Conciliação contábil: o que é, quais são os tipos e como fazer

Uma empresa que não faz o levantamento e a conciliação contábil de seus ativos torna-se vulnerável a riscos que serão muito prejudiciais ao seu desenvolvimento.

A falta de controle sobre o ativo imobilizado reflete em uma gestão patrimonial desorganizada, o que inviabiliza a tomada de decisões assertivas em um negócio.

Você consegue imaginar os problemas que podem acontecer em decorrência da ausência do cotejamento contábil na gestão patrimonial?

Veja alguns exemplos:

1. Imagine uma fábrica de pães que não realiza a gestão patrimonial e recebe uma grande demanda de produção, para a qual precisará utilizar todos os fornos. Entretanto, alguns não estão em boas condições e outros não foram encontrados no local em que deveriam estar.

O dono da empresa não estava esperando por isso e, portanto, não será possível cumprir os prazos exigidos para a entrega dos produtos.

2. Esta mesma fábrica não realiza corretamente o registro contábil, o que gera uma omissão de receita. Isso pode acarretar uma autuação fiscal, com incidência de tributos para a fábrica, tornando-se um grande prejuízo.

Estes exemplos são fictícios, mas passíveis de ocorrer. Você já pode perceber que realizar a gestão patrimonial periodicamente possibilita a redução de gastos, a previsão de custos e a otimização do processo de compras e gestão da empresa.

A primeira etapa da gestão patrimonial é a realização do inventário. Logo após, são feitos os processos de levantamento e cotejamento contábil, sobre os quais falaremos neste artigo.

Boa leitura!

Do que se trata o levantamento contábil?

O levantamento contábil consiste na estruturação ou reconstituição da base contábil de uma empresa.

Este processo é realizado através de pesquisas em notas fiscais, razões, balancetes, balanços, livros diários, projetos e todo e qualquer documento que possibilite a identificação e registro individualizado dos bens na base contábil em estruturação.

Assim, obtemos informações detalhadas de cada bem, como:

• Cadastro;
• Número da nota fiscal;
• Data da aquisição;
• Valor de aquisição;
• Fornecedor;
• Classificação por tipo de imobilizado;
• Descrição do bem.

Através deste levantamento, é possível regularizar a consideração dos bens e individualizar os itens contabilizados por totais em Projetos, Notas fiscais, Ordens de Serviços, entre outros.

Os dados são compilados em um sistema de controle patrimonial e é feita a correção monetária, o cálculo da depreciação dos itens e a conversão de moeda, se houver necessidade.

Logo após, faz-se a conciliação dos dados com as razões (lançamento de todas as entradas e saídas na empresa), para verificar se há ativos que foram lançados na contabilidade, mas não foram considerados no levantamento inicial devido à falta de suporte ou desorganização contábil.

Alguns aspectos importantes para que o levantamento possa ser realizado são:

• A reconstituição da base de dados dos bens patrimoniais deve ser fundamentada na escrituração contábil e documentos fiscais. Além disso, este processo se estende desde a fundação da empresa;
• A nota fiscal dos bens adquiridos nos últimos 5 anos devem estar no sistema de controle e balanço patrimonial, como é exigido legalmente;
• Como somente os bens com residuais contábeis têm influência na empresa, a pesquisa contábil deve se estender até os últimos 10 anos.

O trabalho de levantamento contábil é fundamentado no fechamento dos valores anuais de aquisição. O total aferido nas notas fiscais de aquisição do imobilizado deve ser correspondente ao saldo do Balancete anual.

Desta forma, é possível apresentar um levantamento coerente nos quesitos fiscal e contábil.

Cotejamento contábil: o que é?

A partir do levantamento é feito o cotejamento contábil, também conhecido como conciliação.

Neste momento, para fazer o cotejamento contábil verifica-se se os bens contabilizados existem fisicamente e estão operacionalmente ativos. Além disso, a descrição do ativo é conferida e, em caso de divergência, regularizada.

É comum a constatação de ativos que foram contabilizados, mas não possuem existência física e ativos existentes fisicamente, porém, sem registro contábil. Para que a situação seja adequadamente analisada, são emitidos três relatórios:

1. Bens conciliados;
2. Sobras físicas;
3. Sobras contábeis.

As sobras contábeis e físicas são eliminadas em um processo denominado “saneamento”, ao passo que são descobertos os motivos para tal discrepância e os meios para evitá-la.

Qual é o objetivo da conciliação contábil?

Levando em consideração a transparência que deve existir nas relações comerciais,  o cotejamento contábil tem o objetivo de oferecer um plano de informações confiáveis que deverão espalhar a realidade contábil de uma empresa.

Além disso, essas informações disponibilizadas podem ser usadas sem nenhum tipo de inconsistência, na análise da realidade patrimonial da empresa e no fechamento de balanços contábeis.

Quais são os tipos de conciliação contábil?

Agora, vamos falar um pouco sobre os tipos de conciliação contábil ou cotejamento contábil.

Acompanhe!

Conciliação bancária

A conciliação bancária consiste na  conferência dos saldos bancários de todas as contas de sua empresa, junto com as informações contábeis do controle financeiro interno.

Ou seja, consiste na análise de todas as entradas e saídas de recursos, fazendo a comparação do saldo com a movimentação de determinada conta corrente.

Esse procedimento é feito com o objetivo de verificar se o controle financeiro interno está sendo feito de forma correta, se todos os dados estão de acordo com o extrato bancário ou se existe algum tipo de erro que precisa ser sanado.

É importante ressaltar que cada empresa tem uma necessidade distinta de conciliação, pois em algumas tal controle deve ser feito todas as semanas enquanto outras esse controle pode ser feito mensalmente.

Já as grandes companhias precisam fazer tais análises semestralmente ou anualmente.

Uma dica importante é fazer a automação deste processo, para que, dessa forma, sejam evitados erros manuais bem como o desperdício de tempo e de recursos financeiros da empresa.

Conciliação de folha de pagamento

Para fazer a administração de uma empresa é preciso que todas as áreas estejam integradas para que elas possam trabalhar para o sucesso do negócio.

Dessa forma, não basta somente fazer o planejamento futuro da empresa, é preciso planejar o controle de todas as ações do presente, e uma folha de pagamento feita corretamente é fundamental para o sucesso da empresa.

Assim, a partir da conciliação de folha de pagamento é feita a adequação das movimentações e dos registros contábeis que são gerados pelo sistema de folha de pagamento.

O ciclo da folha de pagamento da sua empresa afeta muitos aspectos da contabilidade do seu negócio.

Além da remuneração dos empregados, as despesas que a empresa tem com a folha de pagamento envolvem os impostos, taxas de seguro-desemprego e obrigações fiscais federais.

Por esse motivo é fundamental fazer a conciliação de pagamento no final de cada ciclo de pagamento.

A relevância dessa conciliação de folha de pagamento está em:

• Confirmar as horas por período de pagamento para cada empregado de acordo com a apuração do sistema de apontamento;
• Garantir a taxa de pagamento para cada empregado, levando em conta horas extras e férias;
• Confirmar que os salários devidos a cada empregado estão adequados com os cálculos do período de pagamento;
• Verificar se as despesas de folha de pagamento para o período estão programadas na conta correta da empresa.

É recomendável que sua empresa sempre faça a conciliação de folha de pagamento pelo menos dois dias antes da data de pagamento dos seus funcionários, pois, se houver algum erro, dará tempo de corrigi-lo antes da efetivação.

Além disso, é importante que você saiba que toda folha de pagamento deve conter:

• O nome do funcionário,
• O cargo do funcionário;
• Valor do salário;
• Frequência;
• Forma e data de pagamento;
• Nome das funcionárias que estão recebendo salário-maternidade;
• Parcelas integrantes ou não do salários;
• Descontos legais, e;
• As quotas do salário-família de cada empregado.

Essas informações sempre devem ser representadas por valores numéricos.

Assim, estão dispostos, junto com o salário, os proventos referentes a:

• Indenização de aviso prévio e férias;
• Pagamento de abonos do salário-maternidade e família;
• Quitação do 13º salário;
• INSS;
• 13º salário;
• FGTS;
• Contribuição sindical 

Dessa forma, seguindo a ordem preestabelecida, essas informações referentes podem ser coletadas de uma forma mais ágil, facilitando assim o processo de conciliação:

• Classificação do funcionário;
• Análise das horas de trabalho;
• Desconto de encargos e impostos;
• Cálculo do FGTS;
• Dedução de benefícios legais.

Tudo isso é extremamente importante pois administrar uma empresa não é uma tarefa fácil, e exige muita responsabilidade e atenção do responsável.

Conciliação de clientes e fornecedores

A conciliação de clientes e fornecedores consiste na comparação que é feita entre os valores provisionados e liquidados que são obtidos através do sistema de contas a pagar e a receber da empresa.

Tal processo deve contemplar toda a conferência dos relatórios que são gerados através do sistema financeiro da empresa, onde são lançados todos os documentos referentes ao faturamento e recebimento da empresa.

O processo de conciliação feito com as contas a pagar e razão de fornecedores utiliza o mesmo conceito, pelo fato de ser referente ao lançamento dos pagamentos no sistema financeiro da empresa, fazendo a comparação com as razões contábeis das contas de fornecedores.

Em determinadas empresas, a conciliação de clientes e fornecedores acontece por meio da comparação entre saldos e composição da posição em aberto do que será pago e recebido.

O cotejamento contábil é responsável por detectar possíveis erros e equívocos financeiros.

Entretanto, ela também pode ser usada para fazer um controle preventivo, pelo fato de ser realizada de forma constante, sendo fundamental para a manutenção do controle financeiro e bom encerramento das demonstrações contábeis.

Importância da conciliação contábil

No decorrer de toda movimentação contábil de uma empresa, são feitos vários lançamentos, o que pode acarretar em uma grande probabilidade de ocorrência de erros nos descontos e nas compensações.

Se tais erros não forem corrigidos antes do fechamento mensal, os saldos das contas acabam sendo prejudicados, o que pode gerar reflexos para as demonstrações financeiras da empresa, mascarando, dessa forma, a real situação patrimonial da empresa.

Por isso o cotejamento contábil é tão importante, pois ela cuida da saúde financeira da empresa; ajudando a encontrar possíveis erros, divergências e até mesmo fraudes, que podem ser solucionadas antes que cause algum prejuízo maior à empresa.

Em outras palavras, fazer essa análise comparativa faz com que a empresa se previna de possíveis problemas financeiros e judiciais.

Assim, a conciliação contábil é importante para:

• Validar informações;
• Comparar dados;
• Evitar que erros passem despercebidos;
• Evitar problemas tributários;
• Ajudar o levantamento do balanço patrimonial;
• Assegurar a legalidade da declaração de impostos.

Como fazer conciliação contábil?

Confira o passo a passo de como fazer uma conciliação contábil apropriada para a sua empresa.

Confira o controle financeiro

Primeiramente, todas as empresas devem trabalhar o controle financeiro, antes mesmo de começar a fazer o cotejamento contábil em si, devendo garantir que  a gestão financeira da sua empresa está funcionando plenamente.

Ou seja, o fluxo de caixa, as planilhas de acompanhamento de juros, as atualizações sobre empréstimos ou pagamentos bancários, os boletins de caixa, entre outros, devem estar sendo feitos de acordo com o que está registrado.

É extremamente importante que todos esses pontos estejam sob controle, até mesmo para que não aconteçam erros como a duplicação de lançamentos, a apuração indevida de impostos ou outros problemas que gerem autuações fiscais.

Liste as contas bancárias

Posteriormente é preciso fazer uma lista de todas as contas bancárias da empresa.

Essa é uma tarefa bastante simples, entretanto ela deve ser feita com toda a atenção possível.

Isso porque, caso você esqueça de listar qualquer uma delas, pode destruir toda análise.

Dessa forma, se dedique para fazer essa lista das contas que a empresa possui, identificando-as por tipo, agência, número da conta, dados cadastrais, saldos, etc.

Uma dica importante é não colocar suas contas pessoais para fins profissionais, portanto, nunca faça isso, pois, além de  dificultar a conciliação contábil, pode acontecer a variação das taxas de juros, bagunçar extratos bancários, confundir as formas de investimento, e assim por diante.

Determine o período para a conciliação

Depois que fizer o controle financeiro e listar todas as contas bancárias, chegou o momento de fazer a definição do período em que o cotejamento contábil será feito.

O tempo para essa análise pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual, cada empresa definirá a sua demanda.

Se for a primeira vez que sua empresa irá fazer uma conciliação contábil, a análise anual é um erro.

Isso porque, o volume de dados que serão comparados e o tempo dedicado para a atividade podem acabar desanimando sua equipe, comprometendo a qualidade da conciliação.

Portanto, comece pela mensal.

Assim, todas as etapas serão executadas de forma eficiente, exibindo os resultados com segurança.

Compare os valores

O próximo passo é começar a comparação dos dados e de todas as informações em si.

Preste muita atenção para possíveis armadilhas, pois, mesmo que determinado valor não seja debitado no dia do pagamento, o fluxo de caixa deverá conter esse valor no dia de entrada.

Detalhes simples como esse irão fazer toda a diferença, por isso é preciso muita atenção.

É importante destacar que erros no lançamento de dados podem ser cometidos tanto por parte da instituição financeira quanto pelo controle interno da empresa, por isso preste muita atenção.

Usar sempre o documento original como referência para a comparação é muito importante.

Corrija as divergências

Quando algum erro entre as contas e os controles internos da empresa for identificado, você deve corrigi-los de imediato.

Por isso, é importante que você faça os ajustes para assegurar a veracidade dos documentos financeiros da sua empresa.

Outro ponto importante é descobrir qual é a raiz do problema, para que você possa entender como tal erro aconteceu, pois, só dessa forma, será possível evitar que novos erros desse tipo voltem a acontecer.

Por isso, o cotejamento contábil é uma medida inteligente para que você possa prevenir e garantir um controle correto de todas as tramitações tributárias e a saúde financeira da empresa.

Documente todos os aprendizados

Outra dica de extrema importância é que você sempre guarde todos os recibos de:

• Serviços feitos;
• Compras realizadas, e de;
• Créditos que você teve em um determinado tempo.

Todos esses recibos devem ser guardados com as datas e descrições necessárias.

Isso deve ser feito para que todas as informações referentes aos gastos, lucros e tudo o que envolver dinheiro estejam descritas corretamente para que você tenha um bom resultado com sua empresa.

Dessa forma, você terá uma ideia do que de fato está dando mais lucros, qual a sua real movimentação mensal e anual, contendo fatos mais consistentes para que seja possível pensar em mudanças que possam realmente fazer a diferença no trabalho.

Quais os principais erros da conciliação contábil?

O primeiro erro que deve ser evitado é referente aos valores lançados, tanto para mais quanto para menos, pois ao invés do registro do valor correto, existe um erro no montante registrado, tendo que ser ratificado esse lançamento.

Outro erro bastante comum é a troca ou inversão de contas no momento do lançamento, sendo necessário fazer uma transferência.

Ou seja, existe a necessidade de se fazer um lançamento para que seja regularizada a conta que foi indevidamente debitada ou creditada.

O terceiro erro é a duplicidade ou omissão nas etapas de lançamento contábil, que acontece no momento do registro, quando o mesmo registro é feito duas vezes ou então deixa de ser efetuado o lançamento.

Dessa forma, para que esse erro seja corrigido, é necessário fazer o registro do fato no dia em que a pessoa notou essa omissão.

Além disso, é necessário colocar essa informação no histórico, com a data de sua efetiva ocorrência e o motivo do atraso.

Existem também os erros de preenchimento das planilhas contábeis, que são as incorreções feitas no momento do lançamento nas planilhas de controle.

Esse erro também necessita que seja feita a sua regularização por meio de um lançamento retificativo ou complementar.

A ocorrência de falhas ou supressão das etapas de conferência também são erros bem comuns, e, para a sua correção, é necessário que seja feito um lançamento de ressalva o mais rápido possível.

Finalmente, esquecer de fazer o registro de pequenas transações  é outro erro habitual, exigindo um lançamento retificativo .

Dicas para uma conciliação contábil de excelência

Agora vamos dar algumas dicas de como fazer uma conciliação contábil de excelência e bem detalhada.

Agora, conheça boas práticas no mercado.

• Periodicidade

Como falado anteriormente, é preciso escolher se sua periodicidade será anual ou mensal, para que sua empresa tenha uma rotina de verificação e análise, assim fica mais fácil controlar e identificar os possíveis erros.

• Atenção aos detalhes

Essa é uma característica fundamental para os funcionários do departamento financeiro. E, o funcionário que for fazer a comparação de dados deverá ter uma atenção redobrada, pelo fato de que seu trabalho muitas vezes envolve taxas e juros.

• Cuidado com as informações de ambas as partes

É necessário tomar muito cuidado e ter certeza de todas as colocações postas ao fazer uma conciliação contábil, principalmente pelo fato de se tratar de valores monetários.

Portanto, tome todo o cuidado possível com as informações e com as decisões que forem  tomadas a partir da conciliação contábil, para que tenha a garantia que todas elas estão corretas e que as pessoas certas devem ser cobradas por melhorias.

• A evolução da conciliação bancária

Se as planilhas são o suficiente para a conciliação contábil de sua empresa, ótimo.

Entretanto, caso a sua estrutura empresarial exija mais, é importante que você invista em um sistema para automatizar e agilizar tal tarefa.

Existem diversos softwares e ERPs que podem ser usados para automatizar essa conciliação.

Conclusão

Com o decorrer de todo esse artigo podemos notar que para que sua empresa esteja sob controle, é fundamental que o departamento financeiro faça o devido acompanhamento de todas as aquisições, transferências ou baixas de ativos e que estes estejam sempre no local indicado.

Em todo esse procedimento é essencial que você faça o levantamento e o cotejamento contábil.

Desse modo, o sistema de controle contábil será efetivo e cumprirá com o seu objetivo: demonstrar a real situação da empresa.

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