Mulher em frente a um computador com uma tabela de contas a pagar e a receber em mãos e fazendo contas para calculá-las

Já vimos que um dos pilares de sustentação de toda empresa é sua gestão financeira. Um dos indicadores para avaliar a saúde dessa gestão e, consequentemente, da organização, é o controle de contas a pagar e a receber.

Porém, em várias empresas ocorre um grande erro: muitas vezes o setor financeiro não sabe quanto sua empresa tem para pagar e para receber no mês. O controle desses dois elementos é fundamental para avaliar a situação do negócio e, assim, os gestores podem tomar decisões mais assertivas.

Se você ainda não sabe diferenciar ou organizar as contas a pagar e a receber de sua empresa, fique tranquilo, esse artigo vai explicar tudo que você precisa!

O que são contas a pagar e a receber?

Contas a pagar representam os compromissos e obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores e funcionários. Elas são altamente prováveis, por exemplo, pagamento de salários e encargos sociais.

Por outro lado, contas a receber são entradas previstas no caixa da empresa, ou seja, tudo aquilo que a empresa planeja receber no período. Um exemplo são parcelas a receber de clientes que realizaram compras a prazo.

Cabe ressaltar que ambas as contas são previsões operacionais do que vai acontecer com o dinheiro do negócio, no período de tempo em questão. Elas são determinadas quando o departamento financeiro realiza um planejamento e antes mesmo da ocorrência dos fatos.

Além disso, representam uma visão de curto prazo do que vai acontecer no dia a dia da organização e que deve ser atualizado constantemente.

Nos dois exemplos anteriores, a empresa já sabe no início do mês quanto dinheiro será destinado para pagar salários e encargos. Com base em outros períodos, também pode projetar quantidade de vendas a prazo e quais parcelas receberá naquele mês.

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Gestor calculando e registrando suas contas a pagar e a receberMas, por que é necessário organizá-las?

O controle das contas a pagar e a receber deve se tornar uma tarefa rotineira da organização. Assim, sempre que tais informações forem necessárias, estarão disponíveis e atuais para fundamentar processos decisórios.

Ao conhecer e separar as duas contas da sua empresa, o gestor consegue enxergar de forma clara seu fluxo financeiro. Dessa forma, é possível visualizar quanto a empresa irá receber e quanto precisará pagar em um período, podendo então, definir se tem dinheiro suficiente para arcar com as obrigações e como se encontra sua saúde.

Com o controle financeiro referente às contas a pagar e a receber, o gestor consegue se planejar para evitar situações futuras inesperadas, elaborar planos de contingência para possível falta de dinheiro ou mesmo conferir valores para que não haja erros, desfalques de caixa ou não pagamentos/recebimentos.

Além disso, a empresa consegue definir prazos de cobrança das contas a receber e datas limite para realizar pagamentos, evitando juros ou multas, como também, definir responsáveis por recebimento ou pagamento, valores e origem das contas.

Agora que você já sabe a necessidade de diferenciar e organizar as contas a pagar e a receber, hora de colocar em prática!

Como controlar contas a pagar e a receber?

O controle de contas a pagar e a receber carrega uma certa incerteza já que lida com previsões futuras do que se espera que vá ocorrer. Por isso, o passo a passo para elaborar seu controle deve se basear em previsões que busquem ser as mais assertivas possíveis e que carreguem um certo grau de certeza.

Você pode iniciar esse controle criando uma simples planilha em Excel. Posteriormente, um bom sistema de gestão financeira pode ser um investimento que vale a pena.

Para elaborar o controle, é necessário:

  • Prever gastos fixos, variáveis e investimentos do período:

Despesas fixas são aquelas que ocorrem independentemente da produção ou venda de produtos e serviços. São exemplos: contas de luz, água e telefone, aluguel e condomínio das instalações, salários e encargos, entre outros.

Assim, é necessário registrar as principais contas e lançar o valor estimado nas datas previstas. Lida-se com estimativas, pois podem ocorrer eventos que provoquem variações, por exemplo, a contratação de novos funcionários desencadeia em um aumento nos salários a serem pagos.

Em relação aos custos variáveis, ou seja, aqueles que variam conforme a produção ou venda, é mais difícil prever, já que envolvem uma estimativa da demanda. Por isso, é aconselhado lidar com uma previsão mais genérica e sabendo que estes podem se alterar com maior facilidade.

  • Prever recebimentos de vendas

É necessário lançar todos os recebimentos futuros das vendas já realizadas a prazo, juntamente com juros. Além disso, devem ser incluídos recebimentos inadimplentes.

Nesse momento, os valores lançados são baseados nas vendas, não em previsões. Porém, como existem riscos de inadimplência, podem não ocorrer.

  • Contabilizar novas contas

Como nos dois passos anteriores foi necessário lidar com previsões, pode ser que nem tudo tenha sido estimado. Assim, à medida que novas contas ou vendas vão surgindo, é necessário que sejam lançadas.

Além disso, à medida que o tempo passar e as previsões forem ocorrendo é necessário atualizar o controle com valores e datas.

Dicas para te ajudar a organizar as contas a pagar e a receber da sua empresaGestor com checklist em mãos para organizar suas contas a pagar e a receber

  • Separe as contas pessoais das empresariais: quando se mistura tais contas, o empresário acaba perdendo o controle do que é de pessoa física e do que é da jurídica;
  • Não adquira muitas contas a pagar de longo prazo. Quanto maior o horizonte de tempo, mais difícil se torna o planejamento, as previsões, e maiores as chances de esquecimento. O ideal seriam prazos de 6 meses a 1 ano;
  • Conheça o limite de endividamento que sua empresa pode assumir, caso contrário, a empresa pode não ter capacidade financeira para honrar com suas obrigações, podendo desencadear novas dívidas;
  • Não tenha contas a pagar maiores que contas a receber. Assim, todos os compromissos terão garantia de pagamento. Além disso, gaste apenas depois de receber;
  • Registre tudo detalhadamente: datas, valores a receber, a pagar, recebidos ou pagos, responsáveis pelo pagamento/recebimento, clientes ou fornecedores, origem e categoria das contas, mesmo que ainda sejam previsões;
  • Pague as contas em dia, assim, sua empresa evita multas e juros, e cria uma imagem positiva no mercado. Priorize também pagamentos que afetam diretamente a execução das atividades da empresa. Em caso de dificuldades, seu negócio não pode parar;
  • Como forma de economizar, pague à vista ou antecipe pagamentos que oferecem descontos;
  • Se sua empresa estiver passando por dificuldades, renegocie os pagamentos com antecedência;
  • Em relação às contas a pagar: faça orçamentos e negocie para conseguir melhores preços;
  • Em relação às contas a receber: tome cuidado com precificações e descontos. Cobre se for necessário e preste atenção nos inadimplentes.

Se você chegou até aqui já sabe o quão trabalhoso é o processo de organizar as contas a pagar e a receber, mas também, o quão importante ele é. Uma vez colocado em prática e tornando-se um hábito, o processo trará resultados muito positivos para a sua organização, nós garantimos!

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