A auditoria externa é um processo fundamental para garantir o bom funcionamento e a segurança das informações das empresas.
É interessante que os empresários, de pequeno, médio ou grande porte, tenham uma rotina para averiguar as informações contábeis e garantir que tudo está de acordo com as leis.
Ao longo do artigo iremos explicar o que é a auditoria externa, como ela funciona, quais são seus benefícios, a importância dessa prática, quais são as diferenças em relação a auditoria interna, como realizar a auditoria externa e muito mais.
Para aprender mais sobre o assunto, continue a leitura.
O que é auditoria externa?
A auditoria externa, também conhecida como auditoria independente, consiste em uma análise de demonstrações contábeis da empresa, para identificar possíveis falhas ou inconsistências nas informações.
Para a realização desse processo, são utilizados alguns procedimentos técnicos, finalizando com a emissão de um parecer que informará se os dados apresentados estão de acordo com as normas de contabilidade do país em que a empresa está instaurada ou se existem discrepâncias que precisam ser corrigidas.
Sendo assim, a auditoria externa tem como papel principal a examinação e o atestado de veracidade e integridade das contas da instituição.
É importante que, para a realização da auditoria externa, o profissional não tenha vínculo com a empresa que será auditada. Dessa forma, a análise e os resultados serão entregues isentos de influência interna e, por isso, são considerados mais fidedignos.
Qual é o principal objetivo da auditoria externa?
O principal objetivo da auditoria externa é garantir que as empresas estejam de acordo com as normas estabelecidas pela contabilidade do país em que estão inseridas, cumprindo todas as exigências legais.
No caso de sociedades anônimas, a Lei 6.404/1976 prevê que essas empresas de grande porte, por exemplo, que atuam no mercado como instituições financeiras ou que negociam ações no mercado de capitais, passe por auditorias externas periódicas.
Essas auditorias têm como objetivo:
- a atração de novos investimentos;
- a validação de registros contábeis;
- o cumprimento da legislação;
- aumentar a segurança aos acionistas e investidores;
- atender os regulamentos da empresa.
Qual é a importância da auditoria externa?
Através da realização periódica da auditoria externa, é possível:
- comprovar com exatidão os registros contábeis da empresa;
- aumentar a confiança da instituição diante o público externo, podendo inclusive abrir portas para novos investimentos;
- estimular a cultura da governança corporativa.
Esse tipo de auditoria permite identificar se existem discrepâncias nos registros contábeis da empresa com as reais informações, corrigindo possíveis erros e reduzindo as chances de complicações legais diante informações desalinhadas.
Com a auditoria externa e uma visão mais real dos números da empresa, é possível inclusive tomar decisões mais estratégicas no dia a dia, focando sempre no crescimento sustentável e no sucesso da instituição.
Quais são as diferenças entre auditoria interna e auditoria externa?
A auditoria interna consiste em uma avaliação dos próprios funcionários a respeito dos processos da empresa, buscando sua melhoria contínua.
O principal objetivo desse tipo de auditoria é, portanto, a manutenção da empresa, a melhora da sua organização competitiva, a redução de custos, o aumento dos resultados e maior eficiência dos processos internos.
Para conseguir alcançar esse objetivo, através da auditoria interna são realizadas ações que permitirão a análise das contas, as questões jurídicas, procedimentos da empresa, e vários outros detalhes que influenciam no seu bom funcionamento e prestação de contas ao fisco.
É importante que a auditoria interna seja feita permanentemente, para manter o desenvolvimento da instituição.
A auditoria externa, por sua vez, é comumente realizada por terceiros (um profissional ou uma empresa especializada), que não possuem vínculo com a empresa a ser analisada, para conferir as informações que estão sendo usadas para fins contábeis e evitar discrepâncias.
Através do uso de profissionais terceirizados para essa tarefa, é possível ter mais transparência nos dados, uma vez que as análises foram feitas sem nenhum tipo de interesse interno da instituição.
Quais são as vantagens da auditoria externa?
1. Atestar os registros contábeis da empresa
A primeira grande vantagem da auditoria externa é a avaliação dos registros contábeis, reduzindo as chances de erro e problemas com o fisco.
Os profissionais responsáveis por realizar a auditoria externa poderão, inclusive, oferecer dicas e ensinamentos para o setor contábil da empresa, evitando possíveis erros.
O profissional também poderá desenhar o processo adequado para a prestação de contas, otimizando a atividade e garantindo que eventuais falhas sejam contidas.
2. Auxiliar na tomada de decisões estratégicas
As informações coletadas pela auditoria externa poderão servir como base para a tomada de decisões mais estratégicas.
Isso acontece porque, com uma mensuração das atividades contábeis feita de forma mais precisa, é possível identificar os gargalos do negócio, conseguindo então tomar ações mais eficientes para melhorar a realidade da empresa.
3. Melhorar a confiabilidade da instituição perante os investidores
Para garantir que os investidores farão um bom trabalho, eles certamente optam por empresas que possuem dados contábeis transparentes e alinhados de acordo com a legislação de cada lugar.
Uma empresa que realiza auditoria externa é muitas vezes vista como uma instituição que se preocupa e cuida das informações contábeis, e que preza pela veracidade dos dados.
Com uma empresa que costuma realizar a auditoria externa, é possível que os investidores tenham mais tranquilidade para aplicar seus recursos.
4. Garantir o cumprimento da legislação
A auditoria externa tem como papel principal garantir que a empresa cumpra com a legislação, mantendo os procedimentos e rotinas contábeis e administrativas alinhados com as melhores práticas previstas por lei.
A auditoria externa é fundamental para reduzir as chances de erro. A legislação brasileira costuma variar de acordo com o tipo de negócio, por exemplo, além de ser atualizada de tempos em tempos, então ter um profissional especializado para entregar os números corretamente é uma boa alternativa, reduzindo assim as chances de erro.
Os erros e incoerências contábeis podem gerar multas e outros tipos de penalização que prejudicam a empresa de diversas formas.
Por isso, é fundamental prevenir.
5. Evitar possíveis desvios e fraudes
Com a conferência e auditoria dos dados contábeis da empresa, é possível identificar possíveis fraudes e desvios.
Apesar de esse não ser o objetivo principal dessa medida, é muito comum que durante essa atividade esse tipo de problema seja evidenciado.
O cruzamento de informações permitirá que os auditores sejam capazes de identificar incoerências nos números, não só de erros de registros como de problemas mais sérios no setor administrativo da instituição.
O uso de ferramentas como softwares de gestão e notas fiscais eletrônicas, por exemplo, permitirá que o acompanhamento dos números seja feito de forma mais simples, rápida e eficiente, aumentando a performance do auditor e reduzindo o tempo gasto para a realização da auditoria externa.
6. Apontar as falhas de administração
Como dito anteriormente, além de possíveis erros nos registros e problemas como fraudes, também é possível identificar falhas administrativas dentro da empresa.
As falhas administrativas podem ser várias, incluindo processos mal formulados, que tendem a levar ao erro durante a gestão contábil do negócio.
Se esse for o caso, o auditor poderá inclusive sugerir algumas mudanças no processo, para evitar problemas, retrabalhos e erros futuros.
Uma visão desvinculada do negócio pode ser a melhor alternativa para encontrar um modelo de processo interno que realmente funcione: profissionais especializados certamente conhecem e entendem melhor como funcionam as obrigações contábeis, e poderão dar alternativas interessantes para seus clientes.
Como fazer uma auditoria externa passo a passo?
Esse cuidado é fundamental para reduzir as chances de tendenciar as avaliações, e garantir uma análise imparcial dos números do negócio.
Entretanto, é importante que a empresa entenda como funciona o processo e o que esperar dos profissionais responsáveis por realizar a auditoria externa.
1. Planejamento
O planejamento é o primeiro passo para a realização de uma auditoria externa.
Nesse momento, serão definidos os objetivos do projeto, os serviços que serão prestados e o prazo para a conclusão da auditoria externa.
O auditor irá produzir uma Carta Proposta, onde serão detalhados todos os itens como escopo, critérios utilizados, as responsabilidades da administração, quais são as responsabilidades da auditoria, os honorários para execução do trabalho e as despesas do serviço.
2. Análise de amostra
A segunda etapa é realizar uma análise da amostra: o auditor receberá da empresa uma amostra de demonstrativos contábeis para começar a testar a validade e veracidade dessas informações.
3. Revisão analítica
Feita a análise de amostra, é hora da revisão analítica, onde a amostra será avaliada de forma mais completa, passando por uma série de procedimentos técnicos que irão verificar a confiabilidade dos dados.
4. Coleta de evidências
Em um quarto momento, após a análise da primeira amostra, o auditor poderá solicitar mais informações ou provas que sejam capazes de sustentar todos os resultados encontrados nas análises anteriores.
5. Produção do relatório
Feitas as análises e a coleta de evidências, é hora de produzir o relatório, para mostrar os procedimentos que foram realizados durante a auditoria externa e qual foi o resultado encontrado neste processo, bem como dicas e possíveis considerações para a empresa.
O que diz o resultado de uma auditoria externa?
A auditoria externa pode trazer quatro tipos de conclusões.
São elas:
- um parecer sem ressalvas;
- um parecer com ressalvas;
- um parecer adverso;
- um parecer com abstenção.
1. Parecer sem ressalva
O parecer sem ressalva consiste em um resultado positivo: mostra que as informações analisadas durante a auditoria externa estão dentro da conformidade, sem problemas.
2. Parecer com ressalva
O parecer com ressalvas comumente acontece em situações em que pequenos erros foram identificados e precisam ser corrigidos.
3. Parecer adverso
O parecer adverso é comum em situações em que os demonstrativos não estão de acordo com as normas contábeis, e precisam ser revistos para se adequarem.
4. Parecer com abstenção
Por fim, o parecer com abstenção é um resultado encontrado em auditorias externas onde as informações e amostras oferecidas pela empresa não são suficientes para chegar a uma conclusão mais assertiva.
Nesse caso, o auditor se abstém da obrigatoriedade de emitir opiniões sobre as informações contábeis da empresa.
Como a tecnologia pode auxiliar em uma auditoria externa?
A tecnologia é uma grande aliada dos mais diversos serviços, e no caso da auditoria externa não seria diferente.
Hoje, existem ferramentas que permitem não só a organização e segurança das informações, como também a criação de relatórios estratégicos e muito mais assertivos sobre os mais diversos segmentos de um negócio.
Para as empresas que realizam auditorias externas, pode ser interessante contar com uma plataforma que reúna e agrupe dados que poderão ser analisados com maior facilidade por esses profissionais.
Podendo ser usadas internamente, no dia a dia das empresas, as ferramentas de gestão podem também reduzir as chances de erro no dia a dia, evitando que problemas maiores apareçam, e garantindo que a prestação de contas e informações contábeis da empresa estejam de acordo com a lei.
A utilização dessas ferramentas internamente poderá aumentar a segurança das informações da empresa, além de tornar o processo de auditoria externa, com o profissional ou empresa terceirizada, muito mais eficiente, simples e rápido de ser realizado.
Conclusão
É através dela que muitos investidores poderão escolher as empresas onde pretendem investir seus recursos, além de reduzir também as chances de problemas legais, com informações inconsistentes nos relatórios e documentos contábeis.
É importante se lembrar que, mesmo que você atue atualmente em uma pequena empresa, é fundamental garantir que as informações estejam corretas, sem erros e sem possíveis deslizes, evitando assim não só uma análise errada da situação do negócio, como também problemas fiscais, como multas e outras penalidades.
Quer entender mais sobre a importância de uma boa análise da sua empresa? Confira nosso artigo: Por que avaliar seu negócio é importante? Entenda a importância e como precificar sua empresa corretamente.
Gostaria de conhecer melhor os serviços de vocês referente uma auditoria contábil que precisamos em um condomínio
Olá Jefferson, vou passar seu e-mail para nossa área comercial para que possam entrar em contato com você e te explicar melhor todo o processo.