Melhorar a gestão fiscal de um negócio é essencial para respeitar as legislações e manter as contas em dia. Saiba que, por mais que cada empresa tenha rotinas e objetivos diferentes, é possível seguir dicas que são válidas para todos os casos.
Em um primeiro momento, você pode se sentir perdido com a quantidade de termos dessa área e os detalhes da nota fiscal eletrônica, mas, com o passar do tempo, entenderá o papel de um contador e da automação de processos.
Leia este post e fique por dentro de 4 dicas para colocar em prática ainda hoje.
1. Tenha um contador parceiro
Se você ainda acha que o contador só deve ser acionado no momento de declarar o Imposto de Renda, é melhor mudar de ideia o quanto antes. O contabilista é um profissional fundamental para auxiliá-lo a manter o negócio legalizado e otimizar os investimentos feitos.
A burocracia no Brasil pode até ser um grande vilão. Sim, as empresas nacionais gastam mais de 1.900 horas com processos burocráticos, calculando e pagando impostos anualmente. Contudo, isso não é uma desculpa para desrespeitar as leis e sonegar impostos. Nessas horas, o contador é fundamental para:
–criar relatórios contábeis, financeiros e tributários;
–gerenciar o fluxo de caixa;
–evitar passivos;
–ajudar a reduzir impostos;
–fazer o balanço patrimonial;
–e muito mais!
Para quem está começando, pode ser melhor contratar o serviço de uma contabilidade online. Já quem tem um crescente número de funcionários precisa de auxílio constante, então, ter uma equipe interna especializada é a opção ideal.
2. Emita notas fiscais
As notas fiscais são importantes para todo o mercado.
Para quem está vendendo, elas asseguram o pagamento de impostos, garantem credibilidade com os consumidores e comprovam a legalidade do negócio — o que é essencial para vender mais e atrair investidores.
Já os compradores precisam das notas fiscais em momentos de troca, devolução ou reembolso de mercadorias físicas e digitais. Em outras palavras, todos saem ganhando com a emissão de notas fiscais.
Tenha em mente que existem diferentes tipos de notas fiscais. A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é o documento voltado para a prestação de serviço, como o seu próprio nome diz.
A NFS-e deve ser emitida por oficinas, consultórios médicos e, inclusive, produtores digitais. Sim, quem vende cursos e ebooks pela internet também precisa gerar os seus documentos fiscais.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) está substituindo o cupom fiscal em todo o Brasil. Também conhecida como a “Nota do Varejo”, a NFC-e é emitida por empresas que vendem mercadorias ao consumidor final, como padarias, farmácias e supermercados.
Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) documenta e valida a venda de mercadorias físicas em nosso país. A NF-e é a nota emitida pelos e-commerces, como a Magazine Luiza e o Submarino.
Fique atento: na próxima vez que você comprar algo pela internet, repare no papel enviado e fixado ao lado de fora da caixa. Essa é a NF-e!
Se você está se perguntando quem deve emitir nota fiscal, calma. A emissão de nota fiscal é uma obrigação para quase todas as empresas. Apenas quem é Microempreendedor Individual (MEI) não precisa de nota fiscal para pessoa física, segundo o Portal do Empreendedor.
3. Guarde documentos corretamente
Armazenar documentos, antigamente, sempre foi uma dor de cabeça. A necessidade de organizar e guardar a papelada consome tempo, energia e, claro espaço. Contudo, a partir da nota fiscal eletrônica e do mundo virtual, o processo tornou-se simples e otimizado.
Atualmente, é necessário guardar digitalmente o XML de cada documento fiscal gerado por, pelo menos, 5 anos, e não o Danfe ou PDF — que é apenas uma representação da nota.
Guardar as notas fiscais e outros documentos em seu negócio é essencial para:
–evitar golpes e cobranças indevidas;
–respeitar as exigências da Receita Federal em caso de fiscalização;
–vender equipamentos usados no futuro.
4. Automatize processos
Tarefas realizadas manualmente representam perda de resultados e de dinheiro. Além de gastar tempo com atividades repetitivas, erros e imprevistos podem surgir. E acredite: um simples dígito errado coloca em risco as suas entregas e a sua rotina.
Utilizar um ERP é uma boa ideia para centralizar processos e informações. Com uma ferramenta de gestão adequada às suas necessidades, você tem mais controle e autonomia para tomar decisões precisas.
Diversos setores do mercado já estão migrando para o mundo digital com o uso de softwares médicos, sistemas escolares e automação comercial. São tantos tipos de ERPs que isso merece um conteúdo exclusivo, ok?
E não pense que acaba aí.
Você pode, por exemplo, utilizar um emissor de notas fiscais integrado aos principais meios de pagamento do mercado, como o PagSeguro. Desse modo, a cada venda, o sistema gera uma nota fiscal e, inclusive, a envia por email para o cliente.
Apesar de parecer simples, essa funcionalidade permite que você tenha mais tempo para focar na sua carreira e investir melhor no crescimento do seu negócio. Ah, se a sua gestão exige uma solução mais robusta, é indicado utilizar uma API para nota fiscal, ok?
- Dica: Confira esse artigo no qual explicamos como a utilização de um sistema ERP é capaz de melhorar a gestão do seu negócio!
Conclusão
Com a leitura deste post, você ficou por dentro de 4 boas dicas para melhorar a gestão fiscal de um negócio. Primeiramente, entenda quais são as suas necessidades e domine o básico das questões fiscais.
Tenha também um contador ou uma equipe de contabilidade em sua gestão para não ser pego de surpresa com multas e outros problemas com a fiscalização.
Tão importante quanto isso, a emissão de notas fiscais deve ser automática para que você tenha tranquilidade e eficiência em outras tarefas de sua rotina.
Você ainda tem alguma dúvida sobre como melhorar a sua gestão fiscal? Qual dica você já conhecia? Conta aí nos comentários!
Este guestpost foi produzido pela eNotas!
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