Eficiência Operacional: Saiba como fazer mais com menos

Para uma organização manter o seu crescimento, todos os envolvidos no seu funcionamento devem estar alinhados, mantendo as decisões muito próximas de um conceito fundamental.

Mas o que isso significa? Basicamente, nunca ficar completamente satisfeito com o resultado atual das suas operações. Isso é o que faz as empresas estagnarem, dando oportunidade para que outras empresas se alinhem às suas estratégias, causando perdas e retardando um potencial crescimento.

A partir do momento em que se pensa que todas as soluções foram encontradas, o fim está próximo e esse é o pior cenário que você pode estar inserido. Para uma empresa estar em constante crescimento, é imprescindível manter o interesse em inovações, em melhorar processos.

Uma meta batida não deve ser vista como um fim em si mesma. Ela, na verdade, é mais uma oportunidade para você ter calma, dar um passo atrás, avaliar o mercado de maneira geral e entender o que te fará chegar perto de um cenário de Eficiência Operacional.

Sim, esse é o ponto futuro que sua empresa precisa sempre almejar. Continue lendo para saber mais!

O que é Eficiência Operacional?

Antes de entrar no assunto de eficiência operacional, precisamos falar sobre as pessoas. Veja se esse raciocínio se encaixa com sua organização: ela bate metas estabelecidas por pessoas, com operações executada por pessoas, resultados avaliados por pessoas e tem seus serviços comprados por pessoas.

Se a resposta for sim, você precisa entender que a Eficiência Operacional não se trata de corte de gastos, mas na melhoria da produtividade, focada em entregar os melhores resultados dentro de um padrão excelente para o seu cliente final.

Para isso, o treinamento das suas equipes, a transparência e o alinhamento de discurso e de expectativas da empresa são primordiais para manter o foco nos objetivos, sejam eles de médio, curto ou longo prazo. Você precisa dar a sua equipe um caminho por onde seguir.

Sem comprometimento, desempenho e conhecimento do seu negócio, o caminho para a eficiência é muito mais tortuoso. Nenhuma ferramenta de Big Data ou qualquer estratégia de Business Process Management será capaz de te fazer manter a qualidade dentro dos padrões necessários para a sua empresa conseguir ter mais entradas do que saídas.

Sim, é conceitualmente simples assim! Eficiência Operacional é basicamente aumentar a capacidade financeira de uma empresa tendo mais entradas do que saídas. Mas como? É simples. Mantendo ou melhorando a mesma qualidade padrão de entrega.

Vantagens da Eficiência Operacional

Todos os seus clientes têm sempre uma grande oferta de produtos à sua disposição. Seja comprando um sabonete no supermercado ou uma casa em um bairro de luxo, eles estão cada vez mais seletivos e preocupados com a qualidade do que consomem, com as opiniões relacionadas ao que consomem e com o relacionamento do seu pós-venda.

Então, a lição primordial é: não brinque com as expectativas deles. Lembre-se, não são números que mantém a sua empresa. O que te mantém é a satisfação dos seus clientes com todos os pontos de contatos estabelecidos entre você e eles.

Você, com certeza, não criou um processo com o intuito de deixar um cliente descontente, não é mesmo? Então, é primordial escutá-lo e aprender com ele. Essa insatisfação pode apontar para uma falha chave no seu processo, e esse pode ser o gatilho para você mergulhar em algum problema que ainda não apareceu nos seus relatórios.

O retorno sustentável dos seus investimentos depende de um bom mapeamento de todos os fluxos de trabalho estabelecidos, seja no back office ou no pós-venda. Muitas horas trabalhadas e muito esforço investido para solucionar problemas que no final se descobrem pequenos é um fator chave para desestimular seu crescimento.

Então, seja resolutivo, estimule seus gestores a conhecerem a empresa em 360 graus, relacione setores e eles irão formar uma equipe multidisciplinar que irá encontrar as melhores soluções e evitar o famigerado retrabalho.

Mas por que investir nessas estratégias?

Porque essas horas gastas poderiam ter sido usadas para criar algo novo ou para melhorar o que já existe. Não importa o tamanho da sua empresa, não importa seu ROI, seu lucro ou o tanto que você faz com tão pouco.

O que realmente importa é, será que todos os seus fornecedores estão negociando com os melhores preços para você? Será que a sua infraestrutura aproveita o máximo da sua capacidade de produção? Será que o controle operacional funciona plenamente ou você tem desperdícios?

De acordo com uma pesquisa feita pelo Estadão, as empresas têm perdas de até 20% com itens dispensáveis e gargalos processuais que oneram sua operação, impactando diretamente sua margem de lucro.

Seja por um fornecedor de pouca confiança que atrasou um pedido, um colaborador desmotivado que esqueceu de seguir o fluxo estabelecido ou a falta de dados referentes a execução do pedido, tudo impacta no seu resultado, seja positiva ou negativamente.

Como atingir e aumentar a eficiência operacional na sua empresa?

Conheça o mercado

Seu produto/serviço precisa estar inserido em algum cenário, seja ele otimista, pessimista ou realista. E você precisa ter soluções para enfrentar todos os tipos de situação político-econômica que possa se apresentar.

Quando uma oportunidade ou uma ameaça aparecerem, você precisa estar preparado para não tomar atitudes precipitadas e ver sua estratégia acabar por água abaixo.

Invista em dados

Um dos seus maiores aliados será a tecnologia! Tenha todos os dados mapeados e invista algum tempo analisando o que eles te dizem. Entendendo as forças e as fraquezas do seu negócio, você verá como aqueles números te dizem muito.

Seja para uma certeza ou para uma dúvida, os números da sua empresa precisam estar disponíveis para que você possa avaliar decisões estratégicas baseadas em fatos. Sem dados, você terá apenas um apanhado de opiniões sem fundamento.

Tenha uma meta

Sem ter para onde ir, qualquer caminho parece promissor. Então reúna os dados internos e externos que você coletou e, junto com a sua equipe de gestão, desenvolva metas assertivas, ousadas e ao mesmo tempo críveis.

Sua equipe precisa entender que o crescimento é possível e que as estratégias estabelecidas pelos gestores são o melhor caminho para conquistar os objetivos propostos.

Mas, tome cuidado! Forçar a barra com metas pode desestimular funcionários com perfis mais conservadores e introspectivos.

Faça mais com menos

Depois de dominar o funcionamento do seu negócio, observar a concorrência e o movimento do mercado, investir em tecnologia e em seu pessoal e traçar objetivos, é hora de aplicar o que foi planejado.

Nesse ponto, você já conhece tão profundamente seu universo que consegue avaliar com assertividade se o que sua empresa precisa é aumentar o Market Share, traçar um plano de escalabilidade ou reestruturar/implantar uma melhoria na cadeia de suprimentos, na gestão, na venda, no pós-venda ou no seu custo operacional.