Você já fez um planejamento de auditoria?
Se planejar antes de realizar uma auditoria interna ou externa é fundamental para garantir que todos os processos e detalhes serão realizados da melhor forma possível.
No entanto, infelizmente, não é raro encontrarmos empresas que não realizam esse planejamento, e foi pensando nisso que decidimos criar o artigo de hoje.
A falta de um planejamento de auditoria pode resultar em problemas durante a execução das tarefas, além da falta de foco, falta de informações e outros detalhes.
E sabemos que, uma auditoria feita de forma indevida pode trazer diversos problemas para as empresas, e é por isso que é tão importante criar um planejamento de auditoria eficiente.
Ao longo desse conteúdo vamos explicar o que é o planejamento de auditoria, como ele funciona, quais são as etapas do planejamento e como realizá-lo na sua instituição.
Quer aprender mais sobre o assunto? Continue a leitura.
O que é planejamento de auditoria e quais suas finalidades?
Para garantir que a auditoria seja realizada de forma completa e eficiente, é fundamental determinar quais serão as atividades realizadas antes dessa auditoria propriamente dita.
O planejamento começará a partir da elaboração de um plano de ação para que a auditoria seja devidamente executada. Nesse plano, precisam estar previstas todas as atividades que serão realizadas, de forma organizada em uma linha do tempo.
Além disso, um escopo com os processos, departamentos e produtos que irão passar pela auditoria também precisa ser feito.
Isso irá nortear as ações durante a auditoria, permitindo que os responsáveis consigam focar nos pontos realmente importantes, sem confusões.
Para tornar o processo ainda mais eficiente, é importante que o responsável pela auditoria pontue toda a documentação necessária, como procedimentos de qualidade ou políticas, e crie uma lista das pessoas que deverão ser entrevistadas no processo.
O planejamento de auditoria irá ajudar, portanto, a direcionar as atividades que serão realizadas pelos auditores, tanto em auditorias internas quanto em auditorias externas.
Isso é importante para garantir que o foco e os esforços estejam no lugar certo durante todo o processo.
O que é planejamento de auditoria interna?
O planejamento de auditoria interna consiste na criação de um plano de ação para realizar uma auditoria internamente.
No caso das auditorias internas, profissionais da empresa estarão encarregados de realizá-la para verificar algumas questões como informações, estoques, processos, etc.
É comum que as empresas estabeleçam dias específicos para a realização de cada setor ou produto, tornando o processo mais eficiente.
Com o planejamento, serão levantados os setores, produtos e questões que irão passar pela auditoria, bem como os responsáveis por cada ação, o escopo da auditoria e todos os detalhes que serão auditados.
O que é planejamento de auditoria externa?
Assim como o planejamento de auditoria interna, o planejamento de auditoria externa também consiste na definição de todo o escopo, objetivos e metas da auditoria.
Nesse modelo de auditoria, no entanto, o auditor será uma pessoa terceirizada, para trazer uma análise muito mais neutra para a empresa.
Aqui, podemos contar com o apoio de um profissional especializado, que irá tomar as rédeas e avaliar ponto a ponto da instituição.
No planejamento de auditoria externa também serão definidos os focos e objetivos da atividade, bem como seu escopo, a linha do tempo com as ações que precisam ser tomadas e os indivíduos que serão entrevistados durante o processo.
Independente do processo de auditoria, se será interna ou externa, os processos serão semelhantes, e as etapas seguem iguais:
- a definição do objetivo e do escopo daquela auditoria;
- o mapeamento e as matrizes;
- o programa de trabalho que será realizado.
A grande diferença é, portanto, a forma que o processo de auditoria irá acontecer: se será feito internamente, por algum profissional interno da empresa, ou se será feito externamente, por um profissional terceirizado.
Qual é a importância do planejamento de auditoria?
O planejamento de auditoria é fundamental para organizar o processo e manter o foco correto na auditoria.
É natural que, ao realizar uma auditoria sem planejamento, o foco acabe se misturando: começa, por exemplo, focado em um produto ou setor específico, e ao longo do tempo acabamos nos envolvendo em outros, atrasando e dificultando algumas análises.
Com o objetivo bem estabelecido, assim como todo o escopo de trabalho, é possível que os profissionais envolvidos, seja na auditoria interna ou na auditoria externa, consigam realizar as ações com maior produtividade, foco e precisão.
Quais são os objetivos do planejamento de auditoria?
O planejamento de auditoria possui como objetivos:
- permitir que a auditoria seja realizada de forma eficiente e adequada;
- permitir que o auditor consiga alcançar seus objetivos com maior facilidade;
- permitir maior controle do tempo gasto durante a auditoria;
- aumentar o controle sobre o desenvolvimento da auditoria;
- evitar que ocorra sobrecarga de trabalho;
- estabelecer os procedimentos da auditoria.
Se a auditoria for feita sem o planejamento, é comum que a empresa enfrente alguns problemas.
São eles:
- esquecer algumas áreas, produtos ou setores que precisavam ser analisados;
- demorar muito mais tempo para realizar a auditoria;
- ter dificuldade de identificar problemas significativos que podem estar gerando gargalos para a empresa;
- atuar com procedimentos desnecessários, onerando a equipe;
- não ter uma equipe disponível para realização da auditoria.
As normas de planejamento de auditoria
A NBC T 11 é a norma de auditoria independente das demonstrações contábeis, e é a norma utilizada no planejamento de auditoria.
Ela define os processos, procedimentos da auditoria, tipos de testes, informações relevantes e outros detalhes que precisam estar em um planejamento de auditoria, bem como as boas práticas para executá-la.
Entender o que é a NBC T 11, como ela funciona e suas particularidades é fundamental para realizar o planejamento de auditoria.
Veja a seguir.
NBC T 11
A NBC T 11, como dito anteriormente, é um conjunto de normas de auditoria que independem de demonstrações contábeis.
De acordo com essa norma, são definidos os procedimentos de auditoria, com a separação entre os testes de observância e os testes substantivos.
Conforme a NBC T 11, os testes de observância são responsáveis por garantir a segurança de que os procedimentos que são realizados internamente estão de acordo com as melhores práticas.
Por sua vez, os testes substantivos são necessários para obter as evidências em relação à exatidão, à suficiência e, inclusive, à validade dos dados que são levantados pela contabilidade.
Esse teste substantivo se divide em:
- testes de transações e saldos;
- procedimentos de revisão analítica.
NBC T 11 e o planejamento de auditoria
De acordo com a NBC T 11, o planejamento de auditoria precisará considerar todos os fatores que são, de fato, relevantes para que o trabalho seja bem executado.
Esses fatores incluem:
- o conhecimento detalhado do sistema contábil da empresa;
- os controles internos da empresa, bem como seu grau de confiabilidade;
- o conhecimento das práticas contábeis que foram adotadas pela empresa;
- as alterações que podem acontecer em relação ao exercício contábil anterior;
- as entidades associadas e filiais, quando existir;
- todos os riscos de auditoria;
- as áreas importantes da empresa, bem como seu volume de transações ou os níveis de complexidade das atividades;
- os auditores independentes, internos ou especialistas que já atuaram na instituição;
- os procedimentos de auditoria que serão aplicados com informações detalhadas, como sua natureza, a extensão e as oportunidades;
- os outros informes e relatórios que deverão ser entregues à empresa, com informações detalhadas como sua natureza, oportunidades e conteúdos;
- por fim, é considerado obrigatório também a declaração dos prazos estabelecidos pelas entidades reguladoras ou fiscalizadoras para que as informações sejam prestadas aos demais envolvidos.
Como é feito o planejamento de auditoria?
O planejamento de auditoria começa a partir da criação de um plano anual de auditoria.
Nesse plano anual, devem ser abordados os seguintes temas:
- a previsão de tempo para a execução de cada um dos trabalhos definidos no plano anual;
- as áreas que serão examinadas pelos auditores;
- quais são as prioridades;
- os programas de auditoria que terão enfoque de rotação;
- o alcance da auditoria em determinadas áreas;
- as unidades de organização;
- os responsáveis pelas auditorias ao longo do ano.
Quais são as etapas do planejamento de auditoria?
O planejamento de auditoria possui três etapas estabelecidas:
- a definição do objetivo e do escopo daquela auditoria;
- o mapeamento e as matrizes;
- o programa de trabalho que será realizado.
1. Definição do objetivo e escopo
Para todas as ações realizadas dentro de uma empresa, é fundamental ter em mente o objetivo e o escopo a ser seguido – e no caso do planejamento de auditoria não é diferente.
O primeiro passo para criar o seu planejamento de auditoria é estabelecer qual é o objetivo dessa auditoria e qual será o escopo.
Defina aqui, também, se trata-se de uma auditoria interna ou externa, quais são os próximos passos e seus respectivos responsáveis.
O escopo precisará definir quais processos, departamentos e produtos deverão passar pela auditoria. Isso ajudará a manter a equipe focada nos pontos de análise.
2. Mapeamento e matrizes
O mapeamento e matrizes consiste na etapa de desenhar uma linha temporal, mapeando todas as ações que deverão ser executadas pelo auditor.
Além disso, o responsável pela auditoria irá pontuar todos os documentos necessários para a realização da auditoria, como políticas internas e procedimentos de qualidade
Nesse momento, também é necessário separar quais serão as pessoas entrevistadas durante a auditoria.
A dica é criar uma lista com os nomes e contatos de cada um dos entrevistados.
3. O programa de trabalho
Por fim, é preciso estabelecer o programa de trabalho, onde o auditor terá em mãos a previsão de início da auditoria e todo o passo a passo para começar a execução propriamente dita.
O que define um bom planejamento de auditoria?
Um bom planejamento de auditoria é aquele que segue as melhores práticas definidas pela NBC T 11, que seja bem detalhado e capaz de orientar ao máximo os responsáveis pela execução das atividades.
Nesse momento de criação do planejamento de auditoria, quanto mais detalhado, melhor é a orientação para os auditores, que saberão exatamente o foco e o passo a passo para seguirem com seu trabalho.
Quais são os principais pontos que devemos observar para elaborar um planejamento de auditoria?
Para elaborar um planejamento de auditoria realmente eficiente, é preciso considerar as três etapas fundamentais desse processo:
- a definição do objetivo e do escopo daquela auditoria;
- o mapeamento e as matrizes;
- o programa de trabalho que será realizado.
De acordo com a NBC T 11, o planejamento de auditoria exige que exista:
- um nível de conhecimento adequado sobre as atividades realizadas;
- os fatores econômicos;
- a legislação aplicável à empresa que está sendo auditada;
- as práticas operacionais da empresa;
- o nível de competência da administração da instituição.
O que são os procedimentos de auditoria?
A NBC T 11 define como procedimentos técnicos básicos em uma auditoria:
- a inspeção, que consiste no exame de registros, os documentos e os ativos tangíveis da empresa;
- a observação, que funciona como um acompanhamento do processo ou do procedimento durante a sua execução;
- a investigação e a confirmação, que são o processo de obtenção de informações junto com outras pessoas ou entidades que conhecem a transação, dentro ou fora da empresa;
- o cálculo, que funciona como uma conferência dos documentos comprobatórios que foram apresentados, além dos registros e das demonstrações contábeis. Podem ser considerados também outros documentos, conforme objetivo e necessidade;
- e a revisão analítica, onde são verificados os comportamentos dos valores significativos da empresa, diante os quocientes, índices, quantidades absolutas e outras variáveis, considerando sempre a situação ou tendências atípicas durante o momento que está sendo analisado.
O que é necessário documentar em um planejamento de auditoria?
Para realizar um planejamento de auditoria eficiente, é preciso documentar alguns dados.
Esses dados irão nortear as ações a partir do planejamento, e resultarão em uma auditoria eficiente, bem realizada e mais verossímil.
São informações que precisam estar no planejamento de auditoria:
- a estratégia global da auditoria;
- o plano de auditoria;
- as eventuais alterações que possam ocorrer.
1. A estratégia global
A estratégia global de auditoria consiste em um instrumento que definirá a época, o alcance e a direção que a auditoria tomará, bem como seus parâmetros para o desenvolvimento do plano.
Nesse sentido, é importante que a estratégia global contenha informações como as decisões-chave da auditoria, além dos temas e fatores que são mais relevantes.
Esses temas relevantes devem ser definidos pelos profissionais envolvidos no processo de auditoria, que utilizaram de seus conhecimentos e experiências para identificar quais são as melhores formas de direcionar os esforços da auditoria.
Durante o desenvolvimento da estratégia de auditoria, os profissionais deverão:
- identificar todas as características do trabalho para definir o escopo da auditoria;
- os objetivos do relatório da auditoria, com o intuito de planejar em qual época a auditoria irá acontecer, a natureza das comunicações e outros detalhes;
- os fatores que podem ser significativos para direcionar todos os esforços dos auditores a partir daí;
- os resultados das atividades preliminares;
- a natureza, extensão de recursos e a época em que o trabalho será realizado;
- os resultados e dados de outras auditorias que já foram realizadas na empresa, como auditorias operacionais, etc.
2. O plano de auditoria
O plano de auditoria, também conhecido como programa de auditoria, consiste em um plano de ação que irá documentar todos os procedimentos que o auditor deverá seguir.
Esse plano irá ajudar a definir quais são os pontos necessários para validar se a empresa está, de fato, cumprindo com todos os regulamentos estabelecidos pela contabilidade, por exemplo.
O plano de auditoria serve para criar uma política detalhada, permitindo que qualquer profissional de auditoria externa consiga compreender quais são os testes oficiais executados, quais conclusões foram tiradas e o raciocínio por trás de cada um desses testes.
É através do plano de auditoria que são explicadas informações como o objetivo, o escopo e o cronograma previsto para a auditoria.
Para finalizar, o programa de auditoria descreverá os documentos de trabalho que deverão ser coletados, revisados e relatados durante a auditoria, e servirão como evidência documentada para tal.
3. As eventuais alterações
É comum que, de um exercício contábil para o outro, aconteçam algumas alterações.
Essas alterações devem constar no planejamento de auditoria, uma vez que precisarão ser revistas para o próximo exercício.
Pode ser que o caminho durante a auditoria, por mais planejada que esteja, exija algumas alterações. Nesse sentido, é importante documentar essas alterações para fins de registro e consulta posterior.
Conclusão
O planejamento de auditoria é fundamental para estruturar um bom processo de auditoria para a empresa, seja ela interna ou externa.
É importante ressaltar que, sempre que uma auditoria for realizada, é importante ter o cuidado de não deixar que análises tendenciosas prejudiquem os dados. Por isso, muitas vezes, a indicação é contratar um profissional terceirizado.
A empresa precisa entender, também, quais são as diferenças entre a auditoria interna e auditoria externa, em quais momentos cada uma delas é recomendada e como realizá-las.
Para entender mais sobre o assunto, recomendamos a leitura do nosso artigo O que são auditorias interna e externa? Entenda a diferença e importância de cada uma.
