Matriz GUT: O Que é, Como Funciona e Sua Importância

Introdução

Toda empresa, independente do porte ou ramo, enfrenta muitos problemas, por isso, saber resolvê-los é de extrema importância para o sucesso do negócio.

Não é possível eliminar todos os problemas que surgirão, alguns podem ser evitados, mas a maioria é imprevisível.

Considerando que tais problemas são intrínsecos a existência das organizações, é necessário utilizar ferramentas que permitam encontrar pontos que precisam ser considerados e resolvidos o quanto antes. É aí que surge a necessidade da Matriz GUT ou Matriz de Prioridades.

O Que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT foi proposta em 1981 por dois especialistas em resoluções de questões organizacionais, Charles H. Kepner e Benjamin B. Trogoe. Sua finalidade é orientar decisões mais complexas e que envolvem muitos fatores, como também solucionar problemas.

A Matriz é basicamente uma ferramenta de qualidade que auxilia na priorização de resolução de problemas dadas as diversas alternativas de ação da empresa.

Objetivos da Matriz

Sendo uma ferramenta estratégica, a Matriz GUT é utilizada para apoiar a tomada de decisões e analisar diferentes cenários, ajudando a definir quais ações devem ser executadas com maior prioridade para aumentar a eficiência. Seu uso abrange:

• Identificação e resolução de problemas prioritários, focando naqueles que podem causar maior impacto à empresa.
• Otimização de processos, permitindo operações mais rápidas e uma rotina organizada, sem comprometer a qualidade.
• Correção de falhas ou irregularidades, abordando os pontos mais críticos para assegurar consistência no trabalho.
• Avaliação de riscos, com foco nos mais críticos que precisam ser mitigados com maior urgência.

Elementos da Matriz GUT

Consiste em classificar os problemas e situações com pontuações de 1 a 5 de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência (iniciais originaram o nome), sendo 1 a situação mais favorável e 5 a menos favorável.

Gravidade (G):

Intensidade, seriedade ou impacto que o problema gerará aos envolvidos, ou seja, quais efeitos, danos e prejuízos que o problema pode gerar para a empresa a médio e longo prazo se não for resolvido. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa.

Urgência (U):

É o tempo disponível para a resolução do problema antes que ele se agrave, ou seja, a pressão do prazo existente para solucionar determinada situação. Logo, quanto menor o tempo, maior a urgência.

Tendência (T):

Potencial que o problema tem de crescer com o passar do tempo, ou seja, a probabilidade do problema se tornar maior à medida que o tempo passa. Aqui é necessário avaliar o padrão de desenvolvimento e evolução do problema.

Tabela de Pontuação e Prioridades

A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias, com base nos problemas que possuem notas mais elevadas. O cálculo se dá pela multiplicação dos três fatores G x U x T. Por isso, o maior resultado é 125 (5 x 5 x 5) pontos e o menor 1 (1 x 1 x 1).

O objetivo da Matriz GUT é basicamente avaliar quantitativamente os problemas da organização, possibilitando que sejam priorizadas ações corretivas e/ou preventivas para que o problema mais crítico seja reduzido ou eliminado.

Logo, ela facilita a visão do gestor na identificação dos problemas e de suas relevâncias, na definição de prioridades e, consequentemente, na busca por melhores soluções de forma racional e organizada, para estabelecer uma ordem para começar a agir.

Como Montar a Matriz GUT?

Por ser uma matriz, a forma mais adequada seria criar uma planilha para auxiliar a visualização de problemas e das ações para solucioná-los.

Primeiramente é necessário identificar, selecionar e listar os problemas que precisam ser resolvidos e os aspectos relacionados a estes de forma clara e específica.

Para isso, pode ser útil conversar com a equipe e os colaboradores, fazer brainstorming, realizar pesquisa de satisfação com os clientes para descobrir potenciais melhorias ou fazer uma análise SWOT (análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças).

Para cada problema listado é necessário avaliar e atribuir a pontuação conforme visto anteriormente: pontuações de 1 a 5 para os três fatores (gravidade, urgência e tendência).

Como Fazer o Cálculo

Em seguida é necessário multiplicar os valores de cada fator obtido para cada um dos problemas (G x U x T) para obter a nota final que será a utilizada como comparação para priorizar os problemas e elaborar um ranking para solução.

O problema que apresentar a pontuação mais alta na tabela é, consequentemente, o que terá prioridade na resolução.

Com o foco nos problemas mais graves, mais urgentes e com maior tendência a piorarem, é necessário elaborar o plano de ação que contenha a sequência de atividades para resolvê-los, os prazos e os responsáveis, além dos impactos positivos e negativos das ações.

Leitura complementar: lembre-se que para elaborar o plano de ação você pode utilizar da ferramenta 5W2H, como também a PDCA, com o objetivo de fazer um planejamento mais aprofundado e atingir resultados mais eficazes, por isso sugerimos fortemente a leitura dos dois artigos:

Como Utilizar a Matriz GUT?

Por ser uma ferramenta fácil de ser implementada, simples, prática, intuitiva, importante e de grande ajuda, ela pode ser aplicada por qualquer empresa e em qualquer área ou situação que demanda priorização e organização.

A Matriz GUT também pode ser manuseada por qualquer funcionário e adaptada para necessidades específicas de cada situação. Como consequência, a ferramenta apresenta resultados muito satisfatórios, o que faz com que ela seja cada vez mais utilizada.

Além de ser útil para a resolução de problemas, a Matriz GUT é utilizada:

• No processo de tomada de decisões, permitindo priorizar variáveis e fatores mais relevantes, tornando-o mais preciso e ágil;
• No desenvolvimento de projetos;
• Na formação de estratégias;
• Na priorização dos planos de ação do planejamento estratégico para que os objetivos sejam colocados em prática;
• Na prevenção, redução ou eliminação de problemas mais sérios que merecem maior atenção;
• Em situações além do mundo dos negócios como, por exemplo, no planejamento de uma viagem.

Onde Fazer a Gestão de Seus Ativos?

Na prática da análise de mercado é preciso muita atenção nos cálculos que envolvem valores.  Essa operação pode ser facilitada e melhorada através do apoio de equipes técnicas especializadas.

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Matriz GUT: Conclusão

Seu uso permite que o gestor tenha uma visão mais holística do que está acontecendo na empresa, o que precisa ser feito primeiro, como e quando executar tais ações.

Vale ressaltar que é essencial que a matriz seja feita em conjunto com toda a equipe, permitindo outros pontos de vista e maior integração e participação para atingir sucesso em sua implementação.

Como vimos, a ferramenta permite que o gestor realize uma avaliação quantitativa e qualitativa das situações, fornecendo números consistentes e elencando prioridades, de modo a focar de maneira estratégica seus esforços e recursos.