Controle Patrimonial: Impactos para as empresas que não possuem gestão

O controle patrimonial não é nenhum luxo na administração de uma empresa.

Na realidade, ele é uma necessidade fundamental. Sendo assim, ao não realizar a gestão dos ativos imobilizados, inúmeros impactos podem ocasionar prejuízos.

Uma possibilidade é sofrer uma multa imposta pelo Fisco por problemas contábeis, mas ela não é a única.

A falta de uma gestão primorosa tem impactos que vão muito além de multas, e isso será demonstrado neste artigo.

Controle patrimonial: o que é, como e por que fazer?

O controle patrimonial consiste, basicamente, em um levantamento de todo o patrimônio da empresa, analisando os bens tangíveis e intangíveis da instituição.

Comumente realizado com o auxílio de um contador ou profissional especializado, esse levantamento deve ser feito com cuidado e atenção para evitar possíveis erros.

Durante o processo, o profissional responsável deverá organizar o inventário dos bens com uma divisão precisa por finalidade e categoria de cada um deles, verificando, por exemplo, o preço atual de cada item.

Através desse trabalho, é possível identificar o valor de mercado da empresa de forma mais precisa.

Por que fazer o controle patrimonial?

O controle patrimonial é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa e, principalmente, manter os gestores e empresários cientes do valor de mercado da instituição.

Com muitas atribuições no dia a dia, é comum que esses responsáveis foquem em diversas atividades rotineiras, e acabem se esquecendo do controle de patrimônio.

Por isso, pode ser interessante contar com o apoio de uma empresa ou profissional especializado, que irá manter essas rotinas em dia e garantir a análise recorrente do patrimônio tangível e intangível da empresa.

É através do controle patrimonial que a instituição consegue:

• manter seu negócio mais confiável;
• reduzir as chances de penalidades fiscais;
• preparar a instituição para alianças com novos parceiros;
• ter uma gestão mais eficiente;
• atrair e captar novos possíveis investidores.

Confira mais no artigo: Controle patrimonial: o que é, como e por que fazer?

De quanto em quanto tempo é preciso realizar o controle patrimonial?

O controle patrimonial deve ser feito adequadamente, dentro dos padrões exigidos para garantir sua eficiência.

Por ter um caráter de extrema importância para as empresas, sendo responsável por esclarecer seu valor de mercado, atrair investidores e melhorar a gestão, essa análise deve ser feita de forma recorrente.

O ideal é atualizar o controle patrimonial anualmente, sendo avaliando seguindo as melhores práticas para que todas as informações estejam mais próximas da realidade e dos valores de mercado.

Como realizar o controle patrimonial da empresa?

Para realizar o controle patrimonial da instituição, a melhor alternativa é contar com um contador ou empresa especializada nesse tipo de trabalho.

Ter esse profissional especializado responsável é fundamental para garantir a boa execução dessa tarefa, uma vez que trata-se de um trabalho minucioso, cheio de detalhes e que precisa de muita atenção e técnica.

Para conseguir organizar e manter o seu patrimônio devidamente controlado, através de um processo mais simples, é interessante:

• usar placas de identificação;
• realizar a especificação adequada das contas;
• elaborar um manual de regras e procedimentos para tal.

Usar placas de identificação

As placas de identificação são o primeiro passo para realizar o controle patrimonial.

É através delas que conseguimos organizar todos os bens da empresa e:

• otimizar o processo de controle do patrimônio;
• identificar as necessidades de manutenções e operações internas;
• facilitar o processo de auditoria e conferência dos bens;
• calcular e acompanhar a depreciação dos bens da instituição.

Essa identificação dos bens através das placas também ajuda a reduzir furtos ou desvios de bens da empresa, uma vez que haverá um controle maior de tudo o que envolve o patrimônio da instituição.

Realizar a especificação adequada das contas

É através do balanço patrimonial que é possível identificar qual é, de fato, o patrimônio do negócio.

Com base em uma ação minuciosa de levantamento de ativos e passivos da instituição, é possível ter em vista os valores, a expectativa e as taxas de depreciação de cada um deles e perspectivas de uso, manutenção ou necessidade de troca.

Com a especificação adequada das contas, é possível classificar:

• os ativos circulantes da empresa, incluindo nessa lista todos os bens que geram algum tipo de retorno financeiro de forma rápida, com a venda de produtos;
• os ativos não circulantes da instituição, que consistem em móveis, equipamentos e outros tipos de investimentos;
• os passivos circulantes da empresa, onde são considerados os pagamentos dos funcionários, os impostos, o pagamento de fornecedores, etc.;
• os passivos não circulantes da instituição, como as obrigações financeiras a longo prazo;
• e o patrimônio líquido propriamente dito, que consiste nos valores que compõem todo o capital da instituição, traduzido na diferença entre os ativos e passivos da empresa.

Elaborar um manual de regras e procedimentos

Ainda, para realizar o controle patrimonial, é importante elaborar o manual de regras e procedimentos da empresa.

Esse documento irá garantir que todos os responsáveis e envolvidos consigam executar as tarefas da melhor forma possível.

No manual, é preciso considerar os serviços que são necessários para realizar a estruturação do controle do patrimônio da empresa, bem como apresentar as melhores práticas para executar essas tarefas.

É através desse método que os colaboradores terão bem definidas suas rotinas, processos e ações diárias para garantir:

• que boas compras sejam feitas;
• a identificação dos bens;
• maior responsabilidade no que diz respeito ao bem;
• redução de aquisições desnecessárias;
• manutenções sendo realizadas dentro do período ideal / previsto.

Para aprofundar ainda mais no tema, sugerimos a leitura do artigo complementar Controle patrimonial: o que é, como e por que fazer? 

Quais são os benefícios de realizar o controle patrimonial?

O controle patrimonial traz diversos benefícios para a empresa.

Dentre os principais, temos:

• realização de um controle eficiente;
• possibilidade de obter uma certificação de qualidade, como o ISO 9000;
• maior segurança jurídica;
• possibilidade de planejar ações para preservação dos bens da instituição.

Realização de um controle eficiente

A realização de um controle eficiente é fundamental para conseguir ter uma empresa sustentável, com uma boa gestão de recursos.

É através desse controle que é possível identificar o valor gasto em cada equipamento, mensurar a depreciação desses itens, a possível troca de materiais por versões mais modernas, e todos os objetos fundamentais para o bom funcionamento da instituição.

Caso a empresa não invista em um controle eficiente, a rotina acaba ficando mais difícil, e alguns prejuízos podem acontecer:

• dificuldade na administração dos recursos;
• dificuldade na elaboração de uma projeção de despesas futuras da instituição;
• dificuldade para planejar e atuar na expansão do negócio; etc.

É necessário que a empresa realize um controle de bens do ativo imobilizado com muita atenção e cuidado, uma vez que estes precisam estar alinhados com a escrituração contábil da empresa, o que interfere diretamente na classificação de sua vida útil e depreciação.

Possibilidade de obter uma certificação de qualidade, como o ISO 9000

Com o controle patrimonial, é possível adquirir um certificado de qualidade, como o ISO 9000.

Para conquistar essa certificação, a empresa precisará apresentar o patrimônio da instituição, feito com muita cautela e seguindo as melhores práticas.

Maior segurança jurídica

Além disso, o controle patrimonial também permite que a empresa tenha maior segurança jurídica, uma vez que essa prática reduz as chances de problemas com o fisco, com o poder judiciário, causas trabalhistas, declarações de imposto de renda e possíveis processos de falência.

Isso porque os bens possuem um valor comercial, e por isso devem ser contabilizados no patrimônio total da empresa, bem como os valores recebidos em espécie.

Possibilidade de planejar ações para preservação dos bens da instituição

O controle patrimonial abre as portas para um bom planejamento de ação.

Entender essas informações por completo permite identificar os momentos onde a manutenção é necessária, ou até mesmo a troca de bens imobilizados antes que a depreciação aconteça.

Dessa forma, a empresa irá evitar alguns gastos e, ainda, possivelmente recuperar uma parte dos investimentos realizados.

O controle patrimonial

Administrar uma empresa significa controlar todos os aspectos da sua operação.

Sendo assim, cada decisão precisa ser pautada na melhoria destes processos, que vão desde a produção, passam pelo controle e gestão de pessoal, pelo planejamento financeiro, engloba as vendas e transportes de melhoria, e chegam, é claro, ao patrimônio da entidade.

Assim, o controle patrimonial pode ser entendido como a gestão – ou gerenciamento – de todo o patrimônio de uma empresa.

Devemos entender o patrimônio como todo o conjunto de bens da empresa, desde os ativos tangíveis (do qual fazem parte imóveis, máquinas, equipamentos, dinheiro em caixa, estoque, investimentos e outros).

Assim também, como os ativos intangíveis do negócio (como o valor da sua empresa ou marca, softwares, direitos autorais, licenças, entre outros).

Um negócio não tem como funcionar sem todos estes ativos e, desta forma, uma gestão constante destes bens é altamente necessária para que a empresa funcione de forma perfeita.

Para aprender um pouco mais sobre ativos, confira também o post sobre o que é o ativo intangível e como avaliá-lo corretamente.

Erros comuns com a falta de controle patrimonial

A falta de controle patrimonial, infelizmente, não é algo raro: são várias as empresas que ainda não possuem essa atividade na rotina da instituição.

Sem a gestão de bens, é natural que a empresa cometa alguns erros, como:

• não realizar o inventário patrimonial a cada 24 meses;
• não realizar o inventário rotativo;
• não ter procedimentos claros e ajustados;
• a execução errada do processo;
• não ter as informações patrimoniais conciliadas com a contabilidade;
• controlar o patrimônio em planilhas de EXCEL;
• utilizar a depreciação para dedução de IRPJ/CSLL sem controles consistentes;
• não utilizar plaquetas numeradas em todos os bens da empresa;
• não fazer o registro correto da localização;
• não fazer o registro real dos custos dos bens;
• não identificar de forma correta a descrição do bem.

Vamos entender cada um desses erros.

1. Não realizar o Inventário Patrimonial a cada 24 meses

O inventário patrimonial deve ser feito a cada 24 meses.

É através dele que os responsáveis realizam o levantamento e registro de todo o patrimônio imobilizado da instituição, permitindo que os bens sejam devidamente identificados, juntamente com informações relevantes como:

• seus valores;
• o saneamento de possíveis irregularidades;
• os ajustes contábeis;
• qualquer outro detalhe que possui potencial de influenciar na renda ou no valor de mercado de uma instituição.

2. Não realizar o Inventário Rotativo

O inventário rotativo permite que a empresa tenha um maior controle do estoque.

Esse inventário é feito periodicamente, de acordo com as necessidades e objetivos da empresa.

Sem a realização desse inventário, a empresa não tem clareza no estoque disponível, e pode ter um trabalho mais oneroso futuramente para ajustar essas informações e manter os dados atualizados.

3. Não ter procedimentos claros e ajustados

Para conseguir realizar o controle patrimonial, é preciso seguir alguns passos.

Quando a empresa opta por realizar esse controle internamente, sem o auxílio de consultores ou profissionais especializados, é comum encontrarmos dificuldade no procedimento.

O ideal é sempre ter o apoio de um profissional especializado para realizar esses procedimentos, evitando erros e retrabalho.

4. Execução errada do processo

O processo de controle patrimonial precisa ser realizado por um profissional capacitado, seguindo as metodologias corretas.

Em alguns casos, empresas tentam realizar essa atividade internamente, sem seguir esses processos, o que pode gerar problemas futuros.

5. Não ter informações Patrimoniais conciliadas com a Contabilidade

Sem o controle patrimonial, as informações patrimoniais não ficam claras para a contabilidade.

Quando isso acontece, alguns detalhes referente aos bens, valor de mercado da empresa e questões financeiras ficam irregulares, sem dados reais para embasar os impostos ou decisões da instituição.

6. Controlar o patrimônio em planilhas de EXCEL

Apesar das planilhas de Excel ajudarem a organizar alguns dados da empresa, o controle patrimonial precisa ser feito de outra forma, sempre seguindo as melhores práticas previstas pelos órgãos responsáveis.

A planilha pode, de alguma forma, permitir que os gestores tenham uma visão mais rápida e ampla dos bens imóveis da instituição, mas não é a melhor forma de realizar o controle propriamente dito.

7. Utilizar da depreciação para a dedução de IRPJ/CSLL sem controles consistentes

Uma das vantagens do controle patrimonial é ter informações mais precisas sobre a depreciação dos bens.

Quando esse controle não é realizado, é necessário fazer uma dedução para o IRPJ e CSLL.

Nesses casos, a empresa pode estar pagando mais do que deveria, ou ter problemas com o fisco posteriormente.

8. Não utilizar plaquetas numéricas em todos os bens da empresa

Como explicado anteriormente, as plaquetas numéricas são um passo fundamental para o controle patrimonial, uma vez que ela auxilia a identificar o objeto através do código de barras.

9. Não fazer o registro correto da localização

É importante levantar diversas informações sobre os bens, como a marca, o modelo, o número de série, a espécie e a capacidade.

Além disso, o registro de localização exata do bem também é fundamental, pois é através disso que o bem conseguirá ser localizado com maior facilidade.

Ao fazer o registro da localização, inclua informações como:

• TAG;
• fabricante;
• local;
• planta;
• centro de custos;
• unidade;
• filial.

10. Não fazer o registro do real custo dos bens

É importante ter uma rotina de registrar o custo real de cada bem.

Para isso, pode ser interessante criar um processo interno para realizar esse registro sempre que um novo bem for adquirido, para evitar a perda de informações e a necessidade de deduzir futuramente.

11. Não identificar de forma correta a descrição do bem

Por fim, como explicado anteriormente, fazer a identificação correta é necessário para conseguir administrar cada bem.

É preciso criar uma rotina para realizar a descrição de cada item com calma, clareza e precisão, para que todas as características mais importantes e relevantes de cada bem estejam pontuadas nesse documento.

Quais os impactos e prejuízos para a empresa que não tem controle patrimonial?

Quando a empresa tem um controle patrimonial completo, ela tem a possibilidade de antecipar problemas e melhorar o seu planejamento estratégico.

Imagine como exemplo uma determinada máquina fundamental para a produção de uma fábrica.

Em caso de defeito, a produção para, gerando problemas para o pessoal da equipe de vendas, para os responsáveis pela entrega e, na ponta do processo, pode haver impacto até sobre o fluxo de caixa.

Neste caso, a previsão do planejamento financeiro acabará não se concretizando.

Há uma reação em cadeia que poderia ter sido evitada se a manutenção correta tivesse sido feita. Portanto, a falta de controle e de conhecimento gera prejuízo.

Algumas oportunidades de negócios também podem ser perdidas por causa da falta de gestão.

Tendo em vista que, o controle dos ativos são parte importante no processo de valuation, a avaliação que permite estimar o valor de uma empresa. Ora, não saber o valor real do patrimônio vai tornar este processo muito difícil ou até mesmo impossível.

Essa incapacidade de encontrar o valor do negócio pode inviabilizar um processo de venda.

Já que, ao não se conhecer o valor real do patrimônio, uma venda pode terminar em grande prejuízo pela subvalorização do negócio.

Além disso, a excelência no controle patrimonial reduz bastante a possibilidade de desvios e furtos.

Quando a empresa sabe quais são os seus bens e onde eles estão, possíveis colaboradores mal intencionados se sentem inibidos a cometer tais atitudes.

Para entender um pouco mais sobre esse assunto, não deixe de ler também o nosso artigo sobre as etapas do controle patrimonial!

Otimização da alocação de ativos

Um exemplo de como o controle patrimonial pode ser uma ferramenta para levar a empresa para a excelência de administração é o fato de ele gerar informações fundamentais para a alocação de ativos.

Voltemos ao exemplo descrito acima, a fábrica que perdeu uma máquina crucial para a operação por não ter realizado a manutenção adequada.

No início do ano, durante a fase de planejamento financeiro para o próximo período, recursos provavelmente foram alocados para outra atividade.

Por conta disso, se houvesse conhecimento sobre a possibilidade de quebra da máquina, a divisão dos ativos poderia ter sido diferente, a manutenção antecipada e a fábrica não teria que lidar com o problema.

Quer aprender mais sobre o tema? Confira em nosso artigo quais são os Sinais de que a sua empresa precisa de controle patrimonial.

Necessidade de relatórios estratégicos para o controle patrimonial

O controle patrimonial tem várias etapas:

• o inventário;
• a avaliação dos ativos
• a revisão da vida útil do imobilizado;
• determinação das novas taxas de depreciação;
• o teste do Impairment.

Inventário

É a identificação dos ativos e a constatação do estado de conservação dos bens. Saiba mais no nosso artigo sobre como fazer um inventário patrimonial.

Avaliação dos ativos

É a avaliação do Valor Justo dos ativos, conforme as normas do CPC 46.

Revisão da vida útil do imobilizado

A revisão da vida útil do ativo imobilizado leva em conta os benefícios econômicos que a empresa pode ter com a possível venda de um determinado bem. Para isso, é preciso uma análise sobre a depreciação, a amortização e a obsolescência do ativo.

Determinação das novas taxas de depreciação

Ao encontrar o Valor Justo de cada ativo, é calculado o valor depreciado. Ou seja, essa etapa significa conhecer o quanto vale determinado bem em um momento específico.

Teste do Impairment

Por fim, é realizado o teste de recuperabilidade dos ativos, ou seja, verifica-se se o valor contábil de cada ativo excedeu ou não o valor recuperável.

Cada uma das etapas pode fornecer informações sobre os ativos que vão orientar futuros investimentos, necessidade de manutenção e também de substituição dos bens.

Essas informações vão impactar também:

• na definição do custo de um produto ou serviço;
• na realização de uma projeção de caixa real;
• na obtenção do valor patrimonial da empresa para eventuais negociações
• vão amenizar os furtos e desvios de bens da empresa e otimizar os processos de compras.

Dicas para iniciar uma rotina de controle de bens patrimoniais

A criação de uma rotina de controle de bens patrimoniais é fundamental para manter a empresa em bom funcionamento, além de facilitar a emissão desses relatórios para consultas posteriores.

Dentre as melhores práticas para estruturar essa rotina, temos:

• a criação de um controle patrimonial físico;
• a realização do controle fiscal;
• o cumprimento das obrigações contábeis e fiscais.

Vamos entender cada uma delas a seguir.

1. Faça um controle patrimonial físico

O primeiro passo para fazer o controle patrimonial é, de fato, ter um documento com todas as informações dos bens da empresa.

Aqui, vale a pena seguir aqueles passos que citamos anteriormente, como a identificação dos itens através do uso de placas identificadoras, esclarecer o tempo de vida útil de cada bem imóvel, as taxas previstas de depreciação, etc.

Ter esse documento é importante para consulta posterior e atualização sempre que necessário.

2. Faça um controle fiscal da sua empresa

Ter o controle fiscal em dia é fundamental para evitar possíveis problemas com o fisco e multas.

Para realizar esse controle fiscal, sempre que possível, conte com a ajuda de um profissional especializado, para que nenhum detalhe passe batido.

3. Cumpra com suas obrigações fiscais e contábeis

Como explicado anteriormente, é fundamental manter em dia as obrigações fiscais e contábeis da empresa.

O ideal seria criar uma rotina / calendário com as previsões dos impostos e demais pagamentos para evitar atrasos, multas e problemas.

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Com uma equipe técnica e extremamente qualificada, a Investor atua na assessoria para avaliações das empresas, captação de recursos, operações societárias, emissão de laudos de acordo com as obrigações contábeis e demais atividades estratégicas.

Planilha de Controle Patrimonial: Faça a gestão dos seus ativos imobilizados em 3 passos

Como explicamos ao longo desse material, o controle patrimonial é fundamental para a realização de um planejamento orçamentário dentro da instituição.

Por isso, realizar essa tarefa é tão importante, mas infelizmente não são raros os casos de gestores que ainda não possuem uma rotina de realização do controle patrimonial.

Se você ainda não faz o controle patrimonial da sua empresa, não se preocupe!

Preparamos uma planilha de controle patrimonial gratuita para te ajudar a gerir os ativos imobilizados da empresa em apenas três passos.

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Avalie a gestão do seu patrimônio

Entender a gestão do seu patrimônio é fundamental para identificar possíveis melhorias e otimizações em todo o processo.

Para te ajudar nessa tarefa, a Investor criou um questionário sobre controle patrimonial, para entender um pouco mais sobre como esse controle funciona, se a sua empresa está seguindo as melhores práticas e quais são as etapas que precisam de atenção.

Que tal acessar nosso material gratuito? Baixe o Questionário sobre Controle Patrimonial.

Conclusão

O controle patrimonial é fundamental para o bom funcionamento da empresa, uma vez que ele interfere inclusive no planejamento financeiro da instituição.

Infelizmente, não é raro encontrarmos empresas que não possuem uma rotina estruturada de controle patrimonial, ou que, apesar de fazerem, não seguem as melhores práticas e, por isso, acabam tendo alguns prejuízos durante o processo.

Apesar de existirem formas bem eficientes de realizar esse controle patrimonial internamente, pode ser mais interessante contar com o apoio de um profissional especializado para garantir que todos os detalhes estejam adequados.

Além de analisar os bens da empresa, o profissional responsável deverá identificá-los, fazer a previsão de manutenção, previsão de depreciação e tantos outros detalhes para que a empresa consiga fazer escolhas mais estratégicas no futuro.

Quer aprender mais sobre esse assunto e descobrir se a sua empresa está realizando a gestão de ativos imóveis e controle patrimonial da forma mais eficiente?

Leia o nosso artigo Gestão do ativo imobilizado: motivos para escolher uma consultoria externa.