Ter uma gestão eficiente, com regras, metodologias, processos e resultados bem definidos é objetivo central de empresas sérias e produtivas. Para chegar a esse patamar é preciso adotar algumas ferramentas de gestão importantes como a auditoria interna.
Trata-se de um conjunto de procedimentos usados para analisar e conferir dados de controle interno de uma empresa, órgão ou instituição, independente do seu ramo de atuação.
Ao adotar a auditoria interna como instrumento de manutenção da qualidade do trabalho, a empresa precisa seguir alguns critérios. Estabelecer a modalidade de auditoria desejada, bem como os objetivos, o cronograma e bons relatórios estão entre eles.
É importante lembrar que a auditoria interna pode ser aplicada nas áreas contábeis e financeiras, mas também na operacional, fiscal, gerenciamento, em sistemas e processamentos eletrônicos de dados e até governamental.
A realização do trabalho dependerá fundamentalmente de um bom planejamento estratégico.
O auditor deve conhecer detalhadamente a política interna da empresa, seus processos operacionais, administrativos e contábeis. Precisa ter ciência sobre os motivos que levaram à auditoria, as ferramentas e o tempo que levará para realizar o trabalho, conhecer os riscos e buscar sempre os melhores resultados.
Desta forma, o auditor consegue identificar o que foge da normalidade de trabalho, detectando possíveis falhas e indicando sugestões que possam auxiliar na melhoria contínua dos processos e na tomada de decisões.
O que é auditoria interna?
Desenvolver um plano de ação que colabore para que a administração alcance seus objetivos é a principal definição e atribuição de uma auditoria interna.
A ferramenta é regulamentada por órgãos competentes como o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) por meio da Resolução 986 de 2003.
O CFC estabeleceu regras de procedimentos técnicos para a realização de auditoria interna, bem como conduta de trabalho para o auditor que se responsabilizará por sua execução.
A auditoria interna deverá terr uma abordagem sistêmica e disciplinada para averiguar a eficiência ou não dos processos adotados pela instituição.
Para isso é preciso revisar e avaliar dados e controles fiscais, operacionais, financeiros e fiscais; verificar o cumprimento de normas e planos em vigor, bem como determinar a documentação sobre o ativo e a confiança sobre os dados fornecidos.
Importante lembrar que a auditoria interna, realizada por um auditor, tem papel assessorial e não de autoridade sobre algum membro ou setor da instituição.
Para se atingir bons resultados uma auditoria interna precisa ter independência de trabalho, porém não podem planejar e nem implantar qualquer tipo de conduta ou alterar registros. Seu principal papel é revisar e avaliar.
Conceito de auditoria interna
Como em qualquer outro tipo de trabalho que exerça papel fiscalizador a auditoria interna segue normas e padrões como a ISO 9000 da Organização Internacional para Padronização, regulamentada no Brasil pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).
O trabalho consiste em aplicar mecanismos para examinar e validar um sistema, atividade ou informação de uma organização de trabalho, com metas para aprimorar suas atividades.
A auditoria interna deve ser independente e realizada por um setor designado pela direção para verificar se os processos adotados são viáveis, produtivos e livres de fraudes, erros ou práticas sem efeito.
O trabalho bem como os resultados obtidos pelo auditor deve ser reportado somente à direção. Entre as principais ações, destaque para:
- Apoio integral à gestão;
- Fornecer informações com maior exatidão sobre o andamento dos trabalhos realizados;
- Viabilizar relatórios sobre a situação econômica, patrimonial e financeira;
- Avaliar com segurança dados sobre os processos adotados, de gerência de riscos e de controle;
- Proteger o patrimônio contra riscos ocasionados por possíveis erros e irregularidades;
- Gerar informações que permite maior controle na elaboração, aprimoramento, execução e avaliação dos controles internos;
- Analisar se as normas internas estão sendo cumpridas, bem como a necessidade da criação de novas medidas mais apropriadas e céleres.
Qual é o objetivo de uma auditoria interna?
Avaliar a exatidão dos dados das atividades em questão é o principal objetivo de uma auditoria interna. A partir de um minucioso trabalho desempenhado por auditor capacitado e independente, será possível fornecer análises, recomendações e apontamentos sobre a atividade analisada.
A auditoria interna é mais uma ferramenta que auxilia os gestores no controle de suas atividades, bem como na identificação de possíveis erros ou fraudes.
Desta forma o administrador terá condições de rever processos, criando mecanismos que ofereçam maior controle e segurança patrimonial, bem como aumento da credibilidade na elaboração dos relatórios contábeis e gerenciais.
Somente por meio de uma análise muito bem detalhada o auditor terá condições para interpretar e documentar as informações processadas. O resultado deverá ser documentado por meio de relatórios.
No documento o auditor poderá sugerir providências para melhoria do desempenho administrativo, fiscal ou operacional da organização em questão.
Portanto, a auditoria interna supera as metas de mera fiscalização, devendo assumir papel importante como instrumento de mudança e controle.
Qual é a importância da auditoria interna?
A auditoria interna tem papel crucial quando o assunto é simplificar atividades, acabar com desperdícios ou apoiar a gestão de uma forma eficiente e transparente. Sempre buscando atingir os objetivos estratégicos, operacionais, financeiros e de conformidade da organização em questão.
A auditoria interna colabora para maior precisão dos demonstrativos contábeis, viabiliza informações reais e confiáveis sobre a real situação econômica, financeira e patrimonial do empreendimento, possibilitando ainda, maior precisão dos resultados computados ao longo da auditoria.
Munida de informações coerentes, a empresa conquista processos e controles mais eficientes, planeja suas ações e atividades de forma segura, evitando erros e fraudes, além de conquistar maior credibilidade no mercado.
Quais as diferenças entre a auditoria interna e a auditoria externa?
Com diferenças sutis entre si e muitas semelhanças, pois adotam praticamente as mesmas técnicas de execução.
A auditoria interna é realizada por um auditor da própria empresa, com foco na análise das políticas e procedimentos usados para tomada das decisões contábeis e operacionais.
Apresenta informações e sugestões que possam contribuir para sanar possíveis deficiências encontradas, bem como criar novas normas para melhorar as atividades laborais da empresa.
Sem ser obrigatória, a auditoria interna geralmente é realizada por profissional ligado à área contábil ou administrativa.
Porém, como o auditor tem a capacidade de identificar possíveis irregularidades, alerta sobre os riscos de sanções legais, bem como pode contribuir efetivamente para o aperfeiçoamento dos processos e, por consequência, na melhoria da produtividade.
Já na auditoria externa a organização contrata um profissional independente, seja pessoa física ou jurídica. Voltada para o mercado, seu principal foco será o estudo das políticas, procedimentos e demonstrativos contábeis.
O trabalho deve ser realizado por um auditor contábil com registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). A auditoria externa é uma atividade regulada pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM).
Por lei, organizações de capital aberto, com faturamento anual superior a R$ 300 milhões ou patrimônio acima de R$ 240 milhões são obrigadas a passar por auditoria externa. Já as pequenas e médias empresas são orientadas a passar por auditoria para manter seus registros seguros.
Em quais situações a auditoria interna é realizada?
Importante ferramenta para melhorar resultados e desempenho operacional a auditoria interna é indicada em especial nos casos que a empresa passa por dificuldades financeiras ou desconfia de irregularidades.
O objetivo do trabalho é identificar as falhas, possíveis fraudes, superfaturamento ou desvios de recursos.
São inúmeras as causas para o surgimento desse tipo de problemas, como endividamento, má gestão dos recursos e o controle ineficiente dos registros.
Realizada por um auditor capacitado e experiente, o trabalho verifica a eficácia dos controles internos, bem como assegura a exatidão das informações e dos registros avaliados.
Vantagens da auditoria interna
Uma organização que mantém auditoria interna em seu quadro administrativo sai na frente dos concorrentes, no tocante à confiabilidade das informações geradas. Além disso, conta com maior controle sobre suas atividades, minimiza erros e possíveis prejuízos.
Sua maior organização interna atinge disciplina na avaliação e aperfeiçoamento dos processos de gerenciamento. Entre as principais vantagens da auditoria interna podemos ressaltar:
- Antecipação na solução de problemas;
- Identificação de fraudes e desvios;
- Análise tributária eficiente e fidedigna;
- Eliminação de riscos fiscais;
- Melhor planejamento com dados fiscais corretos e o aprimoramento das práticas administrativas;
- Otimização dos controles;
- Avaliação e melhor aplicação das normas e das políticas internas;
- Aumenta a credibilidade da empresa.
Passo a passo de como fazer uma auditoria interna
Periodicamente qualquer empresa deveria passar pelo processo de auditoria interna. Isso garantiria que a metodologia, normas e regras adotadas estão dentro do planejado.
Para garantir que esse trabalho seja realizado da melhor forma possível, o auditor precisa criar um passo a passo em sua auditoria interna.
O primeiro deles é planejar o trabalho, elaborando um programa anual de auditorias, que atenda as normas de gestão da qualidade ISO 9001.
Em seguida é preciso, dividir as atividades, identificar os problemas, definir as linhas de avaliação dos trabalhos, assegurar sua uniformidade, manter uma checagem periódica das tarefas e dos dados.
Defina os objetivos da auditoria interna
Por fazer parte da corporação, o auditor interno já deve estar familiarizado com os processos de gestão da empresa. Isso facilitará, de certa forma, a definição dos objetivos da auditoria interna.
Por meio desse trabalho o auditor criará um plano de ação que ajude os gestores administrativos a atingir os objetivos idealizados pela empresa.
Ele precisa identificar a real necessidade desse trabalho, como por exemplo, testar os processos de satisfação do cliente, por meio da coleta contínua de dados sobre produtos e processos.
O processo de auditoria interna visa desenvolver um plano de ação que auxilie os gestores administrativos a alcançarem os objetivos traçados pela organização.
Faça um planejamento
O auditor precisa planejar suas ações e metas para que seu trabalho flua de forma eficaz. Ele precisa saber quais serão, quando e como fará para auditar os processos, bem como quais parâmetros usará para realizar o trabalho.
A identificação das áreas de atuação e a forma como fará os registros também são importantes. Se fará por meio de planilhas, e-mails, formulários impressos ou sistema eletrônico, que, além de facilitar o gerenciamento de dados, permite melhorar a qualidade da informação.
Tenha um cronograma
Definir um cronograma de trabalho, com metodologia própria e válida é fundamental para a confiabilidade dos resultados da auditoria interna.
O auditor precisa colocar tudo no papel com data de início e término do trabalho; identificar processos e sub-processos que passarão por auditoria, quais ferramentas usar para isso e quais requisitos devem ser considerados.
Sempre buscando a melhoria dos processos e da tomada de decisões por parte dos gestores.
Crie um check list
Nessa fase é importante que o auditor entenda os mecanismos de funcionamento da auditoria e suas exigências. O profissional precisa adequar a checagem de sua lista com a realidade da organização.
Para isso, deve estudar os critérios que utilizará para auditar, separando cada um deles por processos auditados. Deve compará-los com a informação documentada.
O auditor precisa listar ainda: segurança, materiais, movimentações, áreas a serem auditadas e suas localizações, registro dos problemas encontrados, relatórios do trabalho executado e sua eficácia.
Tenha um auditor imparcial
A ISO 19011 de 2018 estabelece as diretrizes para a realização da auditoria e também traz orientações sobre como o quem a executará.
O profissional de pelo exame de qualificação técnica para que obtenham o registro no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI) e no Cadastro Nacional dos Peritos Contábeis (CNPC).
Ele deve ser íntegro, idôneo, confiável, saber trabalhar em equipe, ter boas estratégias, ser atento aos detalhes, estar em constante aprimoramento profissional e se manter imparcial.
Ética é outra característica essencial nesse tipo de trabalho. Em hipótese alguma o auditor deve se deixar influenciar por qualquer tipo de vantagem ou presentes. Ter a mente aberta, ser diplomático e perceptivo complementam a sua personalidade.
Elabore um relatório e plano de ação
É importante que o auditor execute seu plano de ação e relatórios de trabalho de forma clara e eficiente. Para isso deve saber quais problemas, processos e tarefas devem ser auditados; quais serão as ações e departamentos que precisam ser melhorados ou implantados.
Necessita ainda, deixar a equipe sempre a par de todo trabalho e nunca deixar pendências. Nos relatórios o auditor necessita deixar claro os resultados obtidos, bem como a importância de se criar um setor de auditoria interna permanente na empresa, caso ela já não tenha.
Caso a organização não tenha um auditor interno, poderá contar com assessoria de empresas que possam entender a estrutura dos processos, bem como os objetivos do trabalho desejado.
Com equipe habilitada e serviços customizados de acordo com as demandas de cada empresa, a Investor Consulting Partners oferece consultoria especializada em avaliações com foco no sucesso dos negócios, sejam ele empresas, empreendimentos ou imóveis de ativos fixos.
Foco em eficiência, inovação e estrutura organizacional, adota modernas ferramentas de gestão para diversos trabalhos organizacionais, sempre visando a valorização e melhores decisões para os clientes.
Nas áreas de avaliações promove verificações em empresas, avaliações imobiliárias, gestão do ativo imobilizado e as mais variadas modalidades de projetos de finanças corporativas.
Conclusão
Como já vimos, a empresa que possui auditoria interna como prática constante sai na frente de seus concorrentes, quando o assunto é qualidade de produtos e serviços oferecidos.
É por meio de auditoria interna que a empresa mantém análises e avaliações periódicas de seus processos e metodologias de trabalho administrativo e produtivo.
Realizada por um auditor habilitado, a auditoria identifica possíveis falhas e fraudes, adotando ações e programas que busquem a melhoria contínua da gestão.
O setor é regulamentado por órgãos específicos como o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e segue normas técnicas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).
Integridade moral e ética, disciplina, confiabilidade e isenção técnica são alguns requisitos essenciais para o auditor, que precisa documentar todas as informações obtidas ao longo do trabalho. Isso pode ser feito por meio de relatório, e-mail, formulários eletrônicos, já disponíveis no mercado.
Auditoria essa que precisa ter data para início e fim, bem como ter de forma clara as áreas a serem auditadas e os possíveis problemas que levaram a essa fiscalização. Planejamento é fundamental para o sucesso dos trabalhos, que devem resultar na prevenção de erros, fraudes e irregularidades.
A partir dos resultados, o auditor deve apresentar soluções que possam minimizar o problema, apontando ainda sugestões para melhorar os processos, otimizar tempo, auxiliando as organizações a alcançar as metas preestabelecidas.
Importante ressaltar que os resultados da auditoria interna buscam sempre a eficácia dos processos administrativos, gerenciando melhor os riscos, agregando valor aos resultados de uma empresa, independente do seu porte ou foco de atuação.
Se você precisa de ajuda com esse ou outros assuntos, entre em contato com a Investor!
