Compliance: tudo que você precisa saber

pessoas comemorando compliance

Você já deve ter ouvido falar sobre Compliance. O termo vem sendo muito utilizado com a crescente importância dada a uma gestão ética para empresas.

A ênfase tem sido ainda maior com a globalização, que tem exigido uma postura mais firme e adequada às normas internacionais das empresas que exportam seus produtos e serviços.

Mas o que significa compliance para uma empresa? Quais setores são responsáveis? Trouxemos para você o que é e os principais pontos que você deve saber a respeito da importância de compliance. Vamos lá?

O que é Compliance?

O termo vindo do inglês é traduzido para Conformidade, no português. Compliance é um controle interno das empresas em prol do cumprimento efetivo de questões legais.

Ou seja, significa a empresa  estar com seus processos, questões contábeis, entre outros,  de acordo com as leis e normas do meio no qual está inserida.

Vale mencionar que a preocupação acerca de Compliance não deve se limitar a agir e estar de acordo com normas e leis, mas também ao cumprimento dos valores de uma empresa.

Estar de acordo com questões ambientais, ter postura ética frente aos concorrentes, como exemplo, pode dizer muito a respeito do perfil de uma organização. Isto é, a imagem que  o mercado e o público têm da empresa. Não confunda Compliance com uma auditoria interna.

As auditorias costumam ser esporádicas e com duração definida.

Já as implementações feitas por uma equipe de compliance devem atuar em todos os momentos de uma empresa, prevenindo possíveis descumprimentos.

Vemos um recente aumento no engajamento de empresas brasileiras em estruturar o compliance, especialmente de grande porte.

O movimento está muito relacionado à implantação da Lei Anticorrupção.

A lei determina que as empresas podem tomar responsabilidade por atos praticados contra o governo, bem como lista todos os atos e suas punições. Assim, a atenção aumentou para evitar possíveis fraudes jurídicas e financeiras nas empresas.

Exemplo de Compliance

pessoas reunidas compliance Como dito anteriormente, o compliance consiste na criação de normas para garantir o cumprimentos de regras e melhores condutas dentro das mais diversas áreas da empresa.

A implementação desse tipo de metodologia permitirá que as empresas evitem problemas futuros, reduza as chances de complicações e melhore não só sua performance, como também sua atratividade para possíveis novos investimentos.

O compliance pode ser aplicado de diversas formas:

  • através do respeito às leis ambientais;
  • cumprimento das normas regulamentadoras de segurança de saúde e do trabalho;
  • cumprimento das normas ISO;
  • cumprimento das normas internas da empresa;
  • cumprimento de obrigações fiscais e legais dentro da instituição; etc.

Para todas essas possíveis aplicações, é possível criar metodologias de compliance para garantir sua boa execução.

Um exemplo é a criação de compliance empresarial, para se certificar de que todos os processos internos, para o bom funcionamento da instituição, sejam seguidos da melhor forma possível.

Para garantir o bem estar, qualidade de vida e respeito entre os colaboradores, o compliance trabalhista também pode ser aplicado: trata-se da criação de normas e regimentos internos que irão organizar, definir e monitorar relações dentro da instituição, evitando abusos de poder e outros tipos de desvio, por exemplo.

Qual é o papel de compliance?

A compliance é uma forma de prevenir problemas maiores no futuro, através da criação de mecanismos estratégicos para identificar possíveis complicações e atuar, com antecedência, para evitá-las.

Um exemplo clássico de aplicação de compliance em uma empresa é em situações onde são aplicadas multas altíssimas da Receita Federal por falta ou inconformidade na prestação de contas.

Toda empresa, independente do seu porte, está sujeita a passar por esse tipo de situação, se não houverem processos bem definidos e seguidos à risca para garantir que todas as informações declaradas estarão dentro dos conformes.

Por isso, o compliance atua diretamente na identificação de possíveis problemas e na criação de estratégias eficientes para que eles sejam evitados, reduzindo as chances de problemas fiscais e legais dentro da empresa, e auxiliando a manter as políticas internas alinhadas com as práticas do dia a dia.

O papel da contabilidade no compliance

É comum que as empresas direcionam as obrigações dos projetos de compliance apenas para a área jurídica.

Entretanto, outras áreas de uma empresa são importantes para garantir os processos de conformidade e um maior controle interno.

Um exemplo importante é a área de contabilidade, fundamental para garantir as adequações contábeis de uma empresa.

O compliance contábil, como pode ser chamado, garante que uma organização mantenha seus registros contábeis transparentes, precisos e dentro das normas.

Assim, a prática de compliance na contabilidade irá garantir que se adeque constantemente para as alterações das novas normas.

Este é o caso, por exemplo, das normas que buscam adotar padrões contábeis internacionais.

É preciso que a empresa se prepare para adotar novas medidas e  saiba todos os possíveis efeitos e reflexos contábeis dos contratos.

Por exemplo, deve-se adequar  ao Pronunciamento Técnico CPC 06 (R2), Operações de Arrendamento Mercantil, aprovado e divulgado ao final de 2017, relativo aos contratos de arrendamentos. De igual maneira, ao CPC 46, que determinou a forma de se calcular o Valor Justo e como divulgar as informações relacionadas.

Quais são os tipos de compliance?

pessoas olhando gráficos compliance O compliance pode ser aplicado em diversos segmentos dentro das empresas, e por isso entender quais são seus tipos é fundamental.

Existem quatro tipos de compliance, sendo eles:

  • compliance empresarial;
  • compliance trabalhista;
  • compliance fiscal;
  • compliance tributário.

Vamos entender cada um deles a seguir.

1. Compliance empresarial

O compliance empresarial consiste em manter a empresa em conformidade com os atos e normas da empresa.

Toda instituição possui, em sua essência, alguns fatores de controle interno e externo aos quais precisam se adaptar.

Nesse sentido, o compliance empresarial será fundamental para mostrar para a empresa os padrões que precisarão ser seguidos e que estão de acordo com as normas de controle determinadas.

Por exemplo, no caso de uma empresa alimentícia, existem normas e regras para que ela esteja em perfeito funcionamento.

O compliance empresarial definirá as melhores práticas para cada tipo de empresa, garantindo sua atuação da melhor forma possível.

2. Compliance trabalhista

O compliance trabalhista atua, como o próprio nome diz, na área trabalhista da empresa, definindo direitos, deveres, obrigações e normas que precisam ser cumpridas por todos os profissionais.

Nesse sentido, é necessário ter o cuidado de garantir que todos os profissionais da instituição estejam cientes do código de conduta da empresa, e a partir daí possam colocar em prática cada uma das normas estabelecidas.

Além disso, é de extrema importância que exista, de fácil acesso, um canal de comunicação para possíveis denúncias, caso uma das normas estabelecidas no código de conduta dos trabalhadores seja descumprida.

É necessário pontuar também que o código de conduta deve ser seguido por todos os profissionais da empresa, desde estagiários à alta diretoria, para garantir a boa convivência, respeito e profissionalismo entre todos os envolvidos.

3. Compliance fiscal

O compliance fiscal auxilia as empresas a manter o controle e a veracidade das informações fiscais.

Não é segredo que, no Brasil, a legislação contábil é complexa e que exige muita atenção aos detalhes: atualizações acontecem periodicamente, novos documentos são emitidos e, por isso, os responsáveis precisam ficar atentos a possíveis atualizações nas rotinas.

Para garantir que o controle fiscal esteja em dia e seja feito com segurança, tranquilidade e transparência, o compliance fiscal é a melhor alternativa, independente do tamanho ou segmento da empresa.

Através do compliance fiscal é possível:

  • armazenar corretamente documentos e informações fiscais;
  • monitorar as obrigações fiscais pendentes;
  • criar um modelo de preenchimento de informações em notas fiscais de acordo com as instruções;
  • acompanhamento de prazos; e muito mais.

4. Compliance tributário

Ao passo que o compliance fiscal auxilia a manter as rotinas e prazos fiscais de uma empresa, o compliance tributário atua junto às normas internas para prevenir possíveis violações às leis tributárias.

Como aplicar compliance a uma empresa?

homem e mulher compliance Para que uma empresa seja considerada em compliance, deve então, como mencionado acima, estar cumprindo com todas as legislações.

Para isso, deve-se primeiramente, entender quais as regras que a empresa está sujeita. A partir daí, elaborar e criar um código de conduta de acordo com políticas e processos que visem à execução.

Não basta somente a criação de normas para cumprir os requisitos necessários junto a auditorias frequentes.

É preciso também instituir uma cultura que guie os membros da organização, com o uso de campanhas internas e  incentivos a denúncias, por exemplo.

É evidente que, para uma implementação ser bem sucedida, é essencial que seja um processo contínuo e haja um envolvimento de todas as áreas e departamentos de uma organização.

Além disso, o ideal é que o processo de compliance atue todo o tempo que a empresa existir.

Afinal, constantemente novas normas entram em vigor e exigindo que as empresas busquem se readequar.

Quais as vantagens de estar em compliance?

Certamente, a principal vantagem pela adequação efetiva às questões legais é a redução dos riscos jurídicos e prevenção de fraudes e atos de corrupção.

Porém, aplicar projetos que garantam estar em compliance podem trazer outros benefícios a uma empresa como um todo. Veja alguns pontos:

1. Contribui para a reputação da empresa

Ao investir em compliance, conduzindo com maior transparência e ética, ganha-se credibilidade. Essa reputação influencia não só os clientes de um negócio.

Uma postura interna de honestidade pode ajudar a reter funcionários e talentos pelo sentimento de segurança frente ao cumprimento de seus direitos.

De igual maneira, o compliance contábil  pode ser um importante indicador para auxiliar a atrair e manter  investidores para um negócio.

2. Evitar problemas

Assim como citamos acima, uma imagem ligada aos códigos éticos pode ajudar a imunizar a empresa frente a exposições indesejadas em notícias e redes sociais, extremamente importantes no mundo digital.

Ademais, por envolver várias áreas da empresa, ter um bom programa de compliance auxilia a organizar também em outros aspectos, garantindo um melhor acompanhamento dos processos.

Isso pode afetar na qualidade dos produtos/serviços, impactar na correção de não conformidades, entre outros pontos.

3. Redução de Prejuízos

Tudo isso pode influenciar nos lucros da empresa.

Certamente, ao se evitar os desvios das leis, consequentemente se reduz gastos com multas e demais penalidades envolvidas.

Além dos impactos financeiros, as adequações podem ajudar que uma empresa exista por mais tempo.

Sem mencionar que, a ênfase dada aos registros e monitoramentos de uma empresa,  aumenta seu controle interno. Assim, pode-se tornar mais eficiente o acompanhamento e gestão dos gastos.

Qual a importância do compliance?

O compliance é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa, dentro da lei e das obrigações fiscais, bem como estimular que a cultura e os valores da empresa sejam passados e vividos dentro da instituição.

Através dele, além de reduzir as chances de problemas trabalhistas, fiscais e legais, também é possível identificar possíveis gargalos dentro do negócio e atuar de forma preventiva para evitar que problemas maiores aconteçam.

Dicas para um compliance eficiente

mulher com tablet compliance A criação de um compliance eficiente, independente da área (fiscal, trabalhista, empresarial ou tributária) exige cuidado em algumas partes do processo.

1. Crie uma estrutura duradoura

O primeiro ponto é criar uma estrutura duradoura.

Avalie os processos da empresa e veja como otimizá-los de forma estratégica para evitar que possíveis problemas e falhas aconteçam em cada uma dessas áreas.

É importante que a estrutura de compliance criada seja duradoura e não fique mudando com tanta frequência, para facilitar a adoção da equipe e aumentar suas chances de sucesso.

Por isso, durante essa etapa, fique bem atento às especificidades de cada tarefa, e faça tudo com calma.

2. Treine sua equipe

Uma vez que a estrutura está pronta, é hora de treinar a sua equipe.

São esses colaboradores que irão atuar de forma ativa em cima das medidas definidas pelo compliance, então precisam estar bem alinhados para conseguir seguir corretamente todas as normas e processos estabelecidos.

3. Simplifique para que seja compreensível

Para tornar o processo prático e eficiente, é interessante que ele seja o mais simples possível, facilitando a compreensão de todos os envolvidos.

4. Utilize como diferencial competitivo

O compliance também pode ser utilizado como diferencial competitivo dentro de uma instituição.

Afinal, principalmente quando pensamos no compliance empresarial, que garante o bom funcionamento e cumprimento das normas da empresa, esse tipo de processo bem definido e estruturado pode ser fundamental para manter a produtividade, a qualidade e o bom atendimento.

Além disso, para empresas que buscam por investidores, ter um bom compliance fiscal e tributário alinhado é um excelente sinal de que as informações da instituição estão corretas, seguindo as melhores práticas.

Políticas e regras de compliance

O compliance também possui uma legislação, que definirá muitas das ações necessárias para que a sua implementação seja bem feita.

O guia lançado pela Controladoria Geral da União e o Instituto Ethos sobre o tema se chama “A Responsabilidade Social das Empresas no Combate à Corrupção”, e foi o primeiro material no Brasil sobre o tema, lançado em 2009.

Em 2013, no entanto, a regulamentação de compliance passou a ser definida através da Lei 12.846 de 2013, também conhecida como Lei Anticorrupção.

Compliance e a LGPD

Quando pensamos no seguimento das normas e leis, precisamos considerar as atualizações pelas quais as empresas precisam passar.

De tempos em tempos, novas leis surgem, e é fundamental que todas as instituições estejam cientes de cada uma delas e entendam como elas se encaixam no seu dia a dia.

No caso da LGPD não é diferente.

Trata-se da Lei Geral de Proteção de Dados, e explicaremos a seguir como funciona e o impacto do compliance.

1. O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

A Lei Federal nº. 13.709/2018, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados, surgiu para regulamentar o uso, transferência e proteção dos dados pessoais no país.

Através dela, é exigido, por exemplo, o consentimento explícito dos cidadãos para a coleta e uso das informações pessoais, além de obrigar as empresas a oferecerem a opção de visualizar esses dados registrados, corrigi-los quando necessário e excluí-los se acharem adequado.

A LGPD entende como dados pessoais:

  • RG;
  • CPF;
  • raça ou etnia;
  • saúde;
  • religião;
  • e até a opinião pública de cada indivíduo.

2. Como se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados?

A Lei Geral de Proteção de Dados exige que as empresas atualizem as normas de compliance para proteger não só os dados dos colaboradores, mas de todas aquelas pessoas que a empresa tem acesso: clientes, fornecedores e parceiros.

Uma forma de se adequar à LGPD é ter um profissional responsável pela área, para atuar junto ao comitê de compliance da instituição.

Esse profissional será responsável por criar, cuidar e otimizar procedimentos internos que estão diretamente ligados ao tratamento, segurança e distribuição das informações, garantindo que todas as especificidades da LGPD se cumpram.

Conclusão

mulher sorrindo compliance Em suma, uma empresa deve sempre buscar estar em dia com as normas para garantir estar em compliance.

Apesar de necessárias, essas transições têm inúmeras etapas que podem ser trabalhosas.

Para se adequar a questões mais específicas  como as normas contábeis citadas, CPC 06 e CPC 46, uma empresa pode contar com consultorias especializadas, como as fornecidas pela Investor.

É fundamental que todos os cuidados sejam tomados e atenção seja dada, devidamente, às questões tributárias, fiscais, empresariais e trabalhistas dentro da instituição, para evitar erros e problemas maiores no futuro.

Quer aprender mais sobre o tema? Confira nosso artigo Teste de impairment e compliance: qual é a relação para a sua empresa?

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