Você já ouviu alguém falar sobre Kanban? Tal palavra designa uma metodologia japonesa que promete aumentar a eficiência e produtividade das empresas, como também, otimizar suas atividades. Por isso, se você ainda não a conhece, prossiga com a leitura para aplicar na sua empresa!
O que é Kanban?
Kanban é um termo de origem japonesa que significa “sinalização” ou “cartão”. Sua metodologia consistia, inicialmente, em utilizar cartões coloridos (geralmente post-its ou mesmo células coloridas quando é feito em planilhas no computador) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.
Porém, hoje já é utilizada nas mais diferentes empresas para indicar o andamento de qualquer tarefa ou atividade. A metodologia pode ser usada em empresas de diferentes ramos e tamanhos, podendo se adaptar a diferentes necessidades e contextos.
A metodologia consiste em uma ferramenta de comunicação e gestão à vista, uma vez que permite que todos os colaboradores sejam comunicados de forma visual e tenham acesso fácil e prático a situação do trabalho, propiciando maior entendimento, organização e engajamento por parte da equipe. É também classificada como metodologia ágil para gestão de projetos já que permite compartilhamento das entregas de um projeto entre as diversas áreas da empresa e entrega de valor de forma eficiente.
Nos cartões são indicados o status da tarefa, por exemplo, “a fazer”, “fazendo” e “feito”. A medida que as tarefas são desempenhadas, seu cartão é colocado no campo correspondente de status da tarefa. Assim, permite controle detalhado, de fácil visualização, comunicação e organização sobre quando, quanto e o que precisa ser feito dentro na empresa.
Atualmente, o método Kanban é utilizado por muitas empresas, como também para organização pessoal. Como dito anteriormente, no início eram usados cartões físicos em um quadro dentro da empresa, porém atualmente o uso eletrônico (softwares e aplicativos) tem ganhado popularidade, evitando problemas de perdas de cartões e promovendo atualização em tempo real do andamento das atividades, maior agilidade e eficiência.
Origem da metodologia
O método Kanban foi desenvolvido no Japão, nos anos 40, pela fábrica da montadora de veículos Toyota que desejava manter um funcionamento eficaz do seu sistema de produção em série, melhorar sua gestão e se modernizar.
Seu conceito está fortemente ligado com o modelo de produção “Just In Time” adotado pela empresa, que consiste basicamente em produzir, transportar e comprar apenas na hora exata (produção puxada baseada na demanda do cliente), já que o consumo após a crise econômica de 1929 havia reduzido drasticamente.
Para organizar o novo modelo de produção, o Kanban facilitou o trabalho das equipes de produção e montagem, já que de maneira visual, prática, detalhada e utilizando poucos recursos, todos eram comunicados e sabiam o que precisava ser feito.
Seus pilares são:
Busca por melhoria contínua como responsabilidade de toda a equipe;
Visualização da cadeia de valor para enxergar todas as fases do produto;
Desenvolvimento evolucionário/adaptativo através de gestão de mudanças simples, adaptando-se de forma ágil e entregando o que tem mais valor primeiro;
Restrição do trabalho e seu progresso em torno de seus estágios, o que permite controle, medição e melhoria contínua.
Vantagens do Kanban
O método apresenta uma série de vantagens:
Permite fácil visualização, comunicação com menos ruídos, organização, agilidade (no sentido de responder às mudanças mais facilmente) e priorização de atividades;
Permite encontrar problemas, gargalos, atrasos, erros e falhas durante a execução das atividades, tornando possível agir pontualmente para resolver e melhorar os processos, tornando-os mais fluidos e ágeis;
Aumenta o engajamento, integração e interação da equipe, evitando ociosidade;
Reduz o desperdício de tempo e recursos, como também a burocracia e os custos;
Facilita a assimilação de informações;
Gera transparência e permite identificar pessoas produtivas e improdutivas;
É simples, fácil e prático de ser aplicada na empresa, além de barato;
Permite um processo mais rápido, produtivo e de maior qualidade;
Elimina atividades que não agregam valor à organização;
Permite acompanhar o andamento dos planos de ação estabelecidos na empresa a partir de ferramentas como PDCA ou 5W2H.
Aplicando o Kanban na sua empresa
O primeiro passo é preparar a equipe para assimilar os conceitos, princípios e benefícios do Kanban, evitando qualquer forma de resistência. Com isso, é possível engajar o time para que entendam o poder da ferramenta e a importância de manter o quadro sempre organizado.
O próximo passo é posicionar o painel ou quadro em um local de fácil acesso e visualização por parte de todos os colaboradores. Como dito anteriormente, este quadro pode ser feito em um papel, quadro ou parede, como também pode ser feito de forma digital, através de um software ou aplicativo, podendo ser visualizado através de computadores e celulares de cada colaborador. O interessante da última alternativa é o fato da equipe poder acessá-lo mesmo não estando fisicamente presente na empresa.
Se o quadro for físico é necessário comprar os cartões (ex: post-its) e o ideal é utilizá-los com cores diferentes para torna-los ainda mais visuais, como, por exemplo, cartões vermelhos para indicar erros. Quando este é eletrônico, também é possível e indicado definir cores.
Sua estrutura, geralmente, é dividida em 3 colunas: a fazer (tudo que precisa ser feito e ainda não foi iniciado), fazendo (andamento das tarefas que já estão em processo) e feito (tudo o que já foi finalizado). Porém ela não é rígida e pode ser adaptada conforme as necessidades da organização, podendo existir outros estágios.
Com o quadro montado, é necessário identificar os estágios de trabalho e alocar corretamente no painel, conforme o fluxo pré-estabelecido de estágios e, na medida que as atividades vão evoluindo, os cartões vão mudando de estágio. É importante detalhar a atividade com a uma breve descrição, quais são os responsáveis e qual é o prazo. É usual também identificar as classes de trabalho para categorizá-las.
Uma dica muito valiosa é colocar o que é prioritário na parte superior. Tal estratégia é uma das partes mais importantes do Kanban, pois permite manter o foco no que precisa ser feito em primeiro lugar e que vai entregar valor primeiro para o cliente ou para a organização.
Cabe ressaltar que nem toda atividade realizada na empresa deve ser gerenciada pelo Kanban, caso contrário será gerada uma sobrecarga de trabalho, como também desorganização e difícil comunicação. O ideal é limitar o número de atividades feitas simultaneamente dentro da organização, como também o tempo em que as atividades podem ficar no quadro.
