Aqui no blog da Investor temos diversos textos para facilitar a gestão da sua empresa, dois que merecem destaque são: PDCA e 5W2H.
O artigo de hoje visa facilitar a resolução de problemas dentro de uma organização e, consequentemente, a gestão da mesma.
Continue lendo o artigo para conhecer a Matriz GUT ou Matriz de Prioridades.
O que é Matriz GUT?
Toda empresa, independente do porte ou ramo, enfrenta muitos problemas, por isso, saber resolvê-los é de extrema importância para o sucesso do negócio.
Não é possível eliminar todos os problemas que surgirão, alguns podem ser evitados, mas a maioria é imprevisível.
Considerando que tais problemas são intrínsecos a existência das organizações, é necessário utilizar ferramentas que permitam encontrar pontos que precisam ser considerados e resolvidos o quanto antes. É aí que surge a necessidade da Matriz GUT ou Matriz de Prioridades.
A Matriz GUT foi proposta em 1981 por dois especialistas em resoluções de questões organizacionais, Charles H. Kepner e Benjamin B. Trogoe. Sua finalidade é orientar decisões mais complexas e que envolvem muitos fatores, como também solucionar problemas.
A Matriz é basicamente uma ferramenta de qualidade que auxilia na priorização de resolução de problemas dadas as diversas alternativas de ação da empresa.
Consiste em classificar os problemas e situações com pontuações de 1 a 5 de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência (iniciais originaram o nome), sendo 1 a situação mais favorável e 5 a menos favorável.
Gravidade (G):
Intensidade, seriedade ou impacto que o problema gerará aos envolvidos, ou seja, quais efeitos, danos e prejuízos que o problema pode gerar para a empresa a médio e longo prazo se não for resolvido. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa. 1 seria o problema sem gravidade e com danos leves; 2 pouco grave e com danos mínimos; 3 grave e com danos regulares; 4 muito grave e com grandes danos; 5 extremante grave.
Urgência (U):
É o tempo disponível para a resolução do problema antes que ele se agrave, ou seja, a pressão do prazo existente para solucionar determinada situação. Logo, quanto menor o tempo, maior a urgência. 1 representa que o problema pode esperar; 2 que é pouco urgente; 3 urgente e que precisa ser solucionado assim que possível; 4 é muito urgente; 5 se há necessidade de ação imediata.
Tendência (T):
Potencial que o problema tem de crescer com o passar do tempo, ou seja, a probabilidade do problema se tornar maior à medida que o tempo passa. Aqui é necessário avaliar o padrão de desenvolvimento e evolução do problema. 1 significa que o problema não irá mudar; 2 piorará no longo prazo crescendo lentamente; 3 piorará no médio prazo; 4 piorará no curto parto; 5 piorará rapidamente necessitando de ação imediata.
A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias, com base nos problemas que possuem notas mais elevadas. O cálculo se dá pela multiplicação dos três fatores G x U x T. Por isso, o maior resultado é 125 (5 x 5 x 5) pontos e o menor 1 (1 x 1 x 1).
O objetivo da Matriz GUT é basicamente avaliar quantitativamente os problemas da organização, possibilitando que sejam priorizadas ações corretivas e/ou preventivas para que o problema mais crítico seja reduzido ou eliminado.
Logo, ela facilita a visão do gestor na identificação dos problemas e de suas relevâncias, na definição de prioridades e, consequentemente, na busca por melhores soluções de forma racional e organizada, com a finalidade de estabelecer uma ordem para começar a agir.
Como montar a Matriz GUT?
Por ser uma matriz, a forma mais adequada seria criar uma planilha para auxiliar a visualização de problemas e das ações para solucioná-los.
Primeiramente é necessário identificar, selecionar e listar os problemas que precisam ser resolvidos e os aspectos relacionados a estes de forma clara e específica. Para isso, pode ser útil conversar com a equipe e os colaboradores, fazer brainstorming, realizar pesquisa de satisfação com os clientes para descobrir potenciais melhorias ou fazer uma análise SWOT (análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças).
Para cada problema listado é necessário avaliar e atribuir a pontuação conforme visto anteriormente: pontuações de 1 a 5 para os três fatores (gravidade, urgência e tendência).
Em seguida é necessário multiplicar os valores de cada fator obtido para cada um dos problemas (G x U x T) para obter a nota final que será a utilizada como comparação para priorizar os problemas e elaborar um ranking para solução.
O problema que apresentar a pontuação mais alta na tabela é, consequentemente, o que terá prioridade na resolução. Com o foco nos problemas mais graves, mais urgentes e com maior tendência a piorarem, é necessário elaborar o plano de ação que contenha a sequência de atividades para resolvê-los, os prazos e os responsáveis, além dos impactos positivos e negativos das ações.
Leitura complementar: lembre-se que para elaborar o plano de ação você pode utilizar da ferramenta 5W2H, como também a PDCA, com o objetivo de fazer um planejamento mais aprofundado e atingir resultados mais eficazes, por isso sugerimos fortemente a leitura dos dois artigos:
Porque utilizar a Matriz GUT?
Por ser uma ferramenta fácil de ser implementada, simples, prática, intuitiva, importante e de grande ajuda, ela pode ser aplicada por qualquer empresa e em qualquer área ou situação que demanda priorização e organização.
Além disso, a Matriz GUT pode ser manuseada por qualquer funcionário e adaptada para necessidades específicas de cada situação. Como consequência, a ferramenta apresenta resultados muito satisfatórios, o que faz com que ela seja cada vez mais utilizada.
Seu uso permite que o gestor tenha uma visão mais holística do que está acontecendo na empresa, o que precisa ser feito primeiro, como e quando executar tais ações. Cabe ressaltar que é essencial que a matriz seja feita em conjunto com toda a equipe, permitindo outros pontos de vista e maior integração e participação para atingir sucesso em sua implementação.
Como vimos, a ferramenta permite que o gestor realize uma avaliação quantitativa e qualitativa das situações, fornecendo números consistentes e elencando prioridades, de modo a focar de maneira estratégica seus esforços e recursos. Além de ser útil para a resolução de problemas, a Matriz GUT é utilizada:
– No processo de tomada de decisões, permitindo priorizar variáveis e fatores mais relevantes, tornando-o mais preciso e ágil;
– No desenvolvimento de projetos;
– Na formação de estratégias;
– Na priorização dos planos de ação do planejamento estratégico para que os objetivos sejam colocados em prática;
– Na prevenção, redução ou eliminação de problemas mais sérios e que merecem maior atenção;
– Em situações além do mundo dos negócios como, por exemplo, no planejamento de uma viagem.
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