Baixa de ativo imobilizado: Importância para o controle patrimonial

Você sabe o que é baixa de ativo imobilizado? Empresários, controllers, gestores e demais responsáveis pela saúde financeira de uma empresa sabem que o conjunto de todos os bens têm um valor financeiro significativo que, é claro, não pode ser desprezado.

Pois bem, com a baixa do ativo imobilizado este conceito fica ainda mais claro e o artigo de hoje vai mostrar porquê.

Em primeiro lugar, é importante lembrar que a baixa do ativo imobilizado é uma parte importantíssima de um controle patrimonial excelente.

Explicando melhor, quando o ativo imobilizado é conhecido e monitorado, o gestor pode contar com uma série de relatórios com informações estratégicas muito úteis para a mais perfeita administração.

Mas não é só isso! Conhecer estes ativos e dar a correta baixa contábil quando for necessário é uma obrigação da empresa e pode prevenir problemas futuros com o Fisco.

O que é baixa de ativo imobilizado?

A baixa de um ativo imobilizado nada mais é do que o encerramento de sua vida útil dentro da empresa.

Esse encerramento pode se dar tanto pela alienação do bem, como pela perda do valor de produção para a empresa.

Nesse sentido, o bem que não possui mais valor de produção para o negócio, ou seja, é incapaz de trazer mais lucros ou rentabilidade para a instituição, deverá sofrer uma baixa.

Essa baixa é importantíssima para manter o controle patrimonial da instituição em dia, com todos os ativos devidamente catalogados no inventário, seus valores e a expectativa de vida útil de cada um deles.

Como fazer a baixa de ativo imobilizado?

Em um perfeito controle patrimonial, todos os ativos imobilizados da empresa estão catalogados em um inventário, com o seu valor e sua vida útil planificados.

No próprio inventário deve-se calcular a depreciação de cada bem. Claro, cada maquinário, equipamento, peça e até prédios e veículos vão perder valor ao longo do ano e existem cálculos para aferir essa depreciação.

Com a depreciação, em um determinado momento, essa vida útil se encerra e a empresa precisa se desfazer do bem. É hora de fazer a baixa contábil.

A regra que orienta essa baixa de ativo imobilizado é o Pronunciamento Técnico CPC 27, que determina o momento em que o valor contábil de um item do ativo imobilizado deve ser baixado:

• Por ocasião de sua alienação;
• Quando não há expectativa de benefícios econômicos futuros com a sua utilização ou alienação.

A importância dos documentos para a realização da baixa de ativo imobilizado

Para realizar a baixa de um ativo imobilizado, é preciso que toda a documentação necessária esteja em dia.

Mesmo que, por lei, não seja obrigatório formalizar a eliminação de um ativo, é importante que o contribuinte seja capaz de provar, de acordo com as leis comerciais e fiscais, o que foi usado como base para lançamentos contábeis — PN CST nº 146/75.

Dessa forma, é importante que toda vez que a empresa realizar uma baixa de ativo imobilizado dentro do negócio, essa transação seja devidamente lastreada em um documento, sendo ele B.O., NF de Venda, NF de Doação, Sucata ou Dação em Pagamento, por exemplo.

Quando um ativo imobilizado tem sua baixa devido ao sucateamento ou obsolescência, ou seja, sem a existência de documentos de saída da empresa, é preciso que essa baixa esteja devidamente descrita em um laudo interno, com a aprovação dos profissionais competentes e/ou responsáveis.

Esse cuidado é importante porque, caso seja necessário prestar contas ao Fisco, a empresa possui todas as informações relevantes para a realização dessa prestação, evitando possíveis problemas e desencontros nas documentações da empresa.

Se a instituição não conseguir comprovar a baixa do bem, o valor contábil referente a essa baixa será deduzido como um prejuízo não operacional não dedutível na CSL e no Lucro Real da empresa.

Documentos para a baixa de ativo imobilizado

Apesar de não ter uma formalidade perante a lei para a eliminação de ativos imobilizados da empresa, no que diz respeito ao fisco e às obrigações contábeis da instituição, documentar esse processo é muito importante.

Como dito anteriormente, os ativos imobilizados que sofrerem baixa deverão ser registrados em um documento competente, sendo ele:

• nota fiscal de doação;
• nota fiscal de venda;
• boletim de ocorrência;
• dação em pagamento;
• sucata; etc.

Quando a baixa do ativo for dada devido ao sucateamento ou pela obsolescência, ele deverá ser registrado através de um laudo interno, apoiado pelos profissionais competentes, para dar validade ao relatório.

Modelos de baixas mais comuns

Existem seis modelos mais comuns de baixa de ativo imobilizado praticados no mercado.

São eles:

• Venda;
• Obsolescência ou sucateamento;
• Inexistência física;
• Sinistros;
• Doação;
• Dação em pagamento.

Vamos entender um pouco mais sobre cada um deles a seguir.

Venda

A alienação por venda do ativo imobilizado é o modelo de baixa mais comum utilizado no mercado.

Para lastrear essa baixa, é preciso utilizar os documentos comprobatórios apurando se houve ganho ou perda nessa operação por parte da empresa.

É importante considerar também o valor residual de descarte. De acordo com o CPC 27, existe um valor de descarte para os ativos imobilizados que seria o montante líquido que a empresa receberia durante a venda do bem ao fim de sua vida útil.

Obsolescência ou sucateamento

No caso de obsolescência ou sucateamento, os bens em questão sofreram depreciação total, e por isso poderão ter baixa apenas quando houver, também, a baixa física do ativo.

Dessa forma, quando um bem está sucateado ou obsoleto, é preciso que a empresa seja capaz de produzir um laudo técnico indicando as razões dessa baixa, bem como complementando com dados relevantes para tal.

Como dito anteriormente, esses registros são fundamentais para as rotinas contábeis.

Nesse caso, a baixa do ativo imobilizado da empresa por sucateamento ou por obsolescência será vista como um “débito em conta” no registro contábil da empresa, proveniente de uma depreciação acumulada.

Também poderá ser identificado como um “crédito em conta”, na conta dos custos do bem, uma vez que as contrapartidas precisarão ser lançadas em contas distintas, com o resultado do período onde o valor líquido do bem que sofreu a baixa deverá ser registrado.

Inexistência física

Quando os inventários físicos dos bens do ativo imobilizado da empresa são finalizados, não é raro encontrarmos algumas discordâncias entre o que está nos registros contábeis e o que ainda não passou pelo inventário físico da empresa.

Quando isso ocorrer, o primeiro passo é confirmar se existe ou não o bem que está desfalcado do registro contábil para, só após essa conferência, deflagrar a investigação sobre a ausência ou não desse bem de ativo imobilizado.

São várias as possíveis causas para a inexistência física de um bem de ativo imobilizado em uma empresa:

• problemas com desmobilização;
• descarte indevido;
• extravio de bens; etc.

No caso de bens com valor superior a R$1.200,00 é possível, mediante aprovação da diretoria, a aprovação da baixa.

Nesse caso, no entanto, é preciso ficar atento às possíveis contestações de parte das normas fiscais, uma vez que a empresa poderá ser penalizada por algumas práticas irregulares, como a venda do bem sem a nota fiscal ou benefícios indiretos, por exemplo.

Quando for este o caso, é importante que a empresa siga três passos importantes para evitar possíveis problemas e más interpretações por parte do fisco:

• realizar um relatório de investigação;
• realizar um parecer da seção de imobilizado;
• por fim, aprovar a baixa com a diretoria.

Sinistros

Quando a baixa do ativo imobilizado se dá por sinistros, é preciso ter atenção a vários detalhes.

Quando um sinistro ocorrer, é preciso que o seguro que é direcionado àquele bem específico seja acionado e, a partir daí, o valor que é equivalente à indenização desse bem deverá ser tratado como uma receita operacional.

O exemplo mais recorrente desse tipo de baixa de ativo imobilizado é o veículo empresarial: uma vez que esse bem sofreu um sinistro, ele será baixado do patrimônio e registrado no resultado do exercício contábil da empresa.

Por outro lado, quando a empresa recebe um valor por parte da seguradora do veículo, esse montante deverá ser debitado em uma conta como recebimento de ativo circulante, além de ser creditado também em uma conta de receita operacional relativa no resultado do exercício contábil da empresa.

Dessa forma, quando a empresa realizar os registros contábeis, será necessário apurar se houve ganho ou perda de capital durante a operação.

No caso de ganho de capital, a quantia deverá ser tributada de acordo com o Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido da empresa.

No caso de perda de capital, o valor deverá ser deduzido pelas empresas que optaram pelo Lucro Real.

Se a empresa, por ventura, adquiriu os créditos provenientes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), PIS (Programa de Integração Social) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), ela deverá saber que os saldos remanescentes precisam integrar o custo de aquisição daquele bem.

Esse cuidado é fundamental para conseguir promover uma apuração mais transparente dos ganhos ou perdas de capital por parte da empresa.

Doação

No caso de doações, é preciso avaliar o que diz o Artigo 13 da Lei nº 9.249, de 1995 e o Artigo 365 do RIR/99.

De acordo com ambos artigos, as doações só serão dedutíveis se forem doações filantrópicas.

Dação em pagamento

Por fim, a dação em pagamento representa a entrega do bem como forma de pagamento em algum tipo de transação.

Imagine o cenário em que a empresa irá comprar um novo maquinário, e o vendedor aceita outros equipamentos como forma de pagamento. Caso esse tipo de transação seja acordada entre ambos os envolvidos, trata-se de uma dação em pagamento.

Nesse caso, a contabilidade da empresa irá identificar essa transação como venda ou compra de imobilizado, com uma apuração usual de ganho ou perda de capital por parte da instituição.

Com a dação em pagamento, será necessário corrigir o valor do ativo desde a data em que ele foi adquirido até a data em que ele foi usado como pagamento. O mesmo deverá ocorrer com a depreciação acumulada relativa, para que o valor residual do bem seja devidamente apurado.

Com esses dados em mãos e essa correção devidamente realizada, teremos o custo de venda do ativo imobilizado.

Como proceder em casos de baixa parcial?

No caso de baixa parcial de um ativo imobilizado, é preciso considerar a baixa apenas no componente que está sendo trocado.

Imagine que o computador da empresa tenha apenas o seu monitor estragado. Será necessário substituir essa parte que está em desuso por uma nova, correto? Assim ocorrerá a baixa parcial.

Quando isso ocorrer, é necessário criar um subitem apenas para as peças que precisam ser substituídas.

Outro cuidado importante é ter todas as informações em relação ao valor do componente que irá ser baixado, para que seja devidamente documentado e todo o histórico atualizado.

É possível baixar apenas um intangível por alienação e venda?

Existem vários motivos para a baixa de um ativo, e por isso é preciso se antecipar e realizar a baixa caso algum ativo seja desativado.

No entanto, só é possível realizar a baixa quando existe reconhecimento e contabilidade da perda em questão.

Baixa de ativo imobilizado indevido

No caso da baixa de um ativo imobilizado indevido, é comum que surja uma dúvida sobre como regularizar essa situação sem que isso gere algum tipo de prejuízo fiscal para a empresa.

Com tempo hábil para o trabalho, a melhor forma de lidar com esse erro é reabrir o período em que ele ocorreu e refazer a operação que está incorreta.

Para isso, é importante ter um profissional especializado capaz de assessorar a empresa nesse processo, entendendo quais são os impactos dessa reabertura e como executar as correções, sempre considerando a CPC 23  Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro.

Baixa de bens não identificados no inventário físico

No caso da baixa de bens não identificados no inventário físico da empresa, a melhor forma de lidar com essa situação é alocar esses bens em uma conta específica de sobras contábeis da empresa.

Dessa forma, é possível comprovar os bens que não existem, dando baixa nos mesmos e, portanto, criando um relatório de baixas da empresa externa como um documento base para todo o processo.

É necessário que esse relatório tenha a assinatura de todos os profissionais responsáveis por essa tarefa.

Ganho e perda de capital na baixa de ativo imobilizado

No caso do ganho e perda de capital na baixa de um ativo imobilizado, a empresa precisará reconhecer o resultado dessa competência no período em que esse ativo sofreu a baixa.

Por isso, tanto os ganhos quanto as perdas durante esse processo deverão ser estabelecidos de acordo com a distinção entre o valor contábil do bem (quando houver) e o valor líquido da alienação do mesmo.

Por que fazer revisão de vida útil?

A vida útil de cada item do inventário é contabilizada ano a ano.

Existe uma taxa de depreciação que age sobre os ativos imobilizados, ou seja, a cada ano o item perde parte de seu valor inicial até chegar a zero.

Note que, do ponto de vista contábil, há um paradoxo.

A Baixa de ativo imobilizado não ocorre quando ele é considerado totalmente depreciado, ou seja, o seu valor na contabilidade chegou a zero.

Este item só terá a baixa contábil quando ele definitivamente não fizer mais parte do patrimônio da empresa.

Desta forma, é necessário realizar a revisão da vida útil do ativo imobilizado, para contabilizar a sua depreciação e analisar seu novo potencial produtivo.

Conheça mais sobre este assunto aqui no blog da Investor lendo o artigo “O que é laudo técnico de vida útil do ativo imobilizado”.

Quais os tipos de baixas para bens do ativo imobilizado?

De qualquer forma, mesmo que a vida útil seja prolongada, eventualmente ela chegará ao fim e haverá a necessidade da sua Baixa contábil.

Quando isso acontecer, há regras a serem seguidas.

Assim, essa baixa somente será realizada se ocorrer a sua alienação, liquidação ou baixa por perecimento, extinção, desgaste, obsolescência ou exaustão, com a consequente retirada física do bem.

Toda baixa de ativo imobilizado precisa estar documentada. Não existe formalidade legal para a eliminação deste determinado bem, mas existe a necessidade da baixa fiscal.

Essa baixa contábil, quando há obsolescência ou sucateamento e não existir um documento de saída, deve estar comprovada por laudo interno, com aprovações dos personagens competentes.

Quando houver a possibilidade, fotos são consideradas prova posterior junto ao Fisco, caso isso seja necessário.

Outro caso previsto é quando a empresa não consegue comprovar a baixa física do bem.

Nestas situações, o valor contábil da baixa é exposto como prejuízo não operacional, e deve constar na determinação do Lucro Real.

• Dica: Saiba mais sobre este assunto consultando o Roteiro de Procedimentos de bens em desuso.

Como uma baixa contábil pode gerar capital?

Note que uma vez que a depreciação fez com que o valor do bem chegue a zero, ele pode sofrer a baixa fiscal. Mas isso não significa necessariamente que o item está impossibilitado de ter um uso.

Ou seja, abre-se a possibilidade que este bem seja vendido e convertido em capital para a empresa. Essa é uma das premissas de uma excelente gestão de patrimônio.

Ao monitorar a vida útil e as condições de uso de cada ativo imobilizado é possível fazer com que ele tenha um rendimento máximo, mesmo após a baixa.

Por outro lado, quando não há uma plena administração dos ativos de uma empresa, consequências negativas podem surgir.

Algumas delas são:

• Aumento do número de furtos e desvios dos bens;
• Incorreções no o registro contábil, ocasionando omissão de receita e até autuação fiscal com incidência de imposto para a empresa;
• Problemas com a gestão de reposição dos bens afetados pelas quebras e obsolescências;
• Falta de preparo para fusões, aquisições, cisões, entre outras.

Não se perca na gestão!

Evitar problemas relacionados a uma perfeita gestão de ativos imobilizados ou à baixa fiscal dos mesmos é uma realidade, desde que alguns procedimentos sejam cumpridos.

Estes procedimentos passam pela criação de um inventário, da avaliação dos ativos e da revisão da vida útil de cada um dos bens.

Além disso, um teste de Impairment, também conhecido como teste de recuperabilidade, pode dar melhores condições de recuperar valores mesmo em momentos de baixa de ativo imobilizado.

Uma atitude inteligente para quem quer melhorar a capacidade de gestão em sua empresa é contratar profissionais experientes nesta área, que possam orientar como iniciar todo este difícil, mas produtivo processo.

Conheça a Investor Avaliações

A Investor é uma empresa de consultoria empresarial presente há anos no mercado, e que conta com um corpo de colaboradores extremamente capacitado e especializado na gestão de ativos imobilizados para empresas.

Dentre as diversas competências do serviço de gestão de ativo imobilizado da Investor, destacam-se:

• Levantamento de vida útil econômica, vida útil remanescente, taxa de depreciação futura e valor residual;
• Implantação de procedimentos e rotinas patrimoniais;
• Inventário com emplaquetamento;
• Avaliação dos ativos para finalidades diversas;
• Conciliação físico-contábil;
• Atendimento à Exigências Contábeis: Lei 11.638/2007; CPC 01; CPC 27; CPC 46; ICPC 10.

Quer saber mais sobre nossos serviços? Confira o site.

Conclusão

Existem vários modelos de baixa de ativo imobilizado comumente utilizados no Brasil.

Entender cada um deles é fundamental para identificar em qual a sua empresa se adequa e, em caso de inexistência de bem físico, ser capaz de tomar todas as medidas necessárias para se manter em dia com o fisco.

Para evitar possíveis problemas provenientes da baixa de ativo imobilizado, é importante ter o apoio de um profissional ou empresa especializada, que irá apoiar durante o processo e direcionar a empresa e suas obrigações fiscais da melhor forma possível.

Saber realizar uma boa gestão de ativo imobilizado é fundamental para a construção de uma empresa financeiramente saudável e devidamente em dia com todas as obrigações fiscais e contábeis.

Quer aprender mais sobre o tema? Leia nosso artigo Controle de ativo imobilizado, como é feito e sua importância.