Automação de processos

Não é de hoje que as empresas vêm se preparando para lidar com a concorrência do mercado.

A competitividade é alta e, em muitos casos, as organizações disputam não só pela atenção e preferência do consumidor, como também por fidelizar esses clientes.

E, na busca por atingir esse objetivo, uma das estratégias adotadas foi aderir à automação de processos. Ou seja, fazer mais, em menos tempo, com custos menores e com uma qualidade ainda melhor!

Neste post, vamos esclarecer o que é a automação de processo, sua importância e quais os principais benefícios para um empreendedor. Vamos lá?

 

O que é a automação de processos?

A automação de processos é um meio que te permite facilitar o trabalho ao executar tarefas de forma automática.

O termo tem ganhado tanta evidência que a Forbes trouxe o seguinte comentário:

“A automação inteligente mudará a maneira como organizamos os principais processos de negócios e como trabalhamos atualmente. Todas as partes do modelo operacional, como infraestrutura de tecnologia, estrutura organizacional e cultura do trabalho, serão transformadas.” — Forbes Insights: Automação inteligente.

Vale lembrar que a automação pode ser direcionada a diferentes nichos de negócios (comercial, industrial, empresarial…).

Uma automação inteligente é capaz de transformar todos os tipos de processos, tanto os simples quanto os complexos, de modo a auxiliar as empresas a combaterem melhor os desafios de rotina e criar meios estratégicos para atingir os melhores resultados.

Assim, a ideia da automação parte de três princípios básicos, quais sejam:

– Otimização da prática envolvendo a relação do homem e a máquina;
– Agilidade e eficiência dos processos de forma a escalar melhor o tempo das atividades e consequentemente gerando o aumento da produtividade;
– Centralização de informações de forma estratégica.

 

Por que a automação é importante?

Bom, a automação de processos é essencial para negócios focados em atingir resultados e sobreviver à competitividade do mercado.

É uma forma de aliar a tecnologia da informação e gerenciamento de negócios, com a finalidade de otimizar os resultados da empresa.

Ao utilizar um sistema de automação, a ideia de um ERP, como muitos que temos hoje no mercado (construção civil, logística, comercial…), é ter como objetivo principal a redução do trabalho e do tempo de execução de tarefas.

Observação: Para varejos em geral, que precisam emitir Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) ou até mesmo o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), é muito comum essas empresas recorrerem à ajuda de um software emissor de notas fiscais.

É preciso dizer que, quando implementada, a automação de processos garante os seguintes resultados:

– Produção rápida, garantindo a satisfação do cliente, que recebe sua mercadoria ou serviço em um prazo menor. Além disso, a empresa pode conseguir mais contratos, pois consegue executá-los em um tempo reduzido.
– Garantia de qualidade, pois, em um sistema racionalizado, a quantidade de erros é mínima e podem ser corrigidos com facilidade. O aperfeiçoamento da técnica favorece a redução de custos, devido a menor incidência de erros.
– Aumento do lucro, pois se economiza durante o processo, possibilitando atender uma quantidade maior de consumidores ao mesmo tempo.

 

Quais os principais benefícios da automação de processos para um empreendedor?

Para ficar mais claro como esse negócio de automação pode contribuir para o seu negócio, selecionamos os 5 principais benefícios que uma automação de processos pode gerar para um empreendedor. Confira!

  1. Centralização dos dados

Um dos quesitos mais importantes da automação de processos é a substituição de atividades manuais por um software específico.

Com essa troca, as informações usadas pelo sistema ficam disponíveis para toda empresa, facilitando seu acesso e aplicação.

Esse tipo de mecanismo evita que um departamento dependa do compartilhamento de informações realizado por outro e, além disso, possibilita a consulta de dados de forma simples, evitando falhas de comunicação e trazendo uma visão ampla do negócio.

Um bom exemplo disso é uma ferramenta de automação do Instagram. Com ela, é possível acompanhar o desempenho dos seus posts e entender quais assuntos e formatos mais fazem sentido para o seu público.

  1. Diminui os custos com a produção

Bom, você poderia se perguntar: Por que automatizar processos vai me fazer economizar?

A resposta é simples! A automação de processos é também uma excelente ferramenta da redução de custos.

Isso, pois reduzem a ocorrência de erros, gerando consequentemente, uma economia (de tempo, dinheiro, esforços, recursos..) de modo significativo para o negócio.

Por acaso você sabe quão desastroso pode ser emitir uma nota fiscal errada para um cliente? Se quiser descobrir e entender mais sobre como a emissão manual de notas pode impactar o resultado de uma empresa, basta seguir o link.

  1. Viabiliza uma gestão segura e efetiva

A transparência dos processos e a facilidade de acesso dos dados possibilita que os gestores tenham uma organização mais apurada e consequentemente uma visão mais abrangente do funcionamento da empresa.

A partir dessa nova perspectiva, a capacidade de compreender e integrar os processos internos e externos é ampliada, uma vez que as decisões são tomadas com base nos dados que a empresa tem.

Dessa forma, fica mais fácil definir o que deve ser melhorado, o que poderia ser cortado e quais setores será preciso alocar mais energia.

Logo, o negócio ganha uma gestão mais segura e eficaz, o que impacta em aspectos como:

– Mercado
– Concorrência
– Custos
– Experiência do cliente

  1. Reduz o tempo de trabalho

Diante de tudo que já apresentamos, pode-se concluir que a automação de processo facilita demais a vida dos gestores e a informatização de tarefas simplifica também a realização das atividades diárias.

Já que não há a necessidade de efetuar atividades puramente burocráticas ou manuais, o tempo para a realização dessas tarefas é reduzido drasticamente.

É importante ressaltar que um resultado disso é o fato dos colaboradores estarem aptos a transferir as energia e esforços em suas reais funções, o que permite o melhor aproveitamento do capital humano.

Um exemplo que podemos citar nesse sentido é a atividade de gerar relatórios. Em um cenário sem automação, um funcionário deverá coletar informações de diferentes lugares para elaborar o documento.

Isso demanda tempo e está atrelado a possíveis erros, já que as informações não são totalmente seguras.

Quando se fala em emissão automática de notas fiscais, por exemplo, os ganhos são positivos também. E não importa se você utiliza um sistema para emitir ou uma api de nota fiscal.

Em todos os casos, você permite que o seu time foque em questões mais estratégicas do negócio.

  1. Promove novos investimentos em prospecção

Com a redução dos custos de produção, a empresa é capaz de realocar seus recursos de modo estratégico, como por exemplo, investindo na conquista de novos clientes.

Uma vez que é entregue qualidade, o resultado disso é a satisfação do cliente. E esse consumidor satisfeito, como se sabe, não apenas traz retorno, mas principalmente indica o serviço ao seu círculo de influência.

Assim, a empresa sai ganhando nesse círculo virtuoso, além do mais, nenhuma propaganda é mais eficiente que o boca a boca.

 

Conclusão

Com a leitura desse post, você pôde notar que a automação de processos é uma estratégia que pode ser adotada em diversas áreas de uma empresa e traz ótimos resultados em qualquer uma delas.

Empresas que atuam no segmento online, por exemplo, têm investido na automação da gestão financeira, porque traz maior assertividade e controle dos pagamentos, recebimentos e emissão de notas fiscais.

Lembre-se, investir em automação é pensar no futuro e empregar crescimento saudável e eficiente ao seu negócio!

  • Este guestpost foi produzido pela eNotas!

 

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