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Uma empresa que não faz o levantamento e o cotejamento contábil de seus ativos torna-se vulnerável a riscos que serão muito prejudiciais ao seu desenvolvimento. A falta de controle sobre o ativo imobilizado reflete em uma gestão patrimonial desorganizada, o que inviabiliza a tomada de decisões assertivas em um negócio.

Você consegue imaginar os problemas que podem acontecer em decorrência da ausência do cotejamento contábil na gestão patrimonial?

Veja alguns exemplos:

– Imagine uma fábrica de pães que não realiza a gestão patrimonial e recebe uma grande demanda de produção, para a qual precisará utilizar todos os fornos. Entretanto, alguns não estão em boas condições e outros não foram encontrados no local em que deveriam estar. O dono da empresa não estava esperando por isso e, portanto, não será possível cumprir os prazos exigidos para a entrega dos produtos.

– Esta mesma fábrica não realiza corretamente o registro contábil, o que gera uma omissão de receita. Isso pode acarretar uma autuação fiscal, com incidência de tributos para a fábrica, tornando-se um grande prejuízo.

Estes exemplos são fictícios, mas passíveis de ocorrer. Você já pode perceber que realizar a gestão patrimonial periodicamente possibilita a redução de gastos, a previsão de custos e a otimização do processo de compras e gestão da empresa.

A primeira etapa da gestão patrimonial é a realização do inventário. Logo após, são feitos os processos de levantamento e cotejamento contábil, sobre os quais falaremos neste artigo .

Do que se trata o levantamento contábil?

O levantamento contábil consiste na estruturação ou reconstituição da base contábil de uma empresa.

Este processo é realizado através de pesquisas em notas fiscais, razões, balancetes, balanços, livros diários, projetos e todo e qualquer documento que possibilite a identificação e registro individualizado dos bens na base contábil em estruturação. Assim, obtemos informações detalhadas de cada bem, como:

  • Cadastro;
  • Número da nota fiscal;
  • Data da aquisição;
  • Valor de aquisição;
  • Fornecedor;
  • Classificação por tipo de imobilizado;
  • Descrição do bem.

Através deste levantamento, é possível regularizar a consideração dos bens e individualizar os itens contabilizados por totais em Projetos, Notas fiscais, Ordens de Serviços, entre outros.

Os dados são compilados em um sistema de controle patrimonial e é feita a correção monetária, o cálculo da depreciação dos itens e a conversão de moeda, se houver necessidade.

Logo após, faz-se a conciliação dos dados com as razões (lançamento de todas as entradas e saídas na empresa), para verificar se há ativos que foram lançados na contabilidade, mas não foram considerados no levantamento inicial devido à falta de suporte ou desorganização contábil.

Alguns aspectos importantes para que o levantamento possa ser realizado são:

– A reconstituição da base de dados dos bens patrimoniais deve ser fundamentada na escrituração contábil e documentos fiscais. Além disso, este processo se estende desde a fundação da empresa;

– A nota fiscal dos bens adquiridos nos últimos 5 anos devem estar no sistema de controle e balanço patrimonial, como é exigido legalmente;

– Como somente os bens com residuais contábeis têm influência na empresa, a pesquisa contábil deve se estender até os últimos 10 anos.

O trabalho de levantamento contábil é fundamentado no fechamento dos valores anuais de aquisição. O total aferido nas notas fiscais de aquisição do imobilizado deve ser correspondente ao saldo do Balancete anual.

Desta forma, é possível apresentar um levantamento coerente nos quesitos fiscal e contábil.

Cotejamento contábil: o que é?

A partir do levantamento é feito o cotejamento contábil, também conhecido como conciliação.

Neste momento, para fazer o cotejamento contábil verifica-se se os bens contabilizados existem fisicamente e estão operacionalmente ativos. Além disso, a descrição do ativo é conferida e, em caso de divergência, regularizada.

É comum a constatação de ativos que foram contabilizados, mas não possuem existência física e ativos existentes fisicamente, porém, sem registro contábil. Para que a situação seja adequadamente analisada, são emitidos três relatórios:

  1. Bens conciliados;
  2. Sobras físicas;
  3. Sobras contábeis.

As sobras contábeis e físicas são eliminadas em um processo denominado “saneamento”, ao passo que são descobertos os motivos para tal discrepância e os meios para evitá-la.

Concluindo

Para que o ativo imobilizado esteja sempre sob controle, é ideal que seja feito o acompanhamento de qualquer aquisição, transferência ou baixa de ativos e que estes se encontrem sempre no local indicado.  

Neste processo é fundamental fazer o levantamento e o cotejamento contábil. Dessa forma, o sistema de controle patrimonial é efetivo e cumpre com o seu objetivo: demonstrar a real situação da empresa.

Tão relevantes quanto o levantamento e o cotejamento contábil é a manutenção do controle patrimonial.

Pensando nisso, preparamos um E-book completo sobre Gestão do ativo imobilizado e 12 razões para fazer o controle patrimonial e uma planilha de Controle Patrimonial, ambos gratuitos. Não deixe de conferir!

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