Muitas empresas têm que lidar com viagens corporativas no dia-a-dia de seus colaboradores. E quando uma viagem a trabalho é planejada pela empresa, ela é feita como uma ação estratégica da organização.
Ou seja, uma viagem corporativa nada mais é do que um investimento do qual se espera um retorno. Para que elas realmente funcionem como uma atividade lucrativa, é preciso entender os custos que as envolvem, como quais serão as despesas que deverão ser reembolsadas.
As despesas de viagens de funcionários variam de uma empresa para a outra. Mas, de modo geral, referem-se aos gastos ocorridos nas viagens corporativas. As categorias mais comuns de gastos extras em viagens são alimentação, hospedagem e transporte.
Para tornar esse processo ainda mais eficiente, a gestão de despesas de viagem é um ponto chave para a sustentabilidade financeira e o crescimento do seu negócio. Se sua empresa possui funcionários que viajam a trabalho, é essencial dar atenção especial a esse processo. Confira nossas dicas!
O que a legislação diz sobre despesas a trabalho em viagens?
No que diz respeito à legislação de reembolso de despesas, o mais importante é saber que as despesas de viagens dos funcionários não possuem natureza salarial na maioria dos casos. Isto é, não devem ser incorporadas ao salário e devem ser arcadas pela empresa como pagamentos de natureza indenizatória.
Assim, o funcionário deve receber diárias de viagem ou reembolso pelas despesas geradas durante a viagem, como, por exemplo, o reembolso dos valores referentes à alimentação, hospedagem e transporte gastos pelo colaborador no período em que estava viajando pela companhia.
Como regularizar esse processo?
A fim de assegurar que as viagens corporativas não gerem gastos desnecessários ou se transformem em uma dor de cabeça para a empresa, é muito importante a criação e implementação de uma política de gestão de viagens corporativas.
A política de gestão de viagens, também conhecida como política de reembolso de despesas, tem como principal objetivo padronizar os processos envolvidos nas viagens corporativas e realizar o controle de despesas com mais eficácia. Cabe a ela determinar quais são os requisitos para a comprovação de despesas e quais são os tipos de hospedagem que serão aceitos, por exemplo.
Além disso, ela é fundamental para formalizar os processos e otimizar os gastos, assim como evitar fraudes e estabelecer um processo de reembolso justo para os colaboradores.
É muito importante que você se assegure de colocar na sua política os critérios para a elegibilidade das despesas de viagens para reembolso, quais serão os prazos aceitos, qual é o processo para a solicitação de reembolso na empresa e como deve ocorrer a prestação de contas.
Aliás, você também deve se atentar à divulgação e disponibilização do documento. A política de reembolso de despesas deve ser amplamente divulgada e estar sempre acessível a qualquer pessoa na organização, a fim de que ninguém possa alegar ignorância das regras de reembolso.
Quais as melhores práticas para ter uma viagem corporativa de sucesso?
Para obter sucesso nas suas viagens a trabalho, é primordial desenvolver um orçamento que realmente funcione para o seu negócio. Antes de mais nada, confira os processos que devem virar rotina no seu departamento financeiro na hora de começar a planejar sua viagem corporativa:
1. Defina a viagem
As viagens corporativas podem ter diferentes características, variando de acordo com os objetivos de cada empresa. Por isso é primordial definir quais são as principais características da viagem no primeiro passo do planejamento, afinal cada tipo de viagem terá um custo diferente.
Tenha claro qual o objetivo da viagem, assim como o destino e tempo máximo de sua duração. Essas são as três características principais para calcular gasto de viagem na construção do seu orçamento.
O objetivo deve determinar quais aspectos serão prioridade na viagem e, desse modo, ter uma previsão de qual despesa te custará mais.
Já, o destino da viagem te diz o quanto deve ser esperado gastar com transporte, e o tempo de duração pode oferecer sinais sobre os gastos com hospedagem e alimentação.
2. Planeje o roteiro
Definir um itinerário para a viagem corporativa ajuda a antecipar quais serão as despesas ao longo da jornada do colaborador. Além disso, ter um roteiro pré-determinado te permite economizar em gastos desnecessários, e também evita imprevistos.
Após a escolha e determinação dos objetivos da viagem, uma pesquisa sobre o destino poderá te ajudar a definir com maior precisão o roteiro. Aqui você deve pensar em todas as atividades que serão desenvolvidas ao longo da viagem. Definindo esse ponto, você já pode planejar o dia-a-dia do viajante.
Por fim, a logística da viagem deve ser um ponto de atenção. Isso porque, em geral, boa parte do orçamento é empregado no deslocamento dos funcionários.
É muito importante definir um itinerário padrão para as viagens, pois quanto mais previsíveis elas forem, mais fácil será calcular o custo de viagem para a empresa.
3. Preveja os custos
Nesse ponto, quando já se tem o objetivo e o roteiro definidor, devem-se ser listadas todas as despesas que são primordiais para o viajante. A melhor maneira de fazer isso é criando um checklist com base no itinerário feito no passo anterior.
As despesas de viagens variam conforme os objetivos e com as prioridades definidos pela organização. Para conseguir identificar melhor os possíveis custos da viagem, levante o histórico de viagens corporativa realizadas dentro da empresa. Isso te dará base para avaliar quais são os gastos recorrentes de acordo com a realidade do seu negócio.
Nesse ponto, é importante que você utilize a Política de Reembolso de Despesas da sua empresa como um guia para prever os custos. Ela é responsável por determinar todos os gastos que são reembolsáveis pela empresa, isto é, os gastos que você deverá arcar em uma viagem. Como já dissemos, algumas despesas frequentes são: gastos com passagem, alimentação e hospedagem.
4. Pesquise preços e faça orçamentos
Depois de traçar todos os possíveis gastos da viagem a trabalho, agora é a hora de fazer a pesquisa de preços para assegurar a maior economia para sua empresa. A pesquisa de preços deve, sem dúvidas, levar em consideração as prioridades que foram definidas no primeiro passo.
Esse momento é fundamental para o orçamento da sua viagem corporativa. Por isso, não poupe esforços e procure utilizar todas as ferramentas disponíveis. Você pode, por exemplo, utilizar sites de comparação de preços, mas atente-se em olhar todas as fontes possíveis.
Além disso, você deve levar em consideração as variações de preços que ocorrem ao longo do ano. Para isso é essencial que você sempre monitore os preços e registre suas pesquisas. Uma dica é sempre projetar os preços no seu orçamento um pouco mais altos.
5. Faça uma provisão dos gastos extras
Por fim, você deve procurar determinar um valor a mais para despesas emergenciais. Apesar da contratação de um seguro viagem cuidar de muitos desses gastos, durante a viagem corporativa podem ocorrer imprevistos. Isso garantirá que seu funcionário não fique desamparado.
Para isso, você pode fazer o levantamento do orçamento total e definir uma porcentagem para a provisão. Por exemplo, 5% do orçamento total é destinado para emergências. Aqui é importante alinhar entre a empresa e o viajante que esse valor só poderá ser utilizado em situações extraordinárias.
Como otimizar o processo de reembolso de viagens corporativas?
Após a viagem corporativa ter sido realizada, é hora de iniciar o processo de reembolso de despesas do viajante. O processo mais comum é a solicitação do reembolso por parte do funcionário e a prestação de contas. Ela é fundamental para que a empresa construa uma base de dados para analisar as despesas de viagens mais usais de seus colaboradores, assim como para aperfeiçoar o controle financeiro e reduzir fraudes nesse processo.
Uma das dicas para aprimorar o processo de prestação de contas no seu negócio é a exigência do relatório de despesas de viagens dos funcionários junto com os comprovantes de gastos, como notas fiscais.
Todavia, muitas empresas ainda gastam com falhas no relatório de despesas. Isso significa que muitas horas são gastas com revisão dos relatórios e retrabalho para a equipe do financeiro. Além disso, a entrega de comprovante físicos deve ser outro ponto de atenção, uma vez que podem se perder.
Por isso, um grande avanço para otimizar o processo de reembolso de despesas na sua empresa é a automatização. Através dela, você pode reduzir burocracias e falhas, melhorar a rotina de trabalho e a gestão de tempo, acompanhar os dados em tempo real e reduzir o risco de fraudes e despesas desnecessárias.
O VExpenses é um exemplo de solução para a automatização do processo de reembolso de despesas corporativas. Com ele você pode organizar, controlar e analisar despesas de seus funcionários em suas viagens corporativas.
Agora que você já sabe quais são as melhores práticas de viagens a trabalho, você poderá focar ainda mais na sua missão no seu destino final! E não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar na gestão de reembolsos de despesas da sua empresa!
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