A Gestão de Projetos é uma necessidade e este é um papel que cabe ao bom administrador. Não basta orientar a equipe sobre os rumos do projeto e esperar a conclusão, é preciso estar próximo da equipe em cada passo, fazer novas orientações, discutir ideias, cobrar prazos e supervisionar o andamento dos trabalhos.
Um gestor menos experiente pode até pensar que este trabalho é impossível, já que sabemos que a quantidade de demandas que chegam a quem tem como tarefa o gerenciamento de uma empresa é enorme.
Contudo, aqueles que possuem mais experiência conhecem os atalhos. E, hoje em dia, há ferramentas excelentes para isso.
Cada projeto é diferente, então há diferentes softwares para cada tipo de trabalho. O gerenciamento de uma equipe à distância, por exemplo, é uma realidade, desde que se use as ferramentas de gestão de projetos mais adequadas.
Escolher as melhores ferramentas antes o início de cada projeto é pensar com clareza nas metas e valores que irão direcionar os objetivos. Isso é parte do planejamento estratégico, essencial para a excelência da gestão.
O PMBOK, Project Management Body of Knowledge, um conjunto de conhecimentos de gestão de projetos reconhecido internacionalmente, define projeto como: “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Uma ideia, quando bem pensada e aprovada, acaba se tornando um novo projeto, que tem como objetivo aumentar a competitividade da empresa através da inovação. O gerenciamento destes projetos é a forma como o gestor vai manter o foco da equipe nos objetivos traçados previamente.
Ora, cabe ao gestor que o produto, serviço ou resultado do projeto estejam dentro do planejamento e para isso ele tem ferramentas de controle que podem ser extremamente úteis.
No fim das contas, a perfeita gestão de projetos prepara a empresa para manter o território conquistado no mercado e permite a “mordida” de nova fatias de consumidores. Assim este tipo de gestão é fundamental para o crescimento da organização.
Não é raro vermos um projeto no qual profissionais de vários departamentos estão envolvidos. Muitas vezes, colaboradores de cidades, estados ou até de países diferentes fazem parte de um mesmo trabalho. Foi-se o tempo que isso representava um problema.
As mais variadas ferramentas para a comunicação perfeita entre eles está literalmente no nosso bolso. A partir de um telefone celular é possível acessar e lançar todo tipo de informação. A barreira física hoje não é desculpa para o não funcionamento de um projeto.
Dessa forma é possível ao gestor planejar um plano de ação com bases sólidas e fazer o acompanhamento de todo o fluxo operacional, reconhecendo imediatamente os problemas e agindo de forma muito mais ágil para contorná-los.
Contudo, como já dissemos, cada projeto é diferente. Além disso existem milhares de softwares de gestão de projetos à disposição. Então como encontrar a melhor ferramenta?
Pense bem, um programa que permite apenas a criação de cronogramas não é a ferramenta mais correta de gerenciamento de um projeto, embora ele possa a ser útil em algum momento. O conceito de projeto vai muito além disso. Da mesma maneira, ferramentas específicas não funcionam quando se tem este objetivo.
Um bom gerenciador de projetos precisa ajudar para que os objetivos sejam atingidos. Sendo assim, ele precisa estar atento à certos tipos de tarefas, como: permitir o gerenciamento de correções de rumo, a fácil identificação da fase em que os projetos se encontram, otimizar os recursos organizacionais, fazer a comunicação rápida entre os integrantes do projeto e o gestor.
Quando se tem um planejamento estratégico bem estabelecido e se conhece os requisitos, objetivos e participantes do projeto, fica mais fácil analisar estes pontos e compará-los com os principais softwares do mercado para encontrar a ferramenta ideal. Por isso é importante conhecer os softwares mais usados para o gerenciamento de projetos.
Este é um dos programas mais completos da nossa lista e conta com dados que vão do controle financeiro, passam pelo apontamento de horas dos colaboradores e tarefas específicas. O Artia leva em conta até a técnica Pomodoro, que divide as tarefas em blocos de 25 minutos de trabalho concentrado por 5 de descanso, com o objetivo de melhorar o desempenho individual.
Outro software bastante conhecido para a gestão de projetos, o Slack é uma espécie de central de comunicação, na qual todos os participantes do projeto têm contato entre si, podem trocar arquivos e checar etapas do cronograma. O programa se destaca também pela integração com funcionalidades como o Google Drive e o Dropbox.
Uma das melhores opções para a organização e a otimização de prazos de entrega, tarefas e arquivos em uma mesma plataforma é o Podio. Com este programa é possível filtrar o trabalho individual ou de todo o grupo ou ainda acessar histórico de antigos projetos para resgatar antigas ideias.
É conhecido por organizar as demandas de forma individual ou em grupo em um sistema bem amigável de etiquetas. A funcionalidade e a facilidade, que o Trello traz, para lidar com as listas de tarefas e diferentes quadros de demanda que este software proporciona fez dele uma das principais ferramentas de gerenciamento de projeto do mundo.
É fundamental para o projeto que cada um dos integrantes conheça muito bem as suas atribuições e responsabilidades e este é o objetivo do 5W2H. O 5W do seu nome vem do inglês What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem), enquanto o 2H é o How (como) e de How much (quanto).
O Asana também estabelece atribuição de tarefas a participantes, assim como exibe estatísticas do progresso do projeto. Com este programa é possível visualizar com clareza a linha do tempo que compõe o cronograma, mostrando quais ações são necessárias para desencadear os próximos passos.
E você? Tem experiência com outras ferramentas de gestão de projetos para compartilhar? Entre em contato com o Blog da Investor e vamos juntos buscar a excelência na administração!
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