O inventário de bens patrimoniais já não é mais uma atividade realizada apenas para responder a questões fiscais e contábeis de uma empresa. Seu processo para controle dos ativos imobilizados de uma organização gera diversos benefícios e informações essenciais para tomada de decisões estratégicas.
Por isso, evitar erros é essencial para garantir relatórios verossímeis com dados que representam a realidade de sua empresa. Continue lendo o artigo e saiba como não cometer os principais erros durante o inventário físico de bens patrimoniais.
O que é e como é feito o inventário patrimonial
Inventário patrimonial é o método de registro e associação dos ativos imobilizados de uma empresa e suas características técnicas, como marca, modelo e capacidade, quantidades, estado de conservação e local em que se encontram.
A realização periódica do inventário é importante para responder corretamente às exigências fiscais, além do fato de a atualização dos dados ser fonte de informações para decisões estratégicas de uma empresa.
A primeira etapa desse processo é a identificação física e descrição dos imobilizados. Nessa etapa, todos os ativos são listados, emplaquetados, fotografados e detalhadamente descritos.
Após esse levantamento, ocorre a conciliação contábil, na qual verifica-se a existência física dos bens contabilizados e se estes estão operacionalmente ativos. Também nessa etapa, a descrição já realizada é conferida e, caso haja alguma informação irregular, a mesma é ajustada.
A importância de realizar o inventário de bens patrimoniais
A realização do inventário físico é uma das etapas do processo de controle patrimonial e sua execução pode trazer diversos benefícios para a empresa.
Os ativos de uma empresa, além de serem essenciais para que as principais atividades da organização sejam realizadas, também geram valor em forma de patrimônio. Por isso, para garantir o devido controle destes bens, uma das soluções é a realização do inventário físico, que, ao manter o gerenciamento físico e proteção dos itens, evita perdas e furtos.
Além disso, com o inventário físico é possível ter conhecimento real e verídico do valor patrimonial da empresa, sendo essa informação essencial em eventuais negociações realizadas por meio do valor contábil, seja operações de fusão, aquisição, venda ou compra. Seguindo esta linha, a empresa também estará preparada para auditorias, facilitando este processo.
Por fim, o inventário de ativos fixos auxilia na otimização do processo de compra. Isso porque, quando a empresa tem um rígido controle sobre seus bens, os responsáveis pelas compras de ativos físicos reconhecem a necessidade ou não de potenciais investimentos para a empresa, evitando compras desnecessárias ou a falta de um bem importante.
Principais erros ao realizar o inventário de bens patrimoniais
Como vimos, o inventário patrimonial é de extrema importância para uma empresa, e erros durante sua realização podem gerar grandes prejuízos para a organização. Por isso, vamos citar alguns dos erros mais comuns que podem acontecer para que você possa evitar que eles ocorram.
Informações incompletas ou incorretas dos ativos fixos
Como já explicado, a descrição detalhada de um bem faz parte da primeira etapa no processo de inventário físico. A devida descrição deve ser feita para que seja possível identificar o bem de acordo com suas características técnicas, seu estado de conservação e informações de localização, como cidade, edifício e sala.
Caso os dados estejam incorretos, a identificação do bem não será possível ser realizada, além de impedir que as devidas manutenções e trocas dos ativos sejam feitas de acordo com dados do estado de conservação, além de dificultar a correta avaliação do bem. Isso pode gerar problemas principalmente para empresas que têm mais de uma unidade, pois nesse caso a localização de um bem é mais complicada, dificultando a organização do patrimônio.
Um inventário completo do ativo imobilizado deve conter: classe contábil, item, data de compra, valor original, valor justo, vida útil em anos, depreciação, estado de conservação, responsável, área do responsável, local de armazenamento, modelo e número de série, dimensões, cor, capacidade, vazão, fabricante.
Bens patrimoniais sem emplaquetamento ou com etiquetas patrimoniais incorretas
As etiquetas patrimoniais geram identificação visual de um bem e seu reconhecimento pela numeração única, facilitando a realização de inventários futuros e a conciliação contábil. Os ativos fixos que não são emplaquetados acabam não garantindo essas especificações, facilitando a perda e furto destes, e dificultando sua localização.
Além disso, as etiquetas estão relacionadas às informações do bem e, caso essa numeração da placa esteja incorreta, não será possível fazer o devido controle patrimonial da empresa, perdendo informações que são estratégicas para a organização.
Escolha inadequada do material para a etiqueta patrimonial
Também conhecidas como placas patrimoniais, as etiquetas podem ser fabricadas de forma customizada, em diferentes formatos, cores e materiais. É importante que o material escolhido esteja de acordo com a condição do meio em que o ativo estará, o que gera maior durabilidade para a placa.
Existem 3 principais materiais para realização das etiquetas patrimoniais: alumínio; aço inox e poliéster/BOPP. Cada um destes é indicado para as seguintes situações consecutivamente: afixação em superfícies curvas; ambientes agressivos (locais sujeitos a ataques químicos, altas temperaturas, corrosão, etc); e superfícies curvas.
Realizar o inventário patrimonial em apenas alguns dos bens físicos
Para que o inventário patrimonial responda corretamente às exigências fiscais, contábeis e de auditorias, é necessário que ele seja realizado com todos os ativos fixos de uma empresa. Além da questão legal, com esse processo não sendo realizado por completo, informações geradas não são assertivas, não gerando dados fundamentais para a empresa.
Quando a auditoria faz o levantamento patrimonial e não identifica um bem, a falta desse ativo pode ser adicionada nos relatórios como ressalva no balanço patrimonial.
Movimentação de bens durante o inventário
Outro fator importante a ser controlado durante o inventário é a movimentação de bens. Em alguns casos a empresa não pode esperar o término do inventário para movimentar um determinado bem. Essa movimentação deve ser registrada para que não gere duplicidade no inventário.
Diferença entre itens físicos e contábeis
Um dos principais erros cometidos nas empresas na hora de realizar o inventário físico é conhecido como sobras físicas e contábeis. Este ocorre pela falta de controle dos bens, o que faz com que os valores físicos dos ativos não sejam semelhantes ao que é apresentado nos balanços quando estes ativos foram imobilizados.
A sobra física ocorre quando os bens são identificados fisicamente na empresa no processo de inventário, mas não possuem registro formal em relatórios da empresa, ou não foram contabilizados no balanço.
Já a sobra contábil é o oposto da física. Ocorre quando há certos ativos que foram imobilizados para fins de balanço e estão presentes em registros formais da empresa, mas não são identificados fisicamente dentro da empresa.
Não atualização dos bens patrimoniais no inventário físico
O inventário patrimonial deve ser realizado periodicamente, visto que há mudança no patrimônio físico de uma empresa constantemente. Essas mudanças ocorrem, pois uma organização pode perder, comprar, vender e trocar seus bens. Assim, para que o controle destes se mantenha legítimo e atualizado, o inventário tem de ser feito periodicamente.
Como você viu, é muito importante que um inventário patrimonial seja feita da forma correta para evitar erros. Assim, é imprescindível contar com uma equipe especializada. A Investor conta com profissionais qualificados na área de Gestão de Ativo Imobilizado. A experiência e seriedade no serviço, aliados à equipamentos de ponta, permitem a entrega de resultados precisos, eficientes e com agilidade.
