Matriz Gut: O Que é, Como Funciona e Sua Importância

Índice

Introdução

Toda empresa, independente do porte ou ramo, enfrenta muitos problemas, por isso, saber resolvê-los é de extrema importância para o sucesso do negócio.

Não é possível eliminar todos os problemas que surgirão, alguns podem ser evitados, mas a maioria é imprevisível.

Considerando que tais problemas são intrínsecos a existência das organizações, é necessário utilizar ferramentas que permitam encontrar pontos que precisam ser considerados e resolvidos o quanto antes. É aí que surge a necessidade da Matriz GUT ou Matriz de Prioridades.

O Que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT foi proposta em 1981 por dois especialistas em resoluções de questões organizacionais, Charles H. Kepner e Benjamin B. Trogoe. Sua finalidade é orientar decisões mais complexas e que envolvem muitos fatores, como também solucionar problemas.

A Matriz é basicamente uma ferramenta de qualidade que auxilia na priorização de resolução de problemas dadas as diversas alternativas de ação da empresa.

Objetivos da Matriz

Sendo uma ferramenta estratégica, a Matriz GUT é utilizada para apoiar a tomada de decisões e analisar diferentes cenários, ajudando a definir quais ações devem ser executadas com maior prioridade para aumentar a eficiência. Seu uso abrange:

Identificação e resolução de problemas prioritários, focando naqueles que podem causar maior impacto à empresa.
Otimização de processos, permitindo operações mais rápidas e uma rotina organizada, sem comprometer a qualidade.
Correção de falhas ou irregularidades, abordando os pontos mais críticos para assegurar consistência no trabalho.
Avaliação de riscos, com foco nos mais críticos que precisam ser mitigados com maior urgência.

Elementos da Matriz GUT

Consiste em classificar os problemas e situações com pontuações de 1 a 5 de acordo com sua Gravidade, Urgência e Tendência (iniciais originaram o nome), sendo 1 a situação mais favorável e 5 a menos favorável.

Gravidade (G):

Intensidade, seriedade ou impacto que o problema gerará aos envolvidos, ou seja, quais efeitos, danos e prejuízos que o problema pode gerar para a empresa a médio e longo prazo se não for resolvido. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa.

Urgência (U):

É o tempo disponível para a resolução do problema antes que ele se agrave, ou seja, a pressão do prazo existente para solucionar determinada situação. Logo, quanto menor o tempo, maior a urgência.

Tendência (T):

Potencial que o problema tem de crescer com o passar do tempo, ou seja, a probabilidade do problema se tornar maior à medida que o tempo passa. Aqui é necessário avaliar o padrão de desenvolvimento e evolução do problema.

Tabela de Pontuação e Prioridades

A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias, com base nos problemas que possuem notas mais elevadas. O cálculo se dá pela multiplicação dos três fatores G x U x T. Por isso, o maior resultado é 125 (5 x 5 x 5) pontos e o menor 1 (1 x 1 x 1).

O objetivo da Matriz GUT é basicamente avaliar quantitativamente os problemas da organização, possibilitando que sejam priorizadas ações corretivas e/ou preventivas para que o problema mais crítico seja reduzido ou eliminado.

Logo, ela facilita a visão do gestor na identificação dos problemas e de suas relevâncias, na definição de prioridades e, consequentemente, na busca por melhores soluções de forma racional e organizada, para estabelecer uma ordem para começar a agir.

Como Montar a Matriz GUT?

Por ser uma matriz, a forma mais adequada seria criar uma planilha para auxiliar a visualização de problemas e das ações para solucioná-los.

Primeiramente é necessário identificar, selecionar e listar os problemas que precisam ser resolvidos e os aspectos relacionados a estes de forma clara e específica.

Para isso, pode ser útil conversar com a equipe e os colaboradores, fazer brainstorming, realizar pesquisa de satisfação com os clientes para descobrir potenciais melhorias ou fazer uma análise SWOT (análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças).

Para cada problema listado é necessário avaliar e atribuir a pontuação conforme visto anteriormente: pontuações de 1 a 5 para os três fatores (gravidade, urgência e tendência).

Como Fazer o Cálculo

Em seguida é necessário multiplicar os valores de cada fator obtido para cada um dos problemas (G x U x T) para obter a nota final que será a utilizada como comparação para priorizar os problemas e elaborar um ranking para solução.

O problema que apresentar a pontuação mais alta na tabela é, consequentemente, o que terá prioridade na resolução.

Com o foco nos problemas mais graves, mais urgentes e com maior tendência a piorarem, é necessário elaborar o plano de ação que contenha a sequência de atividades para resolvê-los, os prazos e os responsáveis, além dos impactos positivos e negativos das ações.

Leitura complementar: lembre-se que para elaborar o plano de ação você pode utilizar da ferramenta 5W2H, como também a PDCA, com o objetivo de fazer um planejamento mais aprofundado e atingir resultados mais eficazes, por isso sugerimos fortemente a leitura dos dois artigos:

Como Utilizar a Matriz GUT?

Por ser uma ferramenta fácil de ser implementada, simples, prática, intuitiva, importante e de grande ajuda, ela pode ser aplicada por qualquer empresa e em qualquer área ou situação que demanda priorização e organização.

A Matriz GUT também pode ser manuseada por qualquer funcionário e adaptada para necessidades específicas de cada situação. Como consequência, a ferramenta apresenta resultados muito satisfatórios, o que faz com que ela seja cada vez mais utilizada.

Além de ser útil para a resolução de problemas, a Matriz GUT é utilizada:

No processo de tomada de decisões, permitindo priorizar variáveis e fatores mais relevantes, tornando-o mais preciso e ágil;
No desenvolvimento de projetos;
Na formação de estratégias;
Na priorização dos planos de ação do planejamento estratégico para que os objetivos sejam colocados em prática;
Na prevenção, redução ou eliminação de problemas mais sérios que merecem maior atenção;
Em situações além do mundo dos negócios como, por exemplo, no planejamento de uma viagem.

Onde Fazer a Gestão de Seus Ativos?

Na prática da análise de mercado é preciso muita atenção nos cálculos que envolvem valores. Essa operação pode ser facilitada e melhorada através do apoio de equipes técnicas especializadas.

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Matriz GUT: Conclusão

Seu uso permite que o gestor tenha uma visão mais holística do que está acontecendo na empresa, o que precisa ser feito primeiro, como e quando executar tais ações.

Vale ressaltar que é essencial que a matriz seja feita em conjunto com toda a equipe, permitindo outros pontos de vista e maior integração e participação para atingir sucesso em sua implementação.

Como vimos, a ferramenta permite que o gestor realize uma avaliação quantitativa e qualitativa das situações, fornecendo números consistentes e elencando prioridades, de modo a focar de maneira estratégica seus esforços e recursos.

Sobre
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Rodrigo Garcia

Sócio e Head de Finanças Corporativas em Investor Avaliações

Possui mais de 14 anos de experiência em avaliação de empresas. Lidera projetos de avaliações de empresas e projetos para diversas finalidades, desenvolvimento e revisão de modelos econômico-financeiros, avaliação de marcas e outros ativos intangíveis.

É especialista em Administração do Setor Elétrico pela FGV e também Consultor de Valores Mobiliários credenciado pela CVM e administrador graduado – IBMEC.

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