Gestão Empresarial

5W2H: o que é e como utilizar essa ferramenta

A metodologia 5W2H é uma ferramenta que visa facilitar o planejamento de qualquer atividade.

A medida que as atividades de uma empresa se tornam mais complexas, profissionais buscam ferramentas para facilitar a gestão e execução das mesmas.

Se você ainda não a conhece, continue com a leitura do artigo!

O que é 5W2H?

A ferramenta 5W2H nada mais é que um simples checklist do que precisa ser feito em qualquer atividade ou projeto, ou seja, é basicamente uma lista de itens e tarefas que embasam o planejamento e devem ser seguidos na execução de uma atividade.

A sigla é formada pelas iniciais de 7 palavras em inglês. Os 5W representam What (o quê será feito), Why (por que será feito), Where (onde será feito), When (quando será feito) e Who (quem fará). Os 2H representam How (como será feito) e How Much (quanto vai custar para ser feito).

O objetivo da ferramenta consiste em responder, de forma clara, detalhada e organizada, todas essas perguntas para definir o planejamento e, assim, dar as diretrizes para a execução e para o controle.

What/O que:

Permite definir o que será feito, quais ações serão necessárias e quais objetivos e metas que devem ser atingidos na execução ou mesmo quais problemas serão resolvidos. Representa basicamente o escopo;

Why/Por que

Apresenta os motivos que justificam a atividade em questão, o porquê de sua execução, ou seja, as razões para realiza-la. Compreendendo as justificativas e a relevância da atividade, as pessoas trabalham com maior comprometimento e emprenho. Além disso, com isso em mente o gestor reflete sobre a atividade como um todo em relação às prioridades da empresa;

Where/Onde

Estabelece onde ocorrerá, como também, quais locais serão afetados. Atividades podem ocorrer interna ou externamente. Empresas maiores podem ainda definir a área ou departamento da empresa;

When/Quando

Permite estabelecer prazos esperados de início e fim do projeto/atividade bem como de cada etapa de sua execução. É importante ter em mente que existem riscos ao longo da execução e estes devem ser contabilizados no cronograma. O cumprimento de prazos deve ser visto como meta a ser atingida;

Who/Quem

Alinha quem executará e será responsável por cada uma das atividades. O ideal é possuir um responsável absoluto e qualificado para reportar sobre a atividade, mesmo que hajam outros envolvidos na execução. Aqui também pode-se destacar as partes interessadas, ou seja, aqueles que se beneficiam com a ação;

How/Como

Determina quais serão as etapas da execução, a metodologia utilizada, os recursos e os processos envolvidos e como o trabalho será realizado para atingir os objetivos.

Nesse momento é necessário especificar de forma mais detalhada o plano de ação para colocar a estratégia em prática, ou seja, definir o caminho para alcançar os objetivos. É necessário que seja claro e explicativo para evitar dúvidas, erros e retrabalho;

How Much/Quanto

É necessário estimar os custos para realização da atividade e estipular um orçamento alinhado aos recursos disponíveis para a execução. Por isso, antes de iniciar algo é preciso avaliar sua viabilidade econômica verificando se está alinhada à realidade financeira da empresa.

Com respostas claras em mãos, será possível executar todas as atividades de forma efetiva e completa, além de alcançar resultados cada vez melhores. Quanto melhor for o planejamento, maiores as chances de alcançar os resultados desejados.

Porque utilizá-la?

A ferramenta 5W2H deve ser colocada em prática sempre que houver a necessidade de elaboração de um plano de ação.

Por ser flexível, pode ser utilizada para Planejamentos Estratégicos, Táticos e Operacionais ou mesmo para planejamento de qualquer outro pequeno projeto, atividade rotineira, tomada de decisão ou resolução de problemas.

Pode também ser utilizada em situações que não envolvam o negócio, como por exemplo, planejar uma viagem.

Além disso, vimos no texto “6 dicas para sua empresa crescer” que empresas que desejam crescer de maneira saudável precisam de um planejamento estratégico estruturado. Neste caso, a ferramenta pode se mostrar como uma poderosa aliada.

Benefícios

Ao utilizar 5W2H, é possível que cada objetivo e/ou meta do planejamento seja desmembrado em um plano de ação, aumentando as chances de colocar em prática de forma bem-sucedida e evitando qualquer possível dúvida, discussão ou falha durante a execução. Logo, os planos de ação são fundamentais para viabilizar a concretização dos objetivos da empresa.

Por ser simples e intuitiva, a ferramenta pode ser aplicada em organizações de qualquer porte ou ramo uma vez que não exige uma equipe especializada por trás do planejamento, apenas alguém que entenda como ela funciona, como é estruturada e que possa acompanha-la. Além disso, vimos anteriormente que ela pode se adaptar à diferentes necessidades e realidades, conforme a empresa em que é adotada.

5W2H garante praticidade, objetividade, agilidade, organização e detalhamento de qualquer planejamento, como também um maior embasamento para tomadas de decisão e resolução de problemas. Além disso, tal ferramenta gera maior engajamento, sinergia e motivação por parte da equipe de execução que compreende melhor suas atribuições.

Além de permitir o planejamento e servir de guia para a execução, 5W2H é fundamental para o controle, avaliação e acompanhamento do cumprimento das atividades, representando uma economia de tempo e de recursos, como também um aumento da produtividade e eficiência da empresa.

Cabe ressaltar que a ferramenta é dinâmica e que permite ajustes. Por isso, é preciso que o gestor acompanhe o andamento das atividades, se atentando a possíveis necessidades de adição, modificação ou eliminação de alguma etapa, sempre comunicando todos os envolvidos.

Como utilizar 5W2H?

Para iniciar é necessário ter em mente os objetivos que a empresa deseja alcançar, suas causas e como realizar cada etapa para atingi-los, ou seja, o gestor deve ter em mente o que quer definir no planejamento ou quais problemas deseja resolver.

Nesse momento ele pode conversar com outras pessoas de diferentes áreas, fazer comparações com outras empresas ou realizar brainstormings para analisar informações e avaliar o que precisa ser feito. Além disso, deve ter em mente que sua atuação deve buscar soluções duradouras, objetivas e que não gerem efeitos colaterais e ações corretivas futuras.

Para começar a usar 5W2H nas empresas, geralmente, constrói-se uma tabela com as 7 colunas, cada uma contendo uma questão a ser respondida o que facilita a visualização, clareza e comunicação com toda a empresa.

Mas, não necessariamente é preciso construir uma planilha eletrônica no Excel. A 5W2H pode ser feita em um quadro branco, folha de papel ou mesmo em um editor de texto.

O importante é documentar de forma clara, organizada e detalhada as respostas para as 7 perguntas para que as informações contidas no planejamento não gerem dúvidas, retrabalho, equívocos ou erros.

Seguindo corretamente o que foi planejado é possível executar de forma adequada, otimizar tempo e recursos, como também tornar a gestão e o controle mais eficazes.