Controle patrimonial: o que é, como e por que fazer?

Você sabe o que é controle patrimonial e como ele afeta o planejamento orçamentário de uma empresa?

É importante, que antes de tudo, você compreenda que negligenciar o controle de patrimônio da sua empresa, pode trazer consequências negativas em seus resultados.

Fazer um controle de patrimônio de forma correta e realizar uma gestão patrimonial periodicamente possibilita à empresa: ter uma gestão financeira eficiente e construir uma previsão de custos mais assertiva; reduzir gastos; otimizar processos de compras e mais.

Uma situação que nos deparamos com certa frequência são os “imprevistos”, quase sempre de cunho financeiro e operacional, que empresas e gestores de variados setores da economia, têm que lidar.

Entretanto, a compreensão do que é controle patrimonial, nos leva a afirmar que, algumas dessas despesas “inesperadas” decorrem da não realização de um controle de patrimônio.

O que é controle patrimonial?

O controle patrimonial pode ser entendido como a gestão ou gerenciamento de todo o patrimônio de uma empresa.

Sendo assim, o controle de patrimônio engloba o acompanhamento, desde os ativos tangíveis – como imóveis, dinheiro em caixa, estoque, investimentos e mais – quanto os ativos intangíveis do negócio – como o valor da sua empresa ou marca, softwares, direitos autorais, licenças, entre outros.

Relembrando, os ativos de uma organização são os bens e direitos que um negócio possui e que podem ser convertidos em meios monetários.

O controle do ativo imobilizado de um negócio, compreende uma série de bens pertencentes às empresas e são utilizados para:

• Produção;
• Fornecimento de mercadorias;
• Serviços.

Por serem parte necessária da operação, é necessário que os gestores entendam o que é controle patrimonial e realizem a gestão desses ativos regularmente.

O controle de patrimônio pode prevenir complicações para o fluxo de caixa da empresa e para o seu ciclo produtivo. Entre as possibilidades de gestão estão:

• Saber se um equipamento está se depreciando de forma mais rápida que o normal, devido à realização de inadequada manutenção;
• Analisar se os ativos estão sendo utilizados no nível adequado de capacidade produtiva;
• Identificar se existem ativos sem condições de uso que, contabilmente e gerenciamento, constam com vida útil econômica ativa; bem como avaliar outros itens que normalmente são checados em uma gestão patrimonial.

Resumindo, os ativos imobilizados de uma empresa são tudo aquilo que gera caixa para a entidade, não importando a maneira como esse caixa é gerado.

Ou seja, uma máquina locada a terceiros é um ativo, da mesma forma que o computador de um diretor administrativo também é, pois permite que ele trabalhe e auxilie na operação interna da empresa.

O que é controle patrimonial interno?

O  controle patrimonial interno é uma das ferramentas mais importantes no desenvolvimento da empresa, onde cada área possui funções específicas para saber onde há maior ou menor utilização de produtos.

Através desse controle é possível saber o total das despesas diárias e mensais, assim, também funciona com as receitas e com os setores que necessitam de um melhor desenvolvimento para diminuir gastos e maximizar lucros.

O controle interno funciona dentro da organização, através de um planejamento bem elaborado para a execução das atividades, por conseguinte, durante e após as atividades é feita uma avaliação periódica da atuação.

O objetivo principal é evitar erros, para que o patrimônio da empresa não corra nenhum tipo de risco desnecessário. Assim como manter em segurança os registros para eventuais consultas caso haja a troca de colaboradores e/ou supervisores, esse cuidado é fundamental.

Esse controle interno é composto por planos de organização e pela coordenação dos métodos e medidas implantados pela empresa para proteger seu patrimônio.

Qual a principal função do controle patrimonial?

Alguns gestores ainda não entendem a importância que o controle patrimonial tem para as empresas e o enxerga como um custo alto, cuja função é de, apenas, cumprir as exigências legais de um negócio. Entretanto, sua importância vai além disso!

O controle patrimonial é um item crucial para melhorar a estrutura de um empreendimento, pois, por meio dele, o empresário consegue:

• Otimizar seu processo de compras e diminuir os desperdícios;
• Preparar a empresa para passar por auditorias, sejam elas internas ou externas;
• Ter facilidade para comprovar a veracidade das suas informações financeiras;
• Diminuir o índice de desvios dentro da empresa.

Realizar um controle de patrimônio garante aos gestores acesso a informações determinantes para o processo de tomada de decisões, reduzindo riscos e incertezas financeiras.

Além disso, empresas que realizam a gestão e controle patrimonial ganham credibilidade no seu mercado de atuação, o que aumenta as suas condições de atrair o interesse e atenção de investidores, eliminando também riscos fiscais e tributários.

Todo esse acompanhamento e atualização periódica do patrimônio empresarial traz um conhecimento atualizado sobre depreciações e outros fatores relevantes vinculados ao patrimônio.

Entretanto, é fundamental ter em mãos dados sempre atualizados e associados com a realidade da organização.

Isso permitirá um alinhamento mais correto com a legislação e com possíveis mudanças legislativas, garantindo que a gestão do negócio seja feita de forma alinhada com o cenário econômico e financeiro no qual a empresa atua.

Vale destacar que a legislação brasileira determina que as empresas façam o controle patrimonial, registrando-o por meio de demonstrações contábeis.

Por isso, considerando a obrigatoriedade do procedimento, os empresários devem enxergá-lo como uma oportunidade para atender às necessidades de gestão do negócio, utilizando as suas informações de maneira estratégica.

Porque as empresas devem fazer o controle patrimonial?

O sistema de controle patrimonial de uma empresa pode fornecer relatórios estratégicos para os gestores e para a contabilidade.

A seguir, falarei sobre algumas das vantagens de entender o que é controle patrimonial e realizar a gestão de bens patrimoniais em uma empresa:

Definição do custo do produto ou serviço

É muito comum que os gestores não incluam a parcela de depreciação de máquinas e equipamentos correspondentes à produção do produto ou realização do serviço, contabilizando errado o custo final dos mesmos.

Realizar uma projeção de caixa real e reduzir taxa de quebras e obsolescência

Possuir um relatório sobre as taxas de quebra, assim como, tempo de manutenção dos aparelhos usados, e também sobre a periodicidade de obsolescência de um determinado ativo, é extremamente estratégico para os gestores na hora de realizar a projeção de fluxo de caixa da empresa.

Isso porque, ao possuir uma média desses valores, é possível planejar melhor os gastos relacionados à cada equipamento, sem “sustos” ao longo do ano.

Obter o valor patrimonial da empresa para eventuais negociações pelo valor contábil

Quando uma empresa é envolvida em uma operação de fusão, aquisição, venda ou compra ela deve ser avaliada por meio de um relatório denominado Valuation.

Dentre os métodos de avaliação, um dos mais utilizados como parâmetro para negociações é o método chamado Valor Patrimonial. Ele avalia a empresa com base no seu valor patrimonial contábil.

Aprofunde-se no assunto e descubra quanto vale a sua empresa, com o artigo; “Métodos de Valuation: 3 maneiras de calcular o valor da sua empresa”.

Amenizar os furtos e desvios de bens da empresa, otimizando os processos de compras

Ao fazer o controle de patrimônio de uma empresa, a movimentação de ativos fica restringida e os furtos são menos recorrentes. Isso porque, quando a empresa mostra ter um rígido controle sobre seu patrimônio, os responsáveis de cada setor ficam mais atentos e, dessa forma, cria-se uma cultura organizacional de cuidado com os bens.

Qual a importância do controle patrimonial no setor público?

A necessidade de manter um controle patrimonial eficiente está cada vez mais evidente na realidade das organizações, inclusive as públicas.

Diante das grandes mudanças econômicas e tecnológicas, em meio a um mercado crescente e competitivo, em sua maioria, as empresas necessitam de um controle patrimonial eficiente.

Esse é um dos motivos da importância do controle patrimonial no setor público, tendo em vista o  ativo imobilizado que exerce na organização pelo qual envolve alto valor agregado que compreende todos os bens tangíveis e intangíveis da empresa ou entidade pública.

Além disso, o gestor público tem a obrigação de prestar contas perante a sociedade, obedecendo aos princípios da boa governança: transparência, ser mensurável, coerente, de longo prazo, ter integridade e cumprir a lei.

Afinal, com uma sociedade cada vez mais atuante e participativa, o Estado tem como finalidade atender de maneira eficiente as necessidades públicas. E é, justamente, através dos sistemas de controle que acontecerá a efetiva execução de ações desse setor.

5 etapas para um controle patrimonial eficiente

Agora que você compreendeu o que é controle patrimonial e conheceu algumas das vantagens de aplicá-lo em sua organização, então, é hora de conhecer as etapas necessárias para colocá-lo em prática.

O controle patrimonial completo é composto por 5 etapas. São elas:

Etapa 1: Inventário

A primeira parte do controle de patrimônio é realizar uma vistoria dos ativos e constatar o estado de conservação dos bens.

Neste momento também é feito um questionário sobre o regime de manutenção e tempo de uso do equipamento.

Para saber mais sobre esta etapa, sugerimos que acesse o artigo exclusivo; “Inventário Patrimonial: o que é, como fazer e os benefícios desse relatório” e entenda como ele deve ser feito e quais os seus benefícios.

Etapa 2: Avaliação dos ativos

Já na avaliação dos ativos é realizada a avaliação do valor justo dos ativos, segundo orientações do CPC 46.

Sendo assim, a partir do valor justo, é calculado também o valor residual, que é o valor que a empresa espera receber ao final da vida útil econômica do ativo, e o custo de reposição.

Etapa 3: Revisão das vidas úteis dos imobilizados

No início da nossa explicação sobre o que é controle patrimonial, chegamos a citar a análise da vida útil econômica de um ativo.

Ela é o tempo de vida do ativo (vida útil) em que a empresa espera receber benefícios econômicos. Assim, pode variar dependendo da utilização do mesmo na operação da companhia.

É necessário revisar as vidas úteis para contabilizar a:

• Depreciação;
• Amortização;
• Obsolescência do ativo.

Etapa 4: Determinação das novas taxas de depreciação

A partir do valor residual e do valor justo, é calculado o valor depreciado. Com o resultado encontrado, é feito uma diluição ao longo da vida útil remanescente e, assim, é encontrada a depreciação anual do ativo.

Etapa 5: Teste de Impairment

Nessa etapa do controle de patrimônio aplica-se o teste de recuperabilidade dos ativos. Sendo assim, ele verifica se os ativos estão desvalorizados, ou seja, se o valor contábil excede o valor recuperável.

Entenda rapidamente como é feito o processo assistindo o vídeo abaixo:

Como o controle de patrimônio em uma empresa influencia na gestão orçamentária e no seu resultado?

Um fator muito negligenciado nas empresas é a análise da vida útil econômica de um determinado ativo.

Quando o controle patrimonial é realizado de maneira correta, a vida útil econômica remanescente de um ativo é determinada, possibilitando ao administrador planejar a compra com antecedência de um ativo semelhante.

Essa previsibilidade possibilita ao gestor:

• Fazer uma melhor pesquisa de preços antes de realizar a aquisição;
• Obter prazos melhores para pagamento;
• Evitar uma despesa inesperada;
• Evitar a interrupção da produção e transtornos junto a clientes.

Outras vantagens

Outras vantagens podem ser observadas no âmbito do planejamento orçamentário, pois, compreender como um determinado ativo vem sendo utilizado pela empresa e se as taxas de depreciação estão acima daquelas pré-estabelecidas pelo fabricante, podem acarretar alguns questionamentos, como:

1- O equipamento ou maquinário está sendo utilizado em conformidade com o prescrito no manual do fabricante?

2- São feitas manutenções regulares e de acordo com o manual do equipamento e maquinário?

3- Os funcionários estão tendo pouco zelo com os ativos da empresa?

4- Estão ocorrendo furtos?

5- Meu patrimônio está em um lugar adequado? Ele está sujeito a quais efeitos externos?

Com essa análise, o administrador pode tomar as medidas necessárias para que a empresa obtenha, de fato, o retorno esperado sobre seu patrimônio e, consequentemente, otimize o seu processo de compras, tirando os gastos desnecessários do orçamento.

Contudo, um ponto de atenção, que pode influenciar negativamente no resultado de uma empresa, é o reconhecimento de depreciação de ativos que não constam mais em seu patrimônio.

Ou seja, a empresa que tem seu patrimônio desorganizado, não é capaz de realizar a baixa contábil dos ativos que não constam mais em sua base patrimonial, seja por furtos, roubos, incêndios ou obsolescência.

Dessa forma, acaba registrando-os em suas despesas no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), interferindo assim nos seus resultados e prejudicando seu desempenho.

Cuidados na hora de fazer o controle patrimonial da sua empresa

É imprescindível que uma atualização do seu controle patrimonial seja feita, pelo menos, uma vez por ano, pois revisar e atualizar a vida útil, a depreciação e o valor residual dos seus ativos é fundamental para que a empresa cresça bem estruturada. Entretanto, os cuidados na hora de fazer  controle patrimonial não param por aí. Veja a seguir:

Laudos de acordo com a legislação vigente e as boas práticas do mercado

É importante que os gestores exijam que os laudos de controle de bens patrimoniais estejam elaborados em conformidade com a Lei 11.638/07 e de acordo com as normas técnicas emitidas pela ABNT/IBAPE – NBR-14.653.

Profissionais qualificados

É necessário então, que a empresa que irá fazer o controle do patrimônio do seu negócio possua uma equipe técnica experiente para avaliar os ativos da sua empresa.

Lembre-se, que esse relatório pode impactar nos resultados financeiros do seu negócio, por isso, exige profissionais qualificados e experientes.

Agora que você já sabe o que é controle patrimonial, porque fazer e suas vantagens, pode utilizar a nossa Planilha de Controle Patrimonial. Uma ferramenta que permite fazer a gestão dos seus ativos imobilizados em 3 etapas, em uma planilha automatizada no Excel.

É importante ter atenção na hora de escolher qual prestador de serviço que irá fazer o controle patrimonial da sua empresa.

A Investor é uma consultoria em avaliação patrimonial de empresas. Somos especializados em gestão do ativo imobilizado. Possuímos uma equipe técnica capacitada e experiente, que atua em todo o Brasil, para atender melhor você e a sua empresa.

Conclusão

Após compreender a importância e eficácia do controle patrimonial, os principais elementos e toda gama de características, será mais fácil identificar eventuais falhas e/ou erros, em empresas sejam elas públicas ou privadas.

Através desse artigo é possível concluir que as técnicas são de grande importância e o resultado desse trabalho resulta no aumento da qualidade do serviço prestado no meio de tantas empresas.

Sendo assim, a importância do controle patrimonial é indiscutível para o sucesso da organização.

Além do mais, contar com uma empresa com know-how no assunto como a Investor irá facilitar a organização do patrimônio e análise estratégica das organizações.

Pois, além de todas as ferramentas que a Investor oferece, é fundamental destacar a realização de um controle eficaz com condições de auxiliar tanto na análise estratégica quanto na avaliação de ações, estando sempre voltada para uma gestão mais segura e rentável sob a perspectiva econômica.

Agora que você já sabe o que é controle patrimonial, que tal agendar um horário com um especialista da Investor?