Organização e controle patrimonial: 12 sinais que indicam necessidade

Organização e controle patrimonial são importantíssimos para qualquer negócio e tem sido pautada cada vez mais entre os gestores de empresas de todos os setores e portes. Isso ocorre, principalmente, devido ao momento em que estamos vivendo. A redução de custos e a racionalização das operações das empresas são fundamentais para oferecer produtos e serviços mais competitivos do que a concorrência.

Muitos gestores ainda enxergam a gestão patrimonial e o controle de ativo imobilizado como um custo alto que tem a função apenas de cumprir as exigências legais.

No entanto, a importância do controle patrimonial vai muito além de um procedimento meramente burocrático e obrigatório, sendo notoriamente benéfico para a gestão da empresa e essencial para a estrutura de uma organização. Não fazer a gestão do seu patrimônio gera ônus muito maiores para a organização quando comparado ao investimento em geri-lo da forma correta.

Se a sua empresa ainda não tem organização e controle patrimonial ou não faz a gestão do ativo imobilizado, listamos 12 indicativos de que está na hora de começar a gerir o seu patrimônio da forma correta e melhorar a gestão da sua empresa.

Organização e controle patrimonial: como saber a hora de fazer?

1.Sociedade de grande porte com ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões

Se a sua empresa se encaixa nesse perfil, deve, obrigatoriamente, segundo a Lei Nº. 11.638/07, realizar o Teste de Impairment anualmente.

Fazer a gestão dos ativos imobilizados é importante para a boa realização do Teste de Impairment. Para saber tudo sobre o teste leia o post “Teste de Impairment: conceito, regras e metodologia”.

2. Quer aumentar o retorno sobre os investimentos em seus ativos?

Empresas que não estão tendo o retorno esperado sobre os investimentos feitos nos ativos imobilizados devem começar a geri-los da maneira correta.

Uma maneira de fazer uma organização e controle patrimonial adequados é criar normas e procedimentos internos, assim como conscientizar seus colaboradores sobre a importância da gestão dos bens.

Desta forma, são fixadas rotinas administrativas de aprovação, compra, entrada, registro, identificação e, principalmente, a responsabilidade física dos bens, aumentando consideravelmente o retorno sobre os seus bens, ao evitar manutenções fora de hora, compras desnecessárias e outros.

3. Tem alto índice de desperdício e pretende otimizar o processo de compra de ativos?

Se a sua empresa apresenta alto índice de desperdício em ativos, é hora de realizar a organização e controle patrimonial com regularidade.

Conhecer o ativo imobilizado e o valor do patrimônio evita desperdício de recursos e melhora a utilização dos mesmos, além de otimizar os processos de compra. Principalmente em momentos de crise, a eficiência faz toda a diferença no resultado da empresa e as organizações devem estar cada vez mais atentas à redução de custos.

4. Nota que há desvios ou furto dos bens da empresa?

Se desvios de recursos ou furtos de bens na sua empresa ocorrem com frequência, uma boa organização e controle patrimonial certamente vai contribuir evitando que isso ocorra.

Mesmo que sejam casos isolados, se somar todos os pequenos desvios ao longo de um ano faz uma boa diferença para o patrimônio da empresa. Por isso, comece a gerir seu ativo imobilizado e tenha um controle rígido sobre ele.

5. Vai passar por auditorias ou fiscalizações, externas ou interna?

Empresas que passam por auditorias ou fiscalizações com frequência, sejam externas ou interna, ou vão começar a passar por esses procedimentos, devem estar preparadas e ter sempre a organização e controle patrimonial atualizado, tendo assim maior facilidade para se adaptarem, evitando problemas futuros.

6. Pretende fortalecer a imagem da empresa perante ao mercado, acionistas e stakeholders em geral?

Empresas que realizam a gestão patrimonial e controle de bens com frequência e de forma eficiente demonstram zelo com seu patrimônio. Ganhando assim, credibilidade no mercado e com seus stakeholders, entre eles acionistas e parceiros. Com isso, atraem novos investidores e abrem espaço para oportunidades de parcerias audaciosas no mercado.

7. Precisa captar investimentos ou renegociar dívidas?

Se a sua empresa vai passar por alguma reestruturação financeira em que será necessário captar investimentos ou renegociar dívidas, é importante que o controle patrimonial esteja atualizado.

Empresas que fazem a gestão do ativo imobilizado transmitem organização e uma boa imagem para as instituições financeiras, contribuindo na captação de financiamentos com custos mais atraentes e facilidade na renegociação de dívidas.

8. Tem a necessidade de tirar certificados de qualidade, como o ISO 9000?

Muitos certificados de qualidade, como o certificado ISO 9000, por exemplo, exigem que a empresa tenha organização e controle patrimonial correto e atualizado.

Além disso, as empresas que fazem a gestão de seu ativo imobilizado comprovam condições técnicas e financeiras para participação em eventuais processos licitatórios.

9. Já surgiu alguma oportunidade de negócio na sua empresa: cisão, fusão ou incorporação?

O controle patrimonial prepara a empresa para eventuais operações de fusões, aquisições, cisões, reestruturações societárias, incorporações e venda da empresa, minimizando tempo e evitado prejuízos na operação, além de facilitar as negociações.

Além disso, para fazer o Valuation – avaliação da empresa – é importante conhecer o valor correto do seu patrimônio.

10. Possui mais de uma unidade?

Empresas que possuem mais de uma unidade normalmente encontram dificuldades para controlar seus bens sem uma organização e controle patrimonial eficiente.

Se a sua empresa tem uma ou mais filiais, faça o controle patrimonial anualmente e aumente a eficiência na gestão do ativo imobilizado.

11. Presta serviços com patrimônio próprio ou trabalha com locação de máquinas e/ou equipamentos?

Quando equipamentos e máquinas, ou qualquer ativo imobilizado, sai da empresa, seja para prestação de serviços ou porque foi locado, é essencial que seja feito a organização e controle patrimonial corretos dos ativos imobilizados, evitando avarias precoces, perdas e furtos dos bens.

12. Tem dificuldade em provar a veracidade das informações financeiras publicadas ou apresenta incoerência entre o controle contábil e controle físico dos bens?

Em uma das etapas da organização e controle patrimonial, é realizada a conciliação físico-contábil, que se trata do cotejamento ou comparação dos dados que constam na base contábil com as informações obtidas no inventário físico. Neste processo, são detectados bens contabilizados sem a existência física, assim como bens existentes sem o registro contábil, gerando assim três relatórios: bem conciliados, sobras contábeis e sobras físicas.

Com esses relatórios e o controle patrimonial, as empresas comprovam a veracidade das informações financeiras publicadas no balanço patrimonial.

Controle correto do ativo imobilizado

Se a sua empresa se enquadra em pelo pelos um dos itens listados acima, já é hora de fazer a gestão patrimonial e controle de bens e ter o controle correto do patrimônio da empresa. Não importa o setor de atuação ou o porte da organização, a organização e controle patrimonial pode mudar o cenário de uma empresa.

É importante ficar atento ao que é considerado um ativo imobilizado, às possíveis reformulações na legislação e aos pronunciamentos técnicos do comitê de pronunciamentos contábeis para garantir a eficiência da gestão patrimonial.

Para quem nunca realizou o controle patrimonial, ou não conseguiu fazer a gestão de maneira correta, a Investor desenvolveu uma ferramenta que permite fazer a gestão dos seus ativos imobilizados em uma planilha automatizada no Excel de forma simplificada, dividida em três passos. Baixe agora!

Veja também nosso vídeo para entender melhor como é feito o controle patrimonial:

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