O controle financeiro empresarial é um processo de extrema importância. Ele lida com todos os aspectos que têm alguma correlação direta com a entrada ou saída de dinheiro da organização e, por isso, representa uma das melhores formas de gerir a saúde do negócio.
Apesar disso, muitos empresários não conhecem a forma mais adequada de lidar com as finanças e se perdem em meio aos números, pendências e situações que envolvem a atividade. Assim, a rentabilidade se torna algo dependente de um grande número de incertezas e sobre o qual se tem pouca capacidade de intervenção.
Vejamos o que você pode fazer para aprimorar o sistema de controle financeiro do seu negócio, quais os principais fatores de interesse e como a tecnologia pode ajudá-lo no processo.
Atenção ao Fluxo de Caixa
Toda organização de sucesso tem seu fluxo de caixa bem gerenciado. Trata-se do fundamento básico do controle financeiro, uma vez que trabalha com as entradas e saídas ao longo do tempo. Isso cria uma perspectiva estruturada sobre o desempenho ao longo de prazos determinados.
Assim, comece analisando tal aspecto em sua empresa. A ferramenta serve como uma fonte para análise dos valores globais, uma base para o planejamento ao longo dos meses e um norteador para entender a formação das entradas e saídas. Sem dúvida, trata-se do primeiro passo no processo.
Pagando e Recebendo
O fluxo de caixa, conforme discutido, atua na gestão dos fluxos globais do negócio. No entanto, é preciso entender e administrar sua formação, controlando o dia a dia das operações financeiras. Isso é possível através do “contas a pagar” e do “contas a receber”. Ambos se referem a pendências, porém um está ligado a tudo o que o deve ser recebido e o outro a tudo o que deve ser pago.
O contas a receber tem a função de assegurar que sua organização receba tudo o que deve receber, no prazo adequado e conforme o valor acordado. Assim, negligenciá-lo significaria um verdadeiro rombo para o caixa com o passar do tempo.
Já o contas a pagar, é uma função associada a realizar todos os pagamentos acordados, no prazo devido e com valor correto. Assim, você assegura conformidade com seus fornecedores, com a legislação e ainda evita pagar multas e outras penalidades por atraso e inadimplência.
Controlar esses dois fatores de maneira eficaz significa garantir um funcionamento saudável do negócio, aumentando a solidez das operações.
Conciliação Bancária
O quarto elemento que constitui um fator necessário ao adequado controle financeiro empresarial é a conciliação bancária. Trata-se, basicamente, do cruzamento de informações internas da organização sobre seus fluxos financeiros com as informações dos bancos que operam as movimentações.
A partir disso você garante a consistência das contas com os valores que efetivamente deveriam ser despendidos. Trata-se de uma das principais medidas de controle financeiro, uma vez que assegura o alinhamento das transferências financeiras junto às instituições externas.
Livro Caixa
O último fator que queremos destacar referente ao controle financeiro é o Livro Caixa. Trata-se de uma ferramenta aplicada para criar a rastreabilidade das movimentações financeiras empresariais. Isso é importante para que haja um histórico capaz de comprovar a autenticidade e a procedências das saídas e entradas.
Por meio dele, são registrados cada um dos eventos que afetam o caixa da empresa. Assim, a organização mantém uma fonte de consulta e avaliação de cada uma das situações que afetam o fluxo financeiro do negócio, podendo agregar tais informações e usá-las na tomada de decisões mês após mês.
A Tecnologia e o Controle Financeiro
Cada um dos aspectos aqui apresentados é essencial para um controle financeiro preciso do seu negócio. Todos eles se referem a questões que têm impacto no dia a dia da gestão e nos resultados finais de sua organização, sendo, portanto, necessários à manutenção das atividades.
Existem diversas formas de trabalhar com cada um deles, partindo de controles manuais, seguindo para as planilhas e chegando até os sistemas de gestão ERP. Essas poderosas ferramentas empresariais oferecem uma interface virtual que solidifica a gestão e aprimora todos os processos envolvidos.
Trata-se de uma opção para quem busca desenvolver processos automatizados e garantir à sua organização desempenho e agilidade, fatores decisivos para o sucesso na atualidade.
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