clara de onde se quer chegar. E para isso, alguns passos essenciais devem ser seguidos; tudo para garantir uma boa contratação e estruturação do seu time. Listamos alguns passos a seguir, confira!
Antes de mais nada, entenda o porquê de a área existir. Qual será o objetivo? Direcionar a empresa com um planejamento orçamentário? Guiar decisões com relatórios e indicadores? Organizar ações das áreas? Ou todas as opções anteriores?
Saber o que a área fará tornará mais fácil cobrar por resultados, alinhar expectativas e estruturá-la do zero. Além do mais, é importante que as funções da área estejam alinhadas com o seu objetivo estratégico, ou seja, a visão a longo prazo da empresa.
Quem irá compor o time? Defina um escopo (aqui, o ideal é criar um organograma de funções) com os membros que você deseja no seu time. É preciso de um controller, analista de Contabilidade, administrativo? Você decide o que é melhor para sua empresa e para a área que deseja montar.
Defina, também, para cada função, as responsabilidades e expectativas de cada colaborador. Na contratação, busque pessoas qualificadas, mas também alinhadas com os valores e missão da sua empresa.
A estrutura organizacional é mutável. A Controladoria nas empresas pode trabalhar dentro do Financeiro, ser um braço direito dos sócios ou ser uma área independente. Ao criar essa estrutura, defina qual posição a Controladoria tomará dentro da empresa, quem ela irá responder e quais são todas as funções que a compõe.
Confira um exemplo de organograma:
Essas definições não são tarefa fácil, entendemos. Por isso o ideal é começar esta etapa quando ao menos uma pessoa do time já tenha sido contratada. Dessa forma, você terá ajuda de uma pessoa especialista para escolher e definir as ferramentas necessárias, bem como os relatórios e controles utilizados.
É importante, também, entender se a ferramenta é capaz de integrar com a sua área financeira. Isso porque a área de Controladoria demanda insumos e dados para trabalhar, e parte dessas informações provém das finanças da empresa.
Antes de escolher, entenda se a ferramenta possui os relatórios necessários. Um DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), por exemplo, é um relatório indispensável para qualquer empresa. Dessa forma, a sua Controladoria deve utilizá-lo constantemente, e a ferramenta contratada deve ajudar nesse processo.
Mesmo sendo um processo complicado, ter uma Controladoria (seja ela terceirizada ou não) é essencial para empresas que desejam crescer de forma saudável e produtiva.
A empresa Treasy fornece além de um software para construção de um planejamento e orçamento, uma solução de terceirização das funções de uma Controladoria.
Este texto foi um produzido em uma parceria com a Treasy!
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