Emissão de Notas Fiscais: como funciona e quem deve emitir

Apesar de não ser o assunto preferido dos gestores, sabemos que bons administradores devem entender sobre as notas fiscais. Dentro do sistema tributário brasileiro, conhecer sobre suas emissões pode trazer benefícios a uma empresa, sendo uma importante ferramenta de controle financeiro, além de aumentar a confiança de fornecedores e clientes. 

De acordo com a legislação do país, é obrigatório que toda empresa faça emissão de notas fiscais, salvo algumas exceções. Ou seja, depois da venda de algum produto ou serviço, emitir as notas referentes contribui ainda para garantir as práticas de compliance em uma empresa.

 Vamos juntos entender o que é e quais as aplicações das Notas Fiscais!

Entenda o que é uma Nota Fiscal

São documentos que tem como objetivo registrar a transferência de um bem de uma entidade a outra, sejam estas pessoas físicas ou jurídicas. De igual maneira, estes documentos fiscais devem ser aplicados à prestação de serviços. 

Ou seja, é um recibo obrigatório para qualquer atividade que envolva a transferência de valor monetário. Embora sua regulamentação seja estadual, as notas fiscais são válidas em todo território nacional.

Elas são um elemento importante para direcionar principalmente o recolhimento de impostos e, como resultado, evitar sonegações fiscais por parte de empresas. Assim, o consumidor pode e deve exigir sua nota fiscal após sua compra. 

Os tipos de Notas Fiscais

Dentro do complexo sistema brasileiro, temos diferentes classificações de notas fiscais. Dentre as mais comuns, no dia a dia de um consumidor, temos as emitidas na Venda de Produto e na prestação de um  Serviço. 

Ou seja, ao final da operação em um certo estabelecimento comercial, deve ser emitida a nota fiscal referente a mercadoria que foi transferida ou serviço prestado. Assim, para o negócio, ficarão registradas todas as operações realizadas. 

Do lado dos clientes, as notas fiscais podem ser utilizadas como uma ferramenta de controle de finanças.

No mais, existem outros diferentes tipos de  notas fiscais, como por exemplo:

– compra;
– devolução;
– exportação;
– remessa;
– retorno.

Vale lembrar que cada uma conta com suas particularidades, indicando algum tipo de negociação, quais as tributações envolvidas e seus respectivos responsáveis pelo pagamento. 

NF entre pessoa física e pessoa jurídica, como funciona?

Nem sempre as regras são as mesmas quando entre pessoas físicas e jurídicas. Um exemplo, dentre uma das vantagens  dese enquadrar como MEI’s, MicroEmpreendedores Individuais Formalizados,  está a de se diferir das demais empresas na obrigatoriedade das notas fiscais.

Os MEI’s estão isentos da emissão de notas fiscais quando realizam operações com pessoas físicas. Entretanto, ao realizarem venda de produtos ou serviços entre demais pessoas jurídicas, as notas fiscais se tornam de igual maneira obrigatórias. 

O cliente, entretanto, se solicitar sua nota fiscal, mesmo que pessoa física, ela deve ser concebida. Assim, as notas fiscais auxiliam os Microempreendedores a garantirem uma maior seriedade e confiabilidade à sua empresa. 

Implementação das Notas Fiscais Eletrônicas 

Pelo grande número de emissões  de notas fiscas e suas complexidades, o processo tem sido direcionado a automatização. Foram criadas os modelos eletrônicos, ou NF- e, das mesmas.

 A princípio, as notas eletrônicas eram obrigatórias apenas para empresas de certos ramos operacionais. Entretanto, com o passar do anos, vários nichos passaram a ser incluídos como elegíveis de emitir eletronicamente. 

Para sua emissão, é necessário a obtenção de certificados digitais. Estes, têm função de  validar identidades, sejam elas físicas ou jurídicas. Ou seja, são como uma senha que serão responsáveis por autorizar as emissões das notas em um computador. 

O tipo de nota depende de cada negócio e todos os documentos ficam armazenados nas plataformas digitais. Para esclarecer sobre seu uso, o governo disponibiliza Manuais com orientações  para a emissão de notas eletrônicas.  

Com o uso da tecnologia, o processo de emissão de notas fiscais se torna mais moderno e simples para o gestor. Vemos, por exemplo, o sistema de emissão de notas fiscais ser um dos grandes atrativos dos sistemas de gestão empresarial. Afinal, torna-se mais fácil  controlar as finanças, evitar extravios e manter a legalização do negócio. 

Dentre outras vantagens, a diminuição ou não impressão física dos documentos fiscais leva a uma redução de custos e, claro, do desperdício de papéis. 

Importância das emissões corretas                 

As notas fiscais fazem parte da lista de documentos importantes utilizados no controle financeiro de uma empresa. Deve-se garantir que serão emitidas corretamente, respeitando as legislações de cada negócio.

As notas são essenciais para o recolhimento de impostos e, de igual maneira, ao lançamento do fechamento mensal.  São uma ferramenta que auxilia a manter os dados contábeis em dia. Assim, torna-se responsabilidade do departamento financeiro reunir todas as notas fiscais, bem como contratos, extratos bancários, entre outros, e entregar ao contador ou terceiro que será responsável pelo fechamento.