Etiqueta de patrimônio: tipos e vantagens para o controle de inventário

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No meio corporativo gerenciar todo o conjunto de bens móveis e imóvel pode não ser uma tarefa tão simples assim. Graças à tecnologia o controle de inventário pode ser feito a partir de etiqueta de patrimônio.

Disponível em vários formatos, cortes e tipo de materiais, essa ferramenta serve para auxiliar no controle dos ativos fixos e físicos que a empresa possui. Além disso, facilita a sua localização.

Elas podem ser colocadas em móveis, máquinas, ferramentas, veículos, entre outros bens. Este tipo de identificação possui numeração ou códigos de barras e deve ser gerenciado por um setor específico da empresa.

Essa etiqueta de patrimônio também viabiliza outros tipos de informações como a identificação do local onde o bem está sendo usado. Sua inclusão no nativo imobilizado. Seu rastreio e verificação de sua manutenção periódica, entre outros dados.

Mas como saber qual o tipo certo de etiqueta para determinados bens. E quais são os benefícios dessa operação para a organização.

Para que você possa entender melhor a sua importância e funcionalidade continue a leitura do texto que preparamos especialmente sobre o tema.

*A Investor não fornece etiquetas patrimoniais, somos especializados em laudos de avaliações para fins contábeis: inventário patrimonial, avaliação de ativos fixos, revisão das vidas úteis, teste de impairment, entre outros.

O que é controle de bens patrimoniais?

Etiqueta patrimonial Longe de ser apenas um trabalho burocrático, o controle de bens patrimoniais é uma ferramenta estratégica para a organização.

Parte integrante dos processos contábeis, o controle patrimonial permite que os gestores tenham acesso fácil e seguro a informações que estejam de acordo com normas internacionais.

Desta forma, ganha em credibilidade, segurança e desenvolvimento. De forma geral, controlar o patrimônio significa que a empresa sabe exatamente quais bens móveis e imóveis possui, onde estão e para que são usados.

Nessa lista encontramos bens tangíveis, como imóveis, veículos e máquinas e os intangíveis como patentes, marcas, desenhos ou projetos industriais.

Controlar esses bens significa que o gestor criou mecanismos de identificação e de localização para cada um deles. Assim, acompanhar sua utilização, manutenção, depreciação ou mudança de local é mais simples e rápido.

Para isso os dados devem ser atualizados periodicamente, por meio de sistemas de identificação das etiquetas.

Esse controle permite que a empresa esteja alinhada à legislação vigente e ao cenário econômico e financeiro. Importante destacar que esse controle do patrimônio é feito por meio de registro contábil.

O que é etiqueta de patrimônio?

Etiqueta de patrimônio é um sistema que as empresas públicas e privadas adotam para ter controle sobre o seu patrimônio. É por meio delas que o gestor sabe exatamente onde estão cada um dos seus bens móveis e imóveis.

Para que estão sendo utilizados, como está a sua manutenção, entre outras informações. Dados importantes para controle e gestão contábil da organização.

Com a colocação da etiqueta, por exemplo, é possível saber se um computador está sendo usado na recepção, na gerência ou em qualquer outro departamento.

Todos os bens pertencem à empresa e devem ser devidamente identificados e localizados, de acordo com suas características. Na etiqueta de patrimônio devem conter dados como ano de fabricação, de compra, início de funcionamento; marca; localização, entre outros dados.

Desta forma, fica ainda mais fácil, por exemplo, avaliar quando será necessário fazer uma manutenção. Um sistema que viabiliza maior segurança sobre o patrimônio que a organização possui, reduzindo danos em caso como furtos, por exemplo.

As etiquetas permitem ainda que a empresa saiba qual o real valor do seu patrimônio. Podendo aumentar a vida útil, reduzindo gastos com manutenção e produtos desnecessários.

Para que serve a etiqueta de patrimônio?

Como já apontamos acima, a etiqueta de patrimônio serve para identificar os bens e apresentar suas características. Ela identifica a marca, a quantidade, o fabricante, a data de aquisição, entre outros dados.

Assim a contabilidade fica mais fácil e o inventário pode estar sempre atualizado. Ela representa a identificação do bem dentro da empresa. Uma proteção a mais que os gestores possuem em relação aos ativos, inibindo por exemplo, casos de furtos.

As etiquetas patrimoniais também demonstram o real valor dos bens que a empresa possui, sua vida útil e se há necessidade de manutenção ou substituição. Elas ajudam na identificação visual de dados importantes, pois sua numeração é única.

Medidas que possibilitam reduzir o tempo de realização dos inventários, bem como conciliam melhor as etapas entre o físico e o contábil.

Importante lembrar que a opção pelo material correto para confeccionar etiqueta de patrimônio resultará em maior durabilidade e confiabilidade no sistema de gestão patrimonial adotado.

Etiqueta patrimonial: controle de inventário

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O inventário patrimonial de ativos imobilizados é realizado por meio do processo de relação entre os bens e suas características técnicas, como:

  • marca;
  • quantidades;
  • local em que se encontram.

Entre as principais vantagens de realizar um bom inventário estão:

  • aumento da proteção ao patrimônio;
  • redução de furtos;
  • conhecimento do real valor dos ativos da empresa;
  • aumento da vida útil dos bens;
  • diminuição dos custos com manutenção;
  • diminuição de desperdícios com compras desnecessárias, entre outros.

Na etapa de levantamento de bens patrimoniais, no momento da realização do inventário, é que acontece o emplacamento dos ativos fixos.

A utilização da etiqueta de patrimônio, apesar de não ser obrigatória, gera benefícios para a empresa, como:

  • identificação visual;
  • reconhecimento pela numeração única;
  • redução dos prazos em inventários futuros;
  • auxílio na etapa de conciliação físico x contábil;
  • funcionando como um sistema de controle patrimonial.

Dessa forma, as etiquetas patrimoniais, ao assessorarem no processo de realização do inventário, contribuem para o controle do ativo físico da empresa, fornecendo informações e identificação sobre os ativos imobilizados.

Exemplos de etiquetas de inventário físico

Placas patrimoniais de alumínio

As etiquetas patrimoniais feitas de alumínio são as mais utilizadas no mercado, devido ao seu melhor custo x benefício.

A resistência da etiqueta de patrimônio é alta, porém não tanto quanto as de aço inox. Elas possuem baixa flexibilidade, então, não são indicadas para fixação em superfícies curvas.

Placas patrimoniais de aço inox

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As placas de identificação patrimonial feitas em aço inox são as que apresentam maior resistência, sendo indicadas para ambientes agressivos (locais sujeitos a ataques químicos, altas temperaturas, corrosão, etc).

Sendo assim, por ser uma solução de maior custo, requer um estudo mais assertivo no dimensionamento do número de etiquetas a ser solicitado.

Placas patrimoniais de poliéster/BOPP

As etiquetas patrimoniais feitas de policarbonato são as mais flexíveis, sendo ideais para superfícies curvas.

Por ser a opção que apresenta menor resistência, são indicadas para ambientes de baixa agressividade, como escritórios e locais de acesso restrito.

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Placas patrimoniais com Radio Frequency Identification (RFID)

A RFID (Radio Frequency Identification) é uma tecnologia de identificação por sinais de rádio.

Assim, a etiqueta de RFID utiliza transponders que permite a identificação do bem e transmite informações deste ao passar por um campo eletromagnético do leitor.

Ela é composta, basicamente, pelo chip e antena, sendo o chip a parte mais importante, por armazenar os dados que serão enviados ao leitor.

Portanto, seu benefício está na possibilidade de permitir que uma etiqueta de ativo fixo seja lida sem contato visual e físico. Isso facilita e agiliza o sistema de controle patrimonial.

Além disso, com esse tipo de tecnologia de processos gerenciais é possível eliminar as tarefas do processo de controle patrimonial, visto que o monitoramento ocorre automaticamente.

Isso também possibilita reduzir o número de funcionários responsáveis por atividades de controle e identificação patrimonial física dos bens.

Por fim, as etiquetas de RFID aumentam a segurança dos bens e têm maior durabilidade.

Vantagens da utilização de etiqueta de patrimônio

Entre as vantagens da utilização da etiqueta patrimonial para controle e identificação do inventário físico de uma empresa, podemos listar como principais:

  • indicar visualmente o controle da entidade sobre seus ativos;
  • auxiliar na etapa de conciliação físico x contábil;
  • contabilizar os ativos imobilizados;
  • reduzir prazos em inventários futuros;
  • aumentar a qualidade e confiabilidade das informações;
  • reduzir custo da empresa no processo de controle patrimonial;
  • proteger os bens de furtos e desvios.

Então, muito além do que apenas uma listagem atualizada de bens, as etiquetas de inventário físico e a realização do controle de bens patrimoniais pode ser um aliado na tomada de decisões estratégicas por parte dos gestores.

Dessa forma, o uso de etiqueta patrimonial dos ativos imobilizados deve ser feito da melhor maneira, escolhendo corretamente as diversas variáveis, como material, valor e tecnologia.

A Investor possui inventariantes experientes e bem treinados, além de um aplicativo exclusivo para automatizar o inventário de sua empresa, bem como as informações geradas.

Como fazer etiqueta de patrimônio?

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Esse tipo de etiqueta deve seguir alguns padrões. Pode ser customizada, em diversos formatos, cores, medidas, materiais e colocação. A empresa pode fabricá-las ou recorrer aos produtos disponíveis no mercado.

Devem conter uma numeração sequencial, numérica ou em código de barras. Devem ser confeccionadas em material resistente, como aço ou acrílico. Isso gera maior resistência contra ação do tempo ou intempéries e confiança na gestão patrimonial.

Sua fixação no bem deve ser feita de forma segura e durável, em local de fácil visualização. A preferência deve ser por superfícies planas, lisas, secas e higienizadas.

Quando houver mais de um bem do mesmo tipo, as etiquetas devem ser colocadas sempre no mesmo local. Assim sua identificação é mais fácil e rápida.

Quanto ao formato ou tamanho, elas podem ser fabricadas em qualquer tamanho, mas no geral, elas podem ser encontradas nas dimensões de 25x12mm / 30x15mm; 40x13mm/ 46x15mm ( padrão);  40x20mm / 50x20mm / 50x25mm ou ainda 100x30mm.

Tipos de etiqueta de patrimônio

Conhecer muito bem os tipos de etiquetas de patrimônio é fundamental para identificar a que melhor atenderá as necessidades da empresa. São diversos os tipos de materiais que podem ser usados para sua confecção.

Como por exemplo, as de policarbonato com alta durabilidade. Cores e tamanhos também são vários e sua fixação pode ser feita por meio de fita dupla face.

O importante é definir a sua finalidade para depois optar pelo material que melhor atenda as necessidades da empresa.

O local e o ambiente onde ela será instalada também devem ser considerados no momento da escolha por este ou aquele material. Elas também podem ser de PVC, que apresenta boa resistência e preço atrativo.

Então vamos conhecer melhor outros tipos de materiais:

Etiquetas de alumínio

Essas etiquetas em alumínio anodizado possuem boa resolução para impressão do código de barras. A leitura é realizada por meio de leitor a laser. É resistente, durável e pode ser colocada com fitas adesivas ou rebites.

Também é um dos padrões mais usados nas empresas, em especial pelo custo e benefícios oferecidos. Os modelos apresentam boa flexibilidade a partir de 0,15 milímetros (mm)de espessura e podem ser aplicados em bens internos ou externos.

Coloridas ou em preto, são versáteis e rígidas a partir de 0,3mm. Durabilidade, resistência, leveza e impermeabilidade estão entre as principais vantagens deste tipo de material.

Além disso, o cliente pode escolher diversos tipos de acabamentos, de acordo com a sua aplicabilidade ou conveniência.

Etiquetas em aço inox

Entre os pontos positivos de etiquetas fabricadas em aço inox está a indicação para uso em ambientes mais agressivos. São muito resistentes e podem ser fixadas em bens que fiquem em ambientes externos ou muito hostis.

Seu processo de gravação se dá por corrosão em baixo relevo, para que as informações possam ser facilmente apagadas. A espessura média é de 6,6 mm, podendo ser fixadas com rebite ou cola do tipo de junta de motor.

Por serem altamente resistentes, duram muito bem em locais sujeitos, por exemplo, a ataques químicos, altas temperaturas ou corrosão.

Por isso seu custo é diferenciado em relação a outras matérias e merece um estudo mais apropriado para o dimensionamento de uso deste tipo de etiqueta. Este tipo de material não escurece com facilidade e não requer muita manutenção.

Sua conservação é simples e prática. O aço inox não oxida; é fácil de limpar; é resistente a altas temperaturas; é 100% reciclável. Pode ser aplicado em superfícies variadas, mantendo boa aderência.

Etiquetas em poliéster

Este tipo de etiqueta pode ser usado em diversos bens e ambientes. Sua durabilidade é muito boa e de fácil produção. Dependendo da quantidade solicitada pode ser entregue em rolos, folhas ou tiras.

É uma das opções mais econômicas do mercado. Possui grande flexibilidade, sendo indicada para superfícies curvas. Como já vêm com adesivo permanente no verso é de fácil aplicação e manuseio.

Também possui boa resolução de impressão, podendo conter logotipo, números e código de barras. Estão disponíveis em várias cores, em geral na média de 46×15 / 50×20 mm.

Devido a alta resistência da matéria-prima a empresa pode ficar tranquila com a qualidade e vida útil desse tipo de produto. A aplicação de etiqueta de patrimônio em poliéster é automática e manual.

Oferecem preços atrativos e benefícios compatíveis às necessidades da empresa. Podem ser aplicadas em qualquer tipo de bem móvel como computadores, mesas, cadeiras, telefones, arquivos, entre outros.

Etiquetas em semicírculo

Sua produção pode ser feita em alumínio e filme de proteção ou poliéster. O corte em semicírculo em suas extremidades é seu principal diferencial em relação aos demais materiais.

Assim as etiquetas de patrimônio ficam mais bonitas, elegantes e bem acabadas. Podem ser impressas diversas informações como número do patrimônio, código de barras ou logotipo da empresa.

Estão disponíveis em várias cores ou somente em preto. Sua espessura pode variar entre 0,15 mm a 0,30 mm, para as mais rígidas. O tamanho médio é de 45×13 mm.

Qual a melhor etiqueta de patrimônio?

Como já mencionado acima, não existe uma etiqueta melhor ou pior. O que define o seu grau de superioridade é a sua finalidade.

A empresa precisa saber o tipo de bem e o ambiente onde a etiqueta será instalada, para depois, definir qual material usará para sua confecção.

De acordo com estudo do Cenário do Ativo Imobilizado 2020, as etiquetas com código de barras são mais populares para identificar os bens. Elas são as preferidas por 81,76% das empresas.

Já quando o assunto é custo e benefícios, a melhor opção são as etiquetas em alumínio. Possuem alta resistência e preço acessível. Por terem baixa flexibilidade não devem ser aplicadas em bens com superfícies curvas.

Caso o gestor não possa contar com departamento próprio para definir, adquirir e controlar as etiquetas de patrimônio, poderá contratar empresas especializadas como a Investor.

Vale ressaltar que uma boa gestão do patrimônio evita problemas, como desvios e furtos de bens. Mesmo que haja casos isolados, isso certamente representará prejuízos futuros.

Por isso é indispensável que os gestores  adotem um controle rígido sobre o seu patrimônio. E a etiqueta é a estratégia mais eficiente, ágil e segura.

Onde colocar a etiqueta de patrimônio?

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As etiquetas de patrimônio devem ser instaladas em locais de fácil visualização. É importante lembrar que etiquetas de patrimônio servem para identificar o bem e auxiliar no controle dos ativos fixos e físicos.

Por isso, não se deve aplicar uma nova etiqueta sobre a antiga e sim retirar a antiga e depois aplicar a nova. Caso isso não seja possível, a nova etiqueta pode ficar ao lado da antiga.

Elas podem ser fixadas em computadores, equipamentos, ferramentas, máquinas, móveis, aparelhos em geral, entre outros bens que pertencem à empresa. Sua localização pode ser em locais lisos, de difícil acesso, para impedir a sua remoção.

Quando houver mais de um bem do mesmo tipo, as etiquetas devem ser colocadas sempre na mesma direção do primeiro bem. Desta forma a conferência é facilitada. Ela deve ser bem posicionada e sua fixação deve ser bem firme.

Conheça a Investor

O papel de uma assessoria contábil no processo de colocação e conferência das etiquetas patrimoniais é muito importante. Empresas como a Investor contribuem de forma técnica para uma gestão eficiente e mais assertiva.

Suas estratégias e ferramentas de trabalho oferecem mais segurança no controle patrimonial.

Contando com equipes qualificadas a Investor também auxilia na análise de relatórios permitindo uma administração mais segura e economicamente rentável.

Seu conhecimento técnico na área de contabilidade oferece às empresas um diferencial competitivo, agregando qualidade e eficiência à produção de bens ou de serviços.

A Investor oferece soluções customizadas e um bom planejamento, na área de ativos. Desta forma pode assegurar a boa saúde financeira e os bons resultados do negócio.

Com mais de dez anos de atuação, já atendeu mais de 300 empresas dos mais diversos setores da economia, em 20 estados brasileiros.

Adotando modernas ferramentas de gestão de controle patrimonial, para a realização de inventário patrimonial, avaliação de ativos fixos, revisão das vidas úteis e teste de impairment.

Nas áreas de avaliações promove verificações em empresas, avaliações imobiliárias, gestão do ativo imobilizado e as mais variadas modalidades de projetos de finanças corporativas.

Conclusão

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A organização e o pleno funcionamento de uma organização são de responsabilidade de seu gestor. Para que isso aconteça de forma equilibrada é preciso adotar uma série de normas, processos e ferramentas de gerenciamento.

Uma das responsabilidades de um bom administrador é promover a identificação e o controle visual dos bens inseridos em seu patrimônio. Para isso, uma das estratégias é adotar as etiquetas patrimoniais.

Por meio de uma numeração única, cada item é identificado e processado no inventário. Informações como o tipo, a marca, ano de fabricação ou início de uso, são impressas nestas etiquetas.

Elas podem ser confeccionadas em diversos tipos de materiais, como aço inox, alumínio ou poliéster. O gestor também deve definir qual departamento será responsável pelo controle das etiquetas de patrimônio.

Pois todas as informações são importantes para o controle patrimonial e contábil da empresa. A definição por este ou aquele material dependerá da finalidade e do local onde elas serão instaladas.

O sucesso e a sustentabilidade do negócio dependem de iniciativas assertivas que ofereçam maior controle sobre as ações e também sobre os bens fixos ou móveis que a empresa possua.

Para obter melhores resultados é possível contar com apoio de assessorias especializadas em controle patrimonial como a Investor. Para conferir mais detalhes sobre este, entre outros temas acesse o nosso blog.