Se sua empresa trabalha com a comercialização de produtos, provavelmente, você já ouviu falar sobre controle de estoque, mas você sabe o que é inventário de estoque e quais os benefícios de implementar um?
Sua empresa já aplica as técnicas corretas de como realizar um inventário de estoque?
Cada um desses tópicos será abordado neste artigo, então continue com a gente.
O que é inventário de estoque?
O controle de estoque de produtos de uma empresa é uma atividade que demanda bastante atenção.
A tecnologia ajuda muito a manter o estoque organizado e a evitar problemas com a falta de produtos necessários à venda, bem como controla o excesso de mercadorias paradas, o que pode comprometer o capital de giro do negócio.
Uma das maneiras de garantir o acompanhamento eficiente do estoque é por meio do uso de softwares de gestão que se propõe a fazer inventário de estoque.
Ainda melhor, são os sistemas que oferecem o módulo de controle de estoque integrado com outros setores, como:
- vendas diretas;
- compra de produtos;
- controle financeiro.
A ferramenta de gestão automatiza o processo de fazer inventário de estoque na empresa, facilitando o dia a dia de trabalho e aumentando a produtividade, já que os colaboradores podem utilizar o tempo, que era aplicado conferindo o estoque, para desempenhar outras funções mais importantes.
Porém, mesmo com toda a tecnologia disponível, as entradas e saídas de produtos devem ser acompanhadas para evitar fraudes e roubos que causam prejuízos.
Para isso o inventário de estoques é a ferramenta adequada para ter um controle mais aprofundado sobre a armazenagem.
Mas, afinal, o que é inventário de estoque?
Na prática ele é a contagem de todos os itens e produtos que estão armazenados no estoque, em um exato momento.
A partir dessa contagem deve haver a comparação desse resultado com o que está registrado no controle digital.
Essa é a forma correta de fazer inventário de estoque e verificar se há alguma divergência entre os resultados. Caso positivo, o resultado indica erro ou fraude.
A contagem manual ainda é a forma mais eficiente de coibir fraudes e corrigir erros que podem ter sido cometidos em um dia mais corrido, por exemplo, o lançamento de um valor errado no sistema.
Por isso, ainda é estratégico para sua empresa e colaboradores conhecerem o que é inventário de estoque e criar uma rotina de contagem eficiente.
Quais são os tipos de inventário de estoque existentes?
Agora que você entendeu o conceito do que é inventário de estoque é hora de conhecer os diferentes tipos.
A base de qualquer inventário é a contagem de produtos, entretanto existem algumas formas diferentes de como fazer inventário de estoque.
Os métodos se diferem por 3 fatores principais:
- perfil da empresa;
- as necessidades da organização;
- capacidades do negócio.
A seguir separamos os principais métodos de como realizar um inventário de estoque:
- Inventário de estoque rotativo/cíclico: realizado em ciclos que podem ser semanais ou mensais.
- Inventário de estoque perpétuo/permanente: realizado em tempo real e exige o uso de ferramentas automatizadas. Eficiente e prático, mas necessita de uma contagem manual esporádica para coibir fraudes.
- Inventário de estoque geral: é o levantamento dos itens em um determinado momento. Necessita que as operações da empresa sejam paralisadas para ser realizado.
- Inventário de estoque rotativo: os itens são divididos em grupos e contados separadamente. É mais indicado para um levantamento pontual.
Qual o objetivo do inventário de estoque?
Existem cinco tipos de inventário de estoque possíveis dentro de uma empresa.
Cada um deles apresenta informações relevantes, de acordo com a periodicidade que são exigidos e com a forma que são feitos.
Entenda quais são os tipos de inventário de estoque e quais são os objetivos de cada um deles.
Inventário anual
O inventário de estoque anual, como o próprio nome diz, é realizado anualmente.
Apesar de ser uma das alternativas mais comuns dentro dos negócios, nem sempre é a mais eficiente.
Isso porque, infelizmente, ele exige muito tempo de preparo até ser finalizado, o que pode levar as empresas a fecharem por alguns dias até que seja concluído.
Por levar muito tempo para ser concluído, e ter uma quantidade muito grande de informações de todo o ano, ao encontrar algo que não está de acordo com o registro, é mais difícil identificar onde está o erro.
O inventário anual é usado muitas vezes para realizar o balanço do ano fiscal, e pode ser eficiente para atualizar as planilhas e o controle de produtos.
Dessa forma, você conseguirá saber exatamente o que tem em estoque antes de começar um novo ano de trabalho.
Inventário parcial ou dinâmico
No modelo de inventário parcial ou dinâmico, avalia-se apenas uma parte do estoque da empresa.
As empresas que possuem, por exemplo, um grande armazém com vários tipos de produto, podem precisar ter um controle maior de alguns itens mais estratégicos.
Nesses casos, então, é realizado um inventário parcial, avaliando apenas alguns tipos de produtos.
Inventário de estoque rotativo/cíclico
Para manter a continuidade no controle e garantir a praticidade no inventário, essa modalidade pode ser a mais indicada.
Através do inventário de estoque rotativo/cíclico, os produtos são divididos em grupos para facilitar a contagem e evitar a necessidade de fazê-la de uma só vez.
Dessa forma, o processo se torna mais rápido e eficiente.
A frequência da contagem de estoque vai variar de acordo com a empresa, bem como a organização do controle.
Um exemplo é a contagem diária de produtos diferentes.
Por exemplo, se você possui uma loja de roupas, poderá dividir da seguinte maneira:
- na segunda feira, contabilizar calças jeans;
- na terça feira, contabilizar vestidos;
- na quarta feira, contabilizar camisas;
- na quinta feira, contabilizar saias;
- na sexta feira, contabilizar shorts.
Se a sua empresa possui um bom giro de estoque, o tempo entre as contagens precisa ser pequeno, para garantir maior controle.
Inventário periódico
No inventário periódico, como o próprio nome diz, o controle dos itens não acontece com muita frequência.
Nesse caso, a contagem dos produtos é feita ao fim de um período pré definido pela empresa, variando de acordo com o tipo de negócio, necessidade e giro de estoque.
Essa modalidade permitirá que você atualize dados de sistema de estoque para evitar possíveis falhas humanas.
Além disso, pode ser usado para realizar demonstrativos financeiros detalhados quando necessário.
Inventário geral
A opção mais completa, e muitas vezes a mais demorada, é o inventário geral.
Esse modelo abrange não só o estoque de mercadorias, como todos os bens da empresa, incluindo insumos, maquinário e itens de almoxarifado, por exemplo.
Quando há a intenção de avaliar o patrimônio de uma empresa, essa pode ser a melhor alternativa.
Como fazer inventário de estoque em 5 passos
Compreendido o que é inventário de estoque e conhecendo seus tipos, é hora de colocar a mão na massa.
Fazer um inventário de estoque em uma empresa não é uma tarefa difícil, mas sim bastante trabalhosa, dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de itens a serem inventariados.
Mas existem algumas dicas que podem ajudar nesse processo, tornando-o mais eficiente:
1. Escolha a melhor época
Escolha um período em que haja um movimento menor no negócio ou enquanto a empresa estiver fechada.
Vale a pena pagar hora extra para garantir que o inventário será feito de maneira mais precisa.
2. Certifique-se de que os itens estão organizados
Para facilitar o trabalho é importante que o estoque esteja organizado, então, antes de iniciar a contagem, gaste um tempo para colocar tudo em ordem, juntando os itens semelhantes. Isso agiliza bastante o inventário.
3. Crie um código para cada item
Também para facilitar a contagem de itens, uma boa ideia é atribuir um código a cada produto, que pode ser numérico simples (001, 002, 003, etc) ou em código de barras.
Não se esqueça de considerar os atributos dos produtos, quando estes forem importantes, como cores e tamanhos, por exemplo.
4. Conte os itens de cada grupo e registre o resultado
Essa parte não tem mistério e é a base do que é inventário de estoque.
Todos os itens devem ser contados e o resultado deve ser registrado.
Mas se você cumpriu as etapas anteriores, a contagem deve ser rápida. Lembre-se apenas de conferir o resultado para evitar erros.
5. Compare os resultados com o que consta no seu registro
O cruzamento dos resultados da contagem com o que está registrado em seu sistema de controle é uma das partes mais importantes de todo o processo de fazer inventário de estoque.
A etapa se torna muito mais simples quando o registro é informatizado.
Se você encontrar alguma diferença significativa, vale a pena investigar, pois pode ser um indício de fraudes ou erros graves na empresa.
Utilizar uma ferramenta automatizada de gestão empresarial, conhecidos como ERP, facilita todo o processo de controle da empresa, inclusive o de estoque.
Todos os setores são integrados e as informações são transmitidas automaticamente, minimizando as possibilidades de erros por falta de atenção.
Quando fazer um inventário de estoque?
Antes de escolher o tipo de inventário de estoque que irá fazer, é preciso avaliar as necessidades da empresa.
Nesse momento, você precisa considerar quais são as rotinas do negócio, bem como o giro de estoque.
Se estivermos avaliando uma empresa que possui um grande giro, por exemplo, um inventário ao ano pode ser um problema, visto que não será possível avaliar os dados de forma mais assertiva.
Além disso, seria difícil identificar onde estão as divergências e possíveis erros nos dados, não permitindo inclusive a correção do problema.
Por mais que a contagem anual possa ser uma escolha feita por muitas empresas, nem sempre ela é recomendada.
Para evitar possíveis problemas e prejuízos, a alternativa mais interessante é realizar inventários com maior frequência.
Se você possui uma boa frequência para auditar seu estoque, é mais fácil identificar problemas e, em vista deles, realizar as correções necessárias.
No controle anual, por ser a opção mais demorada, é necessário que a empresa fique alguns dias sem funcionar para que ele seja realizado.
Dessa forma, além de gerar alguns transtornos e mudanças na rotina dos funcionários, também significa a perda de alguns dias de venda.
Com as auditorias mais frequentes e regulares, não há necessidade de fechar as portas, e a equipe poderá continuar vendendo normalmente.
Como fazer o inventário de estoque na frequência adequada?
A frequência do inventário de estoque irá depender do tipo de empresa e dos tipos de produtos que são comercializados.
O primeiro passo é analisar o giro de estoque ou o valor da mercadoria.
Essas informações irão te ajudar a descobrir se o controle deve ser diário, semanal ou mensal.
Além disso, é preciso levar em consideração possíveis imprevistos ou ocorrências com mercadorias.
Sempre que algo acontecer, ou houver um histórico, é preciso realizar o inventário de estoque o quanto antes.
Dentre as situações mais comuns, estão:
- perda frequente de um produto específico;
- produtos com rupturas ou imperfeições observadas durante a separação de pedidos ou do reabastecimento do estoque;
- produtos visados, que muitas vezes estão sujeitos a furto;
- inventários anteriores com divergências nos dados;
- produtos considerados super estocados.
A frequência do inventário de estoque irá variar de acordo com as necessidades de cada empresa.
Por isso, crie uma rotina que faça sentido para o seu modelo de negócio e que, além de prática, seja eficiente.
Quanto custa um inventário de estoque?
O inventário de estoque não possui um valor previamente definido.
Para muitos negócios que atendem empresas com essa demanda, o preço é estipulado de acordo com o tipo de produto e a quantidade de bens.
Dessa forma, na maior parte das vezes os preços são estipulados de acordo com o projeto e tipo de inventário contratado.
Se formos considerar inventários com maior frequência, existe inclusive a possibilidade de usar algumas ferramentas de controle.
A tecnologia, nesse caso, pode ser uma grande aliada para reduzir o tempo gasto e garantir a eficiência.
No entanto, no caso de inventário de estoque anual, por exemplo, ou geral, que exigem análises mais complexas, a melhor alternativa muitas vezes é considerar o trabalho de um profissional qualificado.
O que é feito antes e depois de concluído o inventário de estoque?
Antes de começar a fazer seu inventário de estoque, é preciso ficar de olho em alguns detalhes.
1. Escolha o modelo de inventário
O primeiro deles é na escolha do tipo de inventário.
Avalie a realidade da sua empresa, as suas necessidades e seu modelo de negócio, e a partir daí escolha o modelo que faz mais sentido para a sua realidade.
Uma vez que o modelo de inventário foi escolhido, mantenha a frequência adequada.
2. Defina um dia tranquilo
O próximo passo é escolher um dia tranquilo para realizar o inventário.
É importante que toda a loja esteja organizada e os produtos em seu devido lugar para evitar discrepâncias nas informações.
3. Mantenha o inventário atualizado
Depois que o inventário de estoque foi feito, mantenha os dados sempre atualizados.
Isso é fundamental para que a informação não se perca e você consiga garantir maior controle dos dados levantados.
4. Utilize um software de gestão
Para muitas empresas, principalmente aquelas que possuem uma frequência maior para a realização de inventários, é interessante contar com um software de gestão.
Essas ferramentas irão tornar o dia a dia da empresa muito mais prático e eficiente, principalmente no que diz respeito ao controle de estoque.
Em alguns negócios, inclusive, essa ferramenta poderá ajudar a fazer um controle diário, através do registro de vendas.
5. Faça backup dos resultados
É muito importante que você mantenha registro dos dados que foram levantados nos inventários.
Essas informações irão nortear ações a curto e longo prazo.
Daqui a um ano, por exemplo, você poderá avaliar como foram os últimos 12 meses da sua empresa, identificar produtos que venderam mais, produtos que ficaram estocados por mais tempo e quais erros foram mais comuns durante esse controle de estoque.
Essas informações poderão ser usadas de forma estratégica.
6. Avalie os dados levantados
Como dito anteriormente, as informações são valiosas e precisam ser usadas corretamente.
Ao finalizar um inventário de estoque, sempre avalie os dados e realize os ajustes necessários, pensando na sustentabilidade e no crescimento da empresa.
Caso note algum problema ou divergência, corrija com agilidade.
Caso note oportunidades de negócio, avalie quais são as possibilidades e atue para melhorar os resultados do negócio.
Conclusão
Esperamos ter ajudado na compreensão sobre o que é inventário de estoque e auxiliado a colocar esse conceito em prática.
Implemente o controle de estoque eficiente na sua empresa e garanta o bom funcionamento do seu negócio.
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Autor convidado: Gestão Click
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